Nu tar Svenska Skidförbundet ett historiskt kliv in i framtiden. Med hjälp av generativ AI har förbundet inte bara effektiviserat sin känsliga hantering av personuppgifter – utan öppnar också dörren till över 40 hyllmeter med skidresultat.

Svenska Skidförbundet hanterar stora mängder personuppgifter kring motionärer, volontärer och elitutövare. Men att hantera personuppgifter från såväl barn som elitutövare är ett känsligt kapitel och det måste göras med stor omsorg och säkerhet. Att samtidigt navigera i komplexa GDPR-regler gör utmaningen ännu större. För även om informationsspridning på sociala medier på många sätt är positiv, kan den också leda till att missförstånd får mycket snabb spridning. 

– När vi gör saker rätt kan vi skapa riktigt stora och positiva effekter. Som förbund med starkt fokus på breddidrott är det viktigt för oss att arbeta noggrant och strukturerat, så att vi fortsätter ge alla aktiva de bästa förutsättningarna, säger Pernilla Bonde, generalsekreterare på Svenska Skidförbundet.

Pernilla Bonde, generalsekreterate på Svenska Skidförbundet

Korrekt hantering A och O

Samtidigt har Skidförbundet en liten organisation och vill ha minsta möjliga administration. Därför behövde förbundet en metod för att säkerställa en korrekt hantering utan att öka den administrativa bördan.

Lösningen blev en skalbar Copilot-agent som hjälper förbundets medarbetare genom att automatiskt läsa inkommande e-postmeddelanden, identifiera återkommande GDPR-relaterade frågor och föreslå svar baserat på lagstiftningen och Riksidrottsförbundets vägledning. För nya eller komplexa frågor hämtar agenten officiell policy och lagstiftning för att kunna ge korrekt vägledning till de anställda.

– Vår GDPR-robot effektiviserar hanteringen av enklare ärenden och ger stöd i mer komplexa frågor. Nu får medarbetarna en tydligare vägledning i varje enskilt fall, säger Pernilla Bonde.

Tillgängliggör ett sekel av skidhistorik

Svenska Skidförbundets GDPR-robot har dessutom öppnat upp för ytterligare förbättringar och effektiviseringar.

– Vi får ofta förfrågningar från allmänheten om historiska resultat exempelvis från en anhörig som undrar över en släktings framgångar. På motsvarande sätt följer också tusentals intresserade säsongens aktuella tävlingar och vill jämföra nya resultat med tidigare säsonger, berättar Ulrika Jacobsson, ansvarig för IT-frågor på Svenska Skidförbundet.

– Att leta rätt på alla dessa resultat har varit en övermäktig uppgift för våra medarbetare – tills nu när vi har börjat använda AI för att läsa in och strukturera den historik som finns i olika böcker, dokument och arkiv.

Även om arbetet är omfattande och inte kommer bli komplett från start, öppnar lösningen för att successivt göra delar av Svenska Skidförbundets äldre tävlingsresultat sökbara. På sikt blir materialet tillgängligt via skidor.com vilket därmed ger familjer och fans helt nya möjligheter att utforska skidåkningsprestationer – ända tillbaka till 1908 – då förbundet startades.

Visualiserar nyckeltal

Med en modern dataplattform har Skidförbundet stora möjligheter att både förstå och förmedla sin verksamhet på helt nya sätt. 

– Vi kan bland annat göra interaktiva visualiseringar av tävlingsdata. Vi kan även samla och visualisera nyckeltal kring bland annat rekrytering och återväxt samt bredd- respektive elitsatsning, säger Frippe Stenberg, kommersiell chef på Svenska Skidförbundet.

Frippe Stenberg, kommersiell chef på Svenska Skidförbundet

Bakom den nya AI-lösningen står Capgemini som har drivit utvecklingen i flera spår samtidigt. 

– De har ett mycket proaktivt och konstruktivt team med en bred kompetens. Samtidigt är de följsamma och lyhörda för våra önskemål. Vi har ett mycket fint samarbete, de förstår vår organisation och har skapat värden åt oss genom skräddarsydda och flexibla lösningar, säger Pernilla Bonde.  

Den här artikeln var först publicerad på Dagens Industri.