Con el fin de estandarizar de forma más eficaz su entorno digital empresarial y lograr una mayor visibilidad, lo que mejoraría su capacidad para tomar decisiones basadas en la información, Capgemini colaboró con Iberdrola para implementar PPMNow en ServiceNow. Esto permitió establecer una forma de trabajo unificada y mejorar la experiencia del usuario, al tiempo que reforzaba la estrategia global de transformación de la empresa.

Transformar procesos y herramientas dispares

En 2023, Iberdrola puso en marcha un programa estratégico de transformación digital destinado a maximizar el valor de sus proyectos de tecnologías digitales y a reforzar la capacidad de la organización para gestionar los proyectos digitales de forma más eficiente. Iberdrola ya contaba con un proceso consolidado y una herramienta para gestionar la cartera digital, pero la empresa buscaba un ecosistema más integrado que mejorara la experiencia del usuario, incorporara nuevas funcionalidades y aumentara la visibilidad global del portfolio. La idea era potenciar las capacidades del proceso end-to-end, reduciendo el coste de la elaboración de informes y proporcionando funciones de creación de paneles de control para los usuarios finales, aumentando la fiabilidad de los indicadores utilizados para la toma de decisiones, aprovechando la oportunidad de mejorar la funcionalidad con nuevas capacidades y una mejor experiencia para el usuario final.

Iberdrola decidió implantar una nueva plataforma corporativa de gestión de proyectos y programas (PPM) que permitiera estandarizar los procesos clave —solicitud, presupuestación, planificación, ejecución y elaboración de informes— y mejorar la trazabilidad de principio a fin, incluidas las integraciones con los sistemas heredados. Para lograrlo, la empresa eligió ServiceNow como tecnología central del proyecto debido a sus capacidades de integración, su escalabilidad y su enfoque modular. Esta implementación ha supuesto un punto de inflexión en la gestión integral de los procesos, la visibilidad, la experiencia del usuario, el análisis de datos y la funcionalidad general.

Creación de una plataforma única para una empresa global

Iberdrola utilizó los servicios de Capgemini para llevar a cabo esta transformación gracias a nuestra experiencia con ServiceNow, nuestro conocimiento del sector y nuestra capacidad para combinar estrategia, procesos y tecnología. Juntas, las organizaciones pusieron en marcha un proyecto que abarcó desde la definición del futuro modelo operativo hasta la configuración de módulos, la integración con los sistemas corporativos y el fomento de la adopción por parte de los equipos globales de la empresa.

La transformación se llevó a cabo en tres fases principales. En primer lugar, Iberdrola y Capgemini realizaron un análisis global de los procesos de gestión de proyectos y portfolios (PPM) para definir el modelo objetivo, la gobernanza, las funciones y los flujos de trabajo necesarios. Este ejercicio contribuyó a establecer un marco común aplicable en todas las zonas geográficas. Tras evaluar diferentes alternativas, se eligió ServiceNow como plataforma corporativa por su solidez funcional y su capacidad para integrarse con los sistemas del grupo.

La segunda fase se centró en la implementación de PPMNow. Capgemini configuró módulos clave como «Demanda», «Presupuestación», «Proyecto» y «Recursos», adaptando las funcionalidades a las necesidades de Iberdrola y desarrollando interfaces con sistemas periféricos, entre los que se incluyen las áreas administrativas de SAP, el sistema de compras de TI y el sistema de gestión de Software Factories. Además, se migraron los datos de las herramientas heredadas para garantizar la continuidad operativa y la coherencia de los datos.
Mientras tanto, el equipo del proyecto puso en marcha un plan integral de gestión del cambio, que incluía sesiones de formación, guías, materiales de apoyo y asesoramiento a los usuarios. Como resultado, Iberdrola logró, con la colaboración de Capgemini, una adopción coherente y sostenida en todo el ámbito global.

Por último, en la tercera fase se puso en marcha la solución y se estabilizó mediante la incorporación de un servicio de asistencia específico para resolver incidencias y consolidar el uso de la plataforma. Esto proporcionó a Iberdrola un ecosistema PPM integrado que ofrecía datos fiables, procesos unificados y una plataforma preparada para adaptarse a las necesidades futuras de la empresa.

Capacitar a los usuarios y prepararse para el futuro

La implantación de PPMNow ha permitido a Iberdrola crear una plataforma global que gestiona todo su portfolio digital de una forma más ágil y basada en datos, al tiempo que estandariza completamente los procesos. La solución ofrece una visibilidad inmediata del estado de los planes del portfolio, la evolución financiera y los indicadores clave a más de 500 usuarios, lo que reduce considerablemente el trabajo manual de elaboración de informes y mejora la calidad de los datos.

La integración con los sistemas corporativos garantiza una trazabilidad completa de los costes, desde la planificación hasta la ejecución. La interfaz común facilita una colaboración más fluida entre equipos y zonas geográficas, aportando coherencia a los métodos de trabajo de la empresa y a la interpretación de los indicadores. Además, Iberdrola ha mejorado la experiencia del usuario mediante una interfaz unificada y la reducción de las tareas repetitivas, lo que contribuye directamente a una mayor productividad.

Con esta sólida base ya establecida, la empresa energética se encuentra ahora en una posición óptima para seguir desarrollando su modelo de gestión del portfolio digital mediante la incorporación de capacidades analíticas avanzadas, escenarios predictivos y una gestión aún más integrada de la generación de valor. La plataforma PPMNow se ha convertido en una pieza fundamental del ecosistema tecnológico de Iberdrola y en un acelerador clave de su estrategia de transformación.

La colaboración en curso con Capgemini garantiza que la organización seguirá desarrollando este nuevo modelo en consonancia con los retos futuros y las mejores prácticas del sector.