LifeNet Health transforma su ERP para impulsar la misión de sanación global

LifeNet Health se dedica a salvar vidas. Líder mundial en medicina regenerativa y ciencias de la vida, esta organización sin fines de lucro con sede en EE. UU. facilita trasplantes de órganos y tejidos y ofrece soluciones innovadoras basadas en células humanas a investigadores de todo el mundo. Su misión —salvar vidas, restaurar la salud y dar esperanza— está profundamente arraigada en su cultura y en el trabajo de cada empleado.

“LifeNet Health se esfuerza por brindar a la sanación todas las ventajas posibles”, afirmó Aju Paul, Director Sénior de Transformación Digital de LifeNet Health. “Hoy, llevamos la sanación a más de 40 países, y apenas estamos empezando”.

A pesar de su liderazgo en innovación biomédica, LifeNet Health trabajaba con un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) heredado que empezaba a mostrar signos de desactualización, generando deuda de TI y limitando la agilidad empresarial.

La organización llevaba tiempo planeando migrar de SAP ECC a SAP S/4HANA, implementado en la nube. En 2023, los directivos decidieron que era el momento. La evolución de las herramientas digitales prometía mayor velocidad, precisión, escalabilidad y flexibilidad, factores clave para expandir el impacto global de la organización.

“SAP es fundamental para nosotros en términos de trazabilidad, calidad y cumplimiento normativo”, afirmó Meaghan Moody, Directora de Sistemas de Información Corporativa de LifeNet Health. “Este proyecto buscaba dotar a nuestra empresa de una versión más avanzada y eficaz de un sistema del que dependemos a diario”.

Minimizar las interrupciones durante la transformación

Más de 700 empleados dependen de SAP para dar soporte a casi todas las funciones de la empresa, incluyendo compras, finanzas, operaciones, distribución y gestión de pedidos. El equipo necesitaba minimizar el tiempo de inactividad para evitar la interrupción de los servicios esenciales que LifeNet Health presta a las familias de donantes, profesionales sanitarios, receptores e investigadores.

“Cada injerto que enviamos beneficia a alguien, y nunca queremos perder la oportunidad de satisfacer esa necesidad”, explicó Moody. Para cumplir esa promesa, Paul estableció un plazo de implementación ajustado: “12, 36, 9”. El proyecto solo permitiría 12 horas de inactividad real, 36 horas para la puesta en marcha del nuevo sistema y nueve meses para la ejecución integral.

Seleccionar el socio adecuado

Durante el proceso de solicitud de propuesta, LifeNet Health priorizó la búsqueda de un socio que pudiera ir más allá de una simple actualización técnica, uno que comprendiera el sector de las ciencias de la vida y aportara valor a la vez que minimizaba el riesgo.

“Desde el principio quedó claro que Capgemini contaba con la experiencia, una metodología sólida y el equipo adecuado”, afirmó Moody. “Estuvieron dispuestos a apoyarnos en cada paso del camino”.

Paul priorizó tres cualidades clave: sólidas capacidades, objetivos compartidos y alineación con la misión de LifeNet Health. “Capgemini fue el único socio que cumplió con los tres criterios. Los acompañamos en el proceso y no me arrepiento”, afirmó Paul.

Ninguna implementación de ERP está exenta de desafíos. Sin embargo, la solidez de la colaboración permitió conversaciones honestas y una resolución eficaz de problemas, lo que condujo a lo que Paul describió como una “puesta en marcha aburrida”, un cumplido en el mundo de la tecnología empresarial.

El ejecutivo de clientes de Capgemini, Dave Bartoli, se sintió inspirado por la inquebrantable dedicación de la empresa. “Lo que están haciendo por la sociedad está marcando la diferencia en todas nuestras vidas”, afirmó. “Empresas como LifeNet Health realmente se centran en su misión: ayudar a los pacientes necesitados con sus soluciones curativas”.

Preparándose para la migración

Capgemini ayudó a LifeNet Health a lograr dos objetivos principales: la actualización a S/4HANA mediante la conversión de una infraestructura existente y la transición de las operaciones a la nube. Un equipo multidisciplinario, compuesto por empleados de LifeNet Health, Capgemini y su socio en la nube, Syntax, elaboró un plan de migración preciso.

Capgemini realizó un análisis exhaustivo de los procesos de negocio, identificando todos los puntos de contacto, desde el ERP heredado hasta las aplicaciones externas y las herramientas offline, como las hojas de cálculo. Posteriormente, el equipo modernizó o reemplazó las funciones obsoletas, reduciendo la deuda de TI y sentando las bases para la escalabilidad futura.  

Syntax proporcionó el entorno de destino basado en la nube, alojado en Microsoft Azure, mientras que Capgemini utilizó su Accelerated Migration Factory (AMF), un marco de entrega integrado diseñado para guiar a los clientes a través de la compleja transición de ECC a S/4HANA.

“Finalmente, Capgemini, LifeNet Health y Syntax operaron como un solo equipo para llevar a cabo el proyecto con éxito”, afirmó Andrew Odlaug, gerente de proyectos SAP en Capgemini.

Ejecución de una transición sin problemas

Dada la importancia de LifeNet Health para sus clientes, la migración a S/4HANA debía completarse en un fin de semana para evitar interrupciones del servicio. El equipo realizó una serie de simulacros para preparar la implementación real. La colaboración superó los objetivos de 12 y 36 horas y duró poco más de nueve meses.

“Queríamos un impacto cero. Queríamos que el día siguiente fuera igual al anterior y que todo siguiera funcionando como siempre. Gracias a la colaboración con Capgemini, lo logramos.”

Aju Paul, Director Sénior de Transformación Digital de LifeNet Health

El lanzamiento se desarrolló con tanta fluidez que algunos empleados no se dieron cuenta de que ya había ocurrido.

“Nuestro objetivo no era solo reducir la aprensión, sino eliminarla por completo”, afirmó Paul. “Y lo logramos”. Al siguiente día hábil, los empleados reanudaron sus tareas sin problemas, pero con una gran diferencia: el nuevo sistema S/4HANA ya estaba operativo, lo que facilitaba el crecimiento y la transformación futuros.

Mirando hacia el futuro: una plataforma para la innovación

La puesta en marcha en julio de 2023 fue solo el comienzo. Con una red troncal digital limpia y basada en la nube, LifeNet Health está ahora posicionada para responder con mayor flexibilidad a las necesidades emergentes. La organización está implementando actualmente la Planificación Empresarial Integrada (IBP) de SAP y explorando próximamente la Gestión Extendida de Almacenes (EWM) de SAP.

La agilidad de S/4HANA ya impulsa la innovación. El equipo de Moody’s está aprovechando SAP Fiori para desarrollar aplicaciones empresariales intuitivas en áreas donde la ECC anterior no era suficiente. La actualización también fue una decisión estratégica para demostrar el poder de la tecnología escalable y preparada para el futuro. Capgemini desempeñó un papel clave para hacer realidad esa visión. “Lo que más destacó de nuestra experiencia con Capgemini fue la solidez de la colaboración”, afirmó Moody. “Con un proyecto de esta complejidad y envergadura, las relaciones que forjamos y la forma en que nuestros equipos trabajaron juntos fueron fundamentales para nuestro éxito”.