Einblicke in den Change Management Projektalltag: Rebecca Carmen Zapf von People & Organization berichtet

Hintergrund des Projektes

Smart-Borders Agenda und die Umsetzung von EU-Verordnungen sowie die damit verbundene Sicherheit des EU-Außengrenzschutzes 

Vor dem Hintergrund steigender Zahl an Reisenden, der aktuellen Migrationslage sowie Bedrohungen durch den internationalen Terrorismus sieht die europäische Smart-Borders Agenda vor, die IT-Systeme, die Datenarchitektur sowie den Informationsaustausch im Bereich des Grenzmanagements, der Strafverfolgung und der Terrorismusbekämpfung zu verstärken und zu verbessern. Wir von Capgemini unterstützen unseren Kunden dabei, Prozesse und IT-Systeme zu modernisieren und digitalisieren. Dies realisieren wir zum Beispiel im Rahmen der Einführung von Projektmanagement, der Unterstützung bei der Umsetzung eines einheitlichen Einreise- und Ausreisesystems sowie eines Reisegenehmigungssystems. Meine Rolle ist es, unseren Kunden und das Projektteam in den vielseitigen Aspekten von Change Management, Schulungsentwicklung und Kommunikation zu beraten, Strukturen aufzubauen und Impulse für einen Wandel zu neuen Arbeitsweisen zu geben. Das Schöne ist, dass ein interdisziplinäres Team von Capgemini hierbei mitwirkt. Das bedeutet, dass Enterprise Architekten, Business Analysten, Anforderungsmanager, Fachexperten und Kollegen, die früher selber bei Behörden (wie z.B. der Bundeswehr oder der Bundespolizei tätig waren) Hand in Hand arbeiten und sich durch ihr Wissen und ihre Erfahrungen ergänzen. Das macht jeden Tag abwechslungsreich und ich lerne stets dazu.

Mein Weg zum Projekt

Ich bin seit knapp drei Jahren bei Capgemini Invent und habe mir ein breites Netzwerk von Kollegen aus den unterschiedlichsten Bereichen aufgebaut. So erhalte ich vielseitige Einblicke, welche Projekte aktuell angeboten werden. Für meinen neuen Einsatz war es mir wichtig, dass das Team aus Kollegen interdisziplinär zusammengestellt ist und die Aufgaben gut zu mir und meinen Stärken passen. Meinen aktuellen konzeptionellen und fachlichen Gestaltungsspielraum schätze ich sehr sowie die greifbare Bedeutung des Themas Grenzkontrolle im Alltag. Jede Woche, wenn ich die Prozesse der Kontrolle am Flughafen selbst durchlaufe, weiß ich, welche Herausforderungen dahinter stecken und dass ich dies aktuell mit meiner Arbeit unterstütze.

Meine Aufgaben

In meiner Rolle habe ich vielseitige Aufgaben und kann auch meine Erfahrungen aus meinen vorangegangen Projekten, Jobs und Coaching-Ausbildungen gewinnbringend einsetzen. Spannend finde ich immer wieder, dass kein Tag wie der andere ist. Eine der großen Aufgaben am Anfang eines so großen Multi-Projektes ist es, die fachliche Komplexität und Vielschichtigkeit der involvierten Stakeholder zu verstehen. Am Anfang jedes Change-Management-Projekts verschaffe ich mir zunächst einen Überblick. Das heißt, ich führe Interviews und mache mir ein Bild der Situation. Bei diesem Projekt haben wir einen Kick-off Workshop mit dem gesamten Team des Kunden durchgeführt. Hier ging es darum, alle Teilprojekte kennenzulernen, das gesamte Team fachlich auf einen Kenntnisstand zu bringen und einen Fahrplan für die nächsten Wochen und Monate im Vorgehen zu entwickeln. Die Vorbereitung, Durchführung und Moderation oblagen mir. Workshops machen mir besonders Spaß, da an solchen Tagen alle besonders motiviert und begeistert sind, Entscheidungen getroffen werden und das Vorgehen eine „Beschleunigung“ erfährt.

Mittlerweile ist unser Change Ansatz bei Capgemini Invent agil und wir haben ein Framework, was wir „New Change Deal“ nennen. Darauf aufbauend prüfe ich, welche nächsten Schritte und Elemente notwendig sind. Auf Basis einer Change Story oder einer Stakeholder Analyse entwerfe ich entsprechende Kommunikationsmaßnahmen. Diese setze ich direkt um und prüfe sofort, wie das Ergebnis beim Kunden und Team ankommt. Momentan ist mein Arbeitsalltag eine Mischung aus strategischem, konzeptionellem Denken und pragmatischem Umsetzen.

Meist bin ich drei Tage vor Ort beim Kunden. Dieser persönliche Kundenkontakt ist sehr wichtig, um einerseits eine vertrauensvolle Beziehung mit dem Team und der Projektleitung aufzubauen und andererseits anschließend in eine beratende und auch coachende Rolle wechseln zu können. Gerade für Führungskräfte sind digitale Transformationen auch eine persönliche Herausforderung, bei der wir aus unserer Unit People & Organization ein breites Spektrum an Beratungsleistung anbieten. Hier kann ich durch meine Coaching-Ausbildungen wertvolle Unterstützung leisten, Reflexionsprozesse anstoßen und neutraler Sparringspartner sein. Hier wird mir oft widergespiegelt, wie wichtig die Verbindung der menschlichen Komponente in der digitalen Transformation ist.

Meine Tipps für Jobeinsteiger*innen

Neugierde und Bereitschaft, immer dazu zu lernen, Kreativität und Mut bei der Umsetzung und ein enger Austausch mit den eigenen Kollegen – das sind für mich wichtige Parameter für einen Job bei Capgemini Invent. Gepaart mit Offenheit für neue Themen, Reisefreudigkeit und einen pragmatischen Umgang mit komplexen Sachverhalten führen diese Eigenschaften zu einem optimalen Fit.

Mein Tipp für Jobeinsteiger: Seid bereit, euch selbstständig in neue Themen einzuarbeiten. Euer Lernprozess geht mit dem Berufseinstieg erst richtig los. Fragt eure Kollegen um Rat, wenn ihr alleine nicht weiterkommt. Dank des freundlichen Miteinanders bei Capgemini Invent hilft euch jeder Mitarbeiter gerne weiter.

Über die Autorin

Rebecca Carmen Zapf absolvierte ein Doppeldiplom in Kulturwirtschaft in Passau und Buenos Aires, Argentinien. Nach dem Studium durchlief sie Stationen bei Google und Siemens, bevor sie Anfang 2017 zu Capgemini Invent kam. Seitdem hat sie globale Transformationen im Bereich Change Management begleitet, hunderte von Workshops als Moderatorin für Acceleration Formate hinter sich gebracht und nebenbei Ausbildungen in NLP als Practitioner, Master und Trainer absolviert. Ihre Leidenschaft gilt dem Yoga. Als Yogalehrerin ist die Matte und mentale Achtsamkeit für sie der perfekte Ausgleich. Dazu viel Sonne auf dem Wasser beim Segeln oder in den Bergen vor München.