Automatización prevista para el servicio nacional del MOD

Mantener a las Fuerzas Armadas del Reino Unido equipadas y listas para la acción

Defence Equipment and Support (DE&S) desempeña un papel fundamental para mantener plenamente operativos al Ejército británico, la Marina Real (Royal Navy) y la Real Fuerza Aérea (RAF). Adscrita al Ministerio de Defensa (MOD), la DE&S gestiona los complejos procesos necesarios para adquirir y dar soporte al equipamiento y los servicios que las Fuerzas Armadas del Reino Unido requieren para operar con eficacia en todo el mundo. Esto abarca desde buques y aeronaves hasta alimentos, vestuario, suministros médicos y alojamiento.

Históricamente, el alcance y la magnitud de la gestión de inventarios han exigido recursos considerables, requiriendo grandes equipos para introducir datos y realizar múltiples tareas administrativas repetitivas que consumen mucho tiempo. Cada una de estas tareas conlleva el riesgo de retrasos y errores humanos, además de exigir una inversión y un mantenimiento importantes en infraestructuras, espacios de oficina, suministros y recursos humanos. En momentos de alta demanda o escasez de recursos, podían surgir rápidamente cuellos de botella que, a menudo, provocaban solicitudes duplicadas y retrasaban aún más la tramitación de los artículos del inventario.

Como parte de sus responsabilidades y prioridades, la DE&S tenía gran interés en adoptar nuevas tecnologías en el marco de la transformación de su organización, con el fin de prestar un mejor apoyo a las fuerzas armadas de la manera más rentable posible.

Un centro de excelencia del Reino Unido marca la pauta

En octubre de 2018, DE&S encargó a Capgemini que apoyara sus objetivos de transformación y, en particular, que investigara cómo la automatización podía contribuir al desarrollo de sistemas y procesos integrales (de extremo a extremo) más rápidos, eficientes y rentables.

Capgemini desplegó un equipo que combinaba analistas de negocio, arquitectos de soluciones y desarrolladores, y en julio de 2019 sus esfuerzos comenzaron a dar frutos. Se utilizaron robots de logística por primera vez en una parte del inventario de la RAF, concretamente en la gestión de suministros aéreos (Air Commodities).

LAURA causa un impacto inmediato.

La primera solución, denominada LAURA (Logistics Assistance Using Robot Automation o Asistencia Logística mediante Automatización Robótica), generó de inmediato una impresionante variedad de beneficios financieros, operativos y reputacionales. Mediante el uso de un conjunto preestablecido y acordado de reglas y parámetros empresariales, los robots llevan a cabo ahora diversas tareas administrativas sencillas.

Al operar bajo dichas reglas y parámetros, la solución distingue entre las tareas que pueden realizar los robots y aquellas que requieren intervención humana. Posteriormente, LAURA facilita esta información a los operadores humanos, permitiéndoles tomar decisiones concretas o activar otras acciones, lo que agiliza aún más el proceso.

En tan solo tres días, la solución de RPA —operando al 50 % de su capacidad potencial— ahorró 28 horas de tiempo de procesamiento humano. Al cabo de 30 días, permitió al MOD (Ministerio de Defensa) redirigir cerca de 500 horas de trabajo humano hacia tareas de mayor valor añadido.

LAURA ha ampliado la capacidad del MOD para definir métricas operativas precisas, como el volumen y el tipo de artículos procesados; ha agilizado la ejecución de cada tarea y ha ayudado a determinar qué actividades requieren intervención humana, así como el resultado de dicha intervención. Este nivel de detalle proporciona una inteligencia empresarial inestimable para tomar decisiones fundamentadas sobre planificación, asignación de recursos y presupuestos, además de permitir optimizar el rendimiento general de los robots.

Sólida justificación empresarial para la automatización

Aunque aún se están calculando los beneficios más amplios y a largo plazo de automatizar elementos clave de la gestión de inventarios, no cabe duda de que un procesamiento y una gestión del inventario más rápidos, ágiles, precisos y eficientes tienen el potencial de recuperar muchos millones de libras para su redistribución en áreas prioritarias del gasto en defensa.

«En las próximas semanas, una vez que hayamos procesado más solicitudes, llevaremos a cabo un análisis más detallado de estos datos», señaló David Redshaw, director de tecnología de DE&S. «Esto nos proporcionará un conjunto de datos mucho más amplio a partir del cual podremos identificar tendencias más profundas».

«Esto no solo nos permite automatizar aún más procesos, sino que también nos ayuda a perfeccionar nuestro enfoque respecto a futuros casos de negocio de RPA (automatización robótica de procesos) tanto en DE&S como en el Ministerio de Defensa en su conjunto. Para mí, este beneficio es casi tan importante como la automatización del proceso en sí».

«Vivimos un momento apasionante: contamos con una amplia gama de procesos candidatos que estamos evaluando actualmente, tanto en el ámbito general de la gestión de inventarios como en ciertos procesos corporativos de DE&S que podrían beneficiarse de la automatización».