Onboarding: en investering i våre nye talenter

Å starte i ny jobb føles ofte overveldende, til og med litt skummelt. Det er mye å sette seg inn i og mange man skal bli kjent med. Ett av de store spørsmålene mange bedrifter sitter med er hvordan de kan gi nyansatte de beste forutsetningene for å lykkes og trives på jobb. I Capgemini legges det mye arbeid i å gi nye talenter en så god start som mulig.

En sømløs start i ny jobb er utrolig viktig for at ansatte skal trives og lykkes i sin nye rolle. Det gir verdi for både selskapet og de ansatte. Det handler om kultur. Gjennom en grundig onboarding-prosess vil nyansatte få informasjonen, verktøyene og nettverket de trenger for å komme godt i gang, og ikke minst føle seg godt orientert om bedriften og hva den står for. En godt planlagt onboarding-prosess er et viktig satsningsområde for Capgemini. Dette har vært en sentral del av strategien i en årrekke, og det jobbes stadig med å utvikle og forbedre prosessen.

Ada Finskud og Natalia Granada jobber med employer branding i Capgemini. De jobber kontinuerlig med å forbedre prosessen rundt onboarding.

– Det er et stort team som jobber med onboardingen i Capgemini og ansatte fra hele bedriften bidrar. Vi jobber med tilbakemeldinger fra tidligere onboardinger og ser alltid etter rom for å forbedre og utvikle våre prosesser. Sammen jobber vi for å skape det beste opplegget for våre nyansatte, forteller Ada Finskud, Senior Talent Aquisition Specialist i Capgemini.

Ada Finskud og Natalia Granada jobber med Employer Branding i Capgemini. Et av deres viktigste fokusområder er å skape en positiv opplevelse for de nyansatte og å sørge for at de har den informasjonen de trenger for å best mulig kunne starte sin karriere.
– Onboarding er ikke bare et velkomstprogram; det er en investering i suksessen til våre nye talenter, det er vårt første løfte til dem – løftet om støtte, utvikling og en meningsfull karrierevei. Det setter tone og retning for deres reise i organisasjonen og etterlater et varig inntrykk, sier Natalia Granada, Employer Branding Manager i Capgemini.

Preboarding – fra signering til første dag

Å gi nyansatte en god start handler ikke bare om hva som skjer den første dagen på jobb, men faktisk lenge før. I tiden før oppstart i en ny stilling mener Capgemini at preboarding har en avgjørende rolle. Mange har en oppsigelsestid på tre måneder og denne perioden kan ofte oppleves som lang. Det er utrolig viktig å opprettholde kommunikasjon og engasjement med den blivende ansatte i denne fasen. Det å investere tid og innsats i preboarding viser den kommende ansatte at de er verdsatt og det skaper engasjement for den nye jobben. Preboarding legger grunnlaget for en vellykket onboarding når den tid kommer.

Gjennom en egen app, som nyansatte får tilgang til i etterkant av signering, får de en digital preboarding.

– I Capgemini handler ikke preboarding bare om formaliteter, det er et digitalt vindu til vår kultur og hva som venter. Gjennom appen vår gir vi våre nyansatte tilgang til ressurser, informasjon og en følelse av tilhørighet før de engang har satt foten på kontoret, sier Natalia.

Ifølge HR Norge sin onboardingsundersøkelse 2024 er det essensielt å gi et realistisk inntrykk av jobben og bedriften tidlig for å skape det beste utgangspunktet for sine ansatte. Appen skal sikre en god informasjonsflyt til nyansatte, slik at de føler seg trygge og forberedt til første dag.
– Appen gir dem muligheten til å se gjennom presentasjoner av avdelingene og verdiene våre. I tillegg til kundevideoer, videoer fra fagsamlinger og en omvisning av kontoret. De får også et innblikk i de sosiale aktivitetene vi har ved siden av jobb og en sjekkliste for den første uken, noe som hjelper dem å forberede seg til sin første dag. Formålet til appen er å gi et inntrykk av oss og hverdagen som konsulent i Capgemini, forteller Ada.

Samles til onboarding

Første dagen på kontoret kjøres det lokale onboardinger, der alle blir introdusert til teamet, får en omvisning på kontoret og nødvendig hjelp med å komme i gang. To ganger i året samles alle nyansatte i Norge til en to dagers onboarding.

HR Norge sin onboardingsundersøkelse fra 2024 vektlegger betydningen av å hjelpe nyansatte med å bygge nettverk og kultur. Dette trekkes frem som viktig for å gi dem en god start og øke sannsynligheten for at de blir værende i bedriften. Dette blir vektlagt i utformingen av onboardingen i Capgemini.
– Gjennom en effektiv onboarding-prosess, bygger vi ikke bare kompetanse, vi skaper også en kultur for inkludering, deling og engasjement. Dette er grunnlaget for et langsiktig og gjensidig givende arbeidsforhold, forteller Natalia.
Natalia og Ada trekker frem at nettverksbygging er en sentral del av det å være ny. Capgemini er et stort selskap med mange fagmiljøer og avdelinger, så det å bli kjent på tvers av dette er en styrke det fokuseres på i onboardingsprosessen. Gjennom workshops, gruppearbeid og idemyldring legges det til rette for å bli kjent og lære av hverandre.
– Hver måned ansettes dyktige kollegaer med unik innsikt og kunnskap, de er med på å styrke vår kompetanse. Det er motiverende og inspirerende for oss som har jobbet lenge i selskapet å bli kjent med våre nye kollegaer. De fysiske møtepunktene vi har under onboardingen er viktig på mange nivåer, påpeker Ada.

Thea, Anders, Peter og Julie er nyansatte i Capgemini og nyter godt av både onboarding app og fysiske treff.

Hvordan er det å være ny i Capgemini?

På onboardingen i mars tok vi en prat med Thea, Anders, Peter og Julie for å høre mer om deres opplevelser som nyansatt i Capgemini.

Thea Vigre startet i Capgemini rett etter studiene og forteller at hun lurte på hvordan det ville være å starte i et konsulentselskap. Hun satt med mange forventninger til både rollen og første arbeidsdag, og trekker frem appen som en viktig del av den gode starten.
– Appen var veldig bra, du føler du er en del av selskapet før du starter. Man lærer blant annet om historien til selskapet, som jeg synes var interessant. Sjekklisten man fikk var også bra, det gjorde at jeg følte meg veldig orientert og klar for å komme på jobb.
Peter Mogaka trekker også frem preboarding appen som en viktig del av den gode starten. Han har ikke opplevd å få tilgang til en slik app hos tidligere arbeidsgivere og mener det bidro til et godt inntrykk av Capgemini.
– I was able to get to know Capgemini and the culture because of the app and it made me both prepared and excited to start my new job. The good impression I got through the app was confirmed on the first day at the office. My new colleagues gave me a warm welcome, which made me feel very good!
– “Tommel opp, 10 av 10”, er det første Anders Hellum sier når vi spør hva han synes om den fysiske onboardingen. Han utdyper videre:
– Det har vært kjempebra. Veldig hyggelig å treffe kollegaer i en sånn kontekst, det tror jeg er viktig. Jeg har fått anledning til å blant annet treffe to nye som kommer inn i teamet vårt og det har vært hyggelig. Dagene har bestått av godt innhold, vi har fått bryne oss på noen oppgaver og blitt bedre kjent. Alt i alt, en veldig fin opplevelse.
Julie Thue Lind returnerte til Capgemini i år og forteller hvor unik onboardingen hos Capgemini er.
– Jeg har jobbet for en del forskjellige selskaper, både små og store konsern, og jeg har aldri opplevd et selskap som investerer såpass mye i onboarding for sine ansatte på en strukturert og informativ måte. Dette sikrer at alle ansatte har fått det samme grunnlaget for å gjøre karriere i Capgemini.
Å samles til en fysisk onboarding er noe Julie trekker frem som ekstra positivt.
– Nå er vi samlet i to dager med flere nyansatte fra den siste tiden. Her får vi informasjon om alt som er relevant for å øke vår forståelse og tilhørighet til Capgemini. Ikke minst får man muligheten til å knytte kontakter og kjennskap i selskapet. En fin kombinasjon av faglig og sosialt. Det er et veldig bra initiativ som gjør at man føler seg ivaretatt, sett og satset på av arbeidsgiveren sin.