Hydro One adapta sus funciones de nómina para ayudar a gestionar las interrupciones

Hydro One es el mayor proveedor de transmisión y distribución de electricidad de Ontario, con aproximadamente 1,4 millones de clientes residenciales, comerciales e industriales en toda la provincia. La compañía generó ingresos anuales de aproximadamente 6.500 millones de dólares canadienses en 2019, y sus 8.800 empleados, altamente cualificados y comprometidos, se dedican a construir y mantener un sistema eléctrico seguro y fiable, esencial para el desarrollo de comunidades sólidas y prósperas.

El 17 de marzo, la provincia de Ontario declaró el estado de emergencia y ordenó el cierre de todos los negocios no esenciales para ayudar a contener la propagación del coronavirus. Hydro One es una empresa esencial, responsable de suministrar energía a los hogares y comunidades de toda la provincia de Ontario.

Cuando la provincia anunció el cierre de los negocios no esenciales y la directiva de que los empleados trabajaran desde casa, el equipo de nóminas trabajó rápidamente para trasladar las operaciones fuera de las oficinas y mantener sus procesos en funcionamiento.

ServiceNow trabaja desde casa

Anteriormente, los empleados de Hydro One que necesitaban asistencia o información del departamento de Recursos Humanos de Hydro One o de Inergi debían comunicarse por correo electrónico con diferentes direcciones. Para las solicitudes de nómina, los correos electrónicos se imprimían y se distribuían a varias personas para su procesamiento. Con este proceso basado en papel, los empleados no podían consultar el estado de sus solicitudes ni hacer un seguimiento de su progreso. Además, la falta de informes detallados impedía el seguimiento de las solicitudes de los empleados.

Como parte de un proyecto de transformación más amplio, Hydro One seleccionó a ServiceNow, empresa de software en la nube para empresas, para crear una plataforma centralizada de interacción con los empleados. Esta plataforma permite a los empleados enviar solicitudes y consultas, y también ofrece un mecanismo para recibir comentarios, lo que permite a los departamentos de Recursos Humanos de Hydro One e Inergi (una empresa de Capgemini) realizar un seguimiento de la experiencia del empleado y mejorarla a partir de sus aportaciones. Los miembros del equipo de Inergi brindan soporte a Hydro One en materia de nóminas, contratación y gestión de recursos.

Capgemini colaboró ​​con Hydro One en el diseño, desarrollo e implementación de ServiceNow, y el nuevo sistema se lanzó en noviembre de 2019. Sustituyó las consultas por correo electrónico por una plataforma integral para las necesidades y solicitudes de los empleados. Esto incluyó un portal donde los empleados pueden realizar solicitudes y abrir consultas para los departamentos de Recursos Humanos e Inergi de Hydro One. En lugar de un sinfín de correos electrónicos, el sistema permite a los empleados hacer un seguimiento de sus solicitudes o casos de forma sencilla y acceder a toda la información relacionada. Esto permitió que el departamento de nóminas eliminara el uso de papel para las solicitudes y consultas de los empleados.

ServiceNow también se utiliza como herramienta diaria para la comunicación entre el departamento de Recursos Humanos de Hydro One e Inergi. Este sistema fue absolutamente fundamental para que el personal de Recursos Humanos y nóminas pudiera trabajar desde casa. Su plataforma basada en la nube permitió a los equipos realizar la transición rápidamente y con un impacto mínimo o nulo en las operaciones de Hydro One.

Gestionar la fuerza laboral en constante cambio

Hydro One es una organización compleja. Los pagos de nómina se realizan semanal o quincenalmente, y los pensionistas reciben sus pagos mensualmente. Un mes promedio puede tener 11 ciclos de pago diferentes que deben completarse, cubriendo a todos los empleados y pensionistas. Incluso con el personal de Inergi trabajando desde casa, se han cumplido todas las obligaciones de nómina durante el período de confinamiento.

El departamento de Recursos Humanos de Hydro One incluso pudo implementar medidas especiales para los empleados afectados por la COVID-19. Estas medidas fueron implementadas por Inergi en plazos muy cortos. Hydro One Recursos Humanos e Inergi continúan trabajando juntos para apoyar a los empleados. Por ejemplo, las empresas están obligadas a proporcionar un Certificado de Empleo (ROE) dentro de los cinco días posteriores a un despido, pero para agilizar la tramitación de las prestaciones gubernamentales, Inergi completó la presentación de los ROE en un solo día.

Haga clic en los siguientes enlaces para obtener más información sobre la colaboración entre Capgemini y ServiceNow, así como sobre la transición de la arquitectura de TI de Hydro One a la nube.