Aprovechar el análisis de datos y la inteligencia artificial para revolucionar las auditorías

Agilizar el proceso de auditoría

La creciente importancia del gobierno corporativo ha hecho que la auditoría interna sea cada vez más compleja y basada en datos. Auditoría Interna del Grupo Capgemini (GIA) está a la vanguardia de esta transformación, aprovechando el poder del análisis de datos y la IA para mejorar la eficiencia, la precisión y el valor estratégico de las auditorías.

Tradicionalmente, la extracción y el análisis de datos para las auditorías han sido procesos manuales, a menudo realizados a nivel de unidad o país, o solicitados directamente por el auditado. Este enfoque no solo requería mucho tiempo, sino que también era propenso a errores e inconsistencias. Reconociendo la necesidad de un sistema más ágil y eficiente, GIA se propuso determinar cómo el aprovechamiento del análisis de datos y la IA podría mejorar este proceso, centrándose en los resultados inmediatos y los beneficios a medio plazo.

Centralización de datos para una mejor planificación de auditorías

La primera iniciativa de GIA consistió en comprender dónde se centralizaban los datos para cada función operativa. Mediante reuniones con los responsables funcionales a nivel de Grupo, GIA obtuvo información sobre cómo se recopilaban, procesaban y almacenaban los datos. Este esfuerzo colaborativo condujo al desarrollo de 14 paneles operativos de Power BI, que fueron utilizados o creados por el equipo de GIA. Estos paneles, desarrollados en coordinación con los responsables de los datos, proporcionaron a los auditores una herramienta visual para facilitar el enfoque y la planificación de las auditorías.

La centralización de datos permitió a los auditores acceder rápidamente a información crítica, lo que les permitió identificar tendencias, patrones y riesgos potenciales con mayor eficacia. Esta transición de la extracción manual de datos a paneles de control visuales automatizados mejoró significativamente el proceso de preparación de auditorías, garantizando que los usuarios tuvieran a su disposición la información más relevante y actualizada.

Optimización del acceso a los datos para revisiones de auditoría detalladas

La segunda línea de trabajo de GIA se centró en la obtención de datos centralizados para realizar auditorías detalladas. Esto implicó la exploración de diversas soluciones de gestión de datos, como informes de SAP Business Objects (BO), la creación de lagos y cubos de datos, y la implementación de la detección de anomalías para identificar valores atípicos. El resultado fue el desarrollo de más de 120 pruebas específicas que se ejecutaban con un solo clic, proporcionando a los auditores información instantánea y reduciendo el tiempo dedicado al análisis manual de datos.

Al automatizar estos procesos, GIA no solo aumentó la eficiencia de las auditorías, sino que también garantizó la coherencia y la precisión entre las distintas auditorías. Este enfoque permitió a los auditores centrarse más en el análisis estratégico y la evaluación de riesgos, en lugar de atascarse en la recopilación de datos y el análisis inicial.

La IA y el futuro de la auditoría

La integración de la IA en el proceso de auditoría marcó un hito importante para GIA. Con una plantilla de 350.000 empleados y 14 funciones diferentes en el Grupo, una de las tareas más desafiantes para los auditores era gestionar y comprender la gran cantidad de políticas del Grupo. Para abordar esto, GIA centralizó más de 30 políticas y desarrolló un chatbot de IA Gen con tecnología de amplio alcance. Esta solución podía comprender y responder a las consultas de los auditores en más de 20 idiomas, proporcionando aclaraciones instantáneas sobre políticas que abarcaban desde el reconocimiento de ingresos en Francia hasta las directrices del Grupo sobre gastos de viaje y entretenimiento.

La implementación de este chatbot simplificó la gestión de políticas, a la vez que garantizó que los auditores tuvieran acceso a información precisa y consistente sobre las mismas, independientemente de su ubicación o idioma. Esta innovación resaltó el compromiso de GIA con la mejora de la calidad y la eficiencia de las auditorías mediante el uso de tecnología innovadora.

Además del chatbot, GIA utilizó IA Gen para implementar una herramienta de resumen de documentos que analiza documentos extensos, en particular contratos de clientes, para identificar cláusulas de riesgo o áreas de preocupación que los auditores deben examinar. Esta herramienta aprovecha algoritmos avanzados de IA para escanear y resumir grandes volúmenes de texto, destacando los puntos clave y los riesgos potenciales. Además, la solución aporta valor a GIA de diversas maneras.

En primer lugar, ha mejorado la eficiencia de la revisión de documentos. Los auditores a menudo se enfrentan a la ardua tarea de revisar extensos contratos de clientes y otros documentos legales. La herramienta de resumen de documentos agiliza este proceso al identificar y resumir rápidamente la información crítica, lo que permite a los auditores centrarse en las áreas de alto riesgo sin tener que revisar manualmente páginas de texto.

En segundo lugar, el chatbot ayuda a identificar riesgos potenciales al detectar cláusulas problemáticas, como términos ambiguos, problemas de cumplimiento o posibles responsabilidades financieras. Al señalar estos problemas, los auditores pueden abordar las inquietudes de forma proactiva y garantizar que todas las obligaciones contractuales se comprendan y gestionen claramente.

En tercer lugar, el resumen basado en IA garantiza que el análisis sea consistente y libre de errores humanos. Esta consistencia es crucial para mantener altos estándares de auditoría y proporcionar información fiable sobre diferentes documentos y contratos.

En cuarto lugar, la solución mejora la toma de decisiones al facilitar el acceso a la información resumida, lo que permite tomar decisiones más rápidas y mejor informadas. Esto mejora la eficiencia general del proceso de auditoría y facilita la identificación y mitigación oportuna de riesgos.

Finalmente, la herramienta puede gestionar grandes volúmenes de documentos, lo que la hace escalable para su uso en diversos departamentos y proyectos del Grupo. Esta escalabilidad garantiza que GIA pueda mantener una alta calidad de auditoría incluso a medida que aumenta el volumen de documentos.

La mejora continua y el camino a seguir

Las iniciativas de GIA han impulsado una mejora continua en los procesos de auditoría, con el desarrollo de nuevas herramientas y soluciones de IA para optimizar aún más las capacidades de minería de datos. La transición de la extracción manual de datos a paneles automatizados y chatbots basados ​​en IA no solo ha transformado la forma en que se realizan las auditorías, sino que también ha puesto de manifiesto el potencial de innovación. A medida que GIA continúa evolucionando, el equipo explorará algoritmos de aprendizaje automático para seguir mejorando sus capacidades de minería de datos y aprovechar al máximo las promesas de la IA de última generación para aumentar la productividad de los auditores en áreas como la elaboración de resúmenes de entrevistas, el análisis de documentos y la redacción de informes. Al mantenerse a la vanguardia de los avances tecnológicos, GIA puede garantizar que sus procesos de auditoría se mantengan robustos, eficientes y alineados con las necesidades dinámicas de la organización.