Una ciudad en una encrucijada digital

El Ayuntamiento de Milán es una de las administraciones locales más grandes y complejas de Italia y presta servicio a una población de alrededor de 1,4 millones de habitantes. En el Ayuntamiento, 14.000 empleados distribuidos en 20 direcciones gestionan una amplia variedad de procesos administrativos, financieros y contables. Sin embargo, hasta hace poco, la fragmentación de los sistemas financieros y contables impedía alcanzar plenamente los niveles deseados de eficiencia, eficacia y transparencia. Además, el software del Ayuntamiento, con 20 años de antigüedad, ya no podía responder a las necesidades actuales ni a los requisitos contables.

Por ello, en 2018, el Ayuntamiento puso en marcha un programa estructurado para modernizar e integrar los principales procesos administrativos, contables y de control en una única plataforma SAP S/4HANA. El objetivo era garantizar la coherencia, la trazabilidad y el cumplimiento normativo. El alcance incluía la contabilidad financiera y económica, la planificación presupuestaria, la gestión inmobiliaria y la gestión de carteras y proyectos.

Esta implementación proporcionaría a todos los empleados una única fuente de información para los datos de negocio, permitiéndoles tomar decisiones y realizar análisis en tiempo real. Sin embargo, modernizar un software financiero y contable altamente personalizado y migrarlo a SAP S/4HANA suponía un reto complejo que requería un elevado nivel de conocimiento y experiencia. Especialmente teniendo en cuenta que Milán sería el primer municipio italiano en implementar SAP S/4HANA y que el proyecto serviría de ejemplo para otros.

Cinco años después, la administración se propuso encontrar socios con la experiencia y los conocimientos necesarios para llevar el proyecto a buen término. Tras un proceso de licitación pública, eligió a Capgemini para liderar un consorcio de proveedores encargado de desarrollar un sistema moderno y plenamente conforme con la normativa para gestionar los procesos financieros y contables del Ayuntamiento. La experiencia de Capgemini en SAP Funds Management (FM), su conocimiento de la normativa local y su enfoque colaborativo hicieron de la compañía la opción más clara para este proyecto pionero.

Priorizar la calidad

El proyecto se desarrolló durante algo menos de dos años a través de varias etapas estructuradas: Assessment, Foundation, Build, Test, Deploy y Go Live and Support.

Durante la fase de Assessment, que comenzó en febrero de 2023, el equipo llevó a cabo durante tres meses una evaluación exhaustiva para comprender y analizar en profundidad los procesos y el software existentes. Esto permitió definir con claridad el alcance y los plazos del resto del proyecto.

Por ejemplo, el objetivo inicial era que el sistema entrara en funcionamiento el 1 de enero de 2024. Sin embargo, en lugar de acelerar el proyecto para cumplir ese plazo, ambas partes optaron por priorizar la calidad y acordaron un plan de proyecto sostenible que retrasaba la fecha un año.

A continuación, durante la fase de Foundation, que se prolongó durante siete meses, Capgemini aplicó su metodología iCaptivate, un enfoque híbrido agile/waterfall diseñado para acelerar la adopción de SAP S/4HANA. Esta metodología pone el énfasis en el diálogo continuo entre cliente y proveedor, así como en la iteración constante para identificar qué funciona y qué debe ajustarse.

Tras un amplio proceso de consulta, Capgemini y el Ayuntamiento acordaron desarrollar la solución por fases. Este enfoque permitió convertir una implementación compleja en componentes más manejables.

Un enfoque sistemático que conduce al éxito

Durante la fase de Build, el equipo ayudó a migrar por lotes la solución SAP S/4HANA a RISE, la plataforma cloud de SAP. Comenzaron por la parte más importante de la solución, su funcionalidad presupuestaria, que incluía el Balance Maestro y el Balance de Previsión. Posteriormente, trabajaron de manera sistemática hasta abarcar el conjunto de los procesos contables, incluidas las funcionalidades de Balance de Devengo, Ingresos y Gastos.

La parte presupuestaria planteaba dos retos. En primer lugar, requería integrar los procesos clave necesarios para alimentar el flujo de trabajo presupuestario. En segundo lugar, el sector público italiano utiliza contabilidad financiera y económica, que SAP Funds Management no cubre por completo. Por ello, fue necesario personalizar de forma significativa la solución para adaptarla a este entorno específico.

A partir de julio de 2024, la fase de Test contó con la participación de más de 100 personas. La gestión del cambio ayudó al equipo a organizar las pruebas de aceptación de usuario (User Acceptance Testing) y resultó especialmente valiosa a la hora de implementar un plan de formación integrado para todos los usuarios. Se impartieron más de 100 sesiones formativas, tanto virtuales como presenciales, que finalizaron cuatro meses después de la puesta en marcha. El equipo también proporcionó apoyo a todos los usuarios del nuevo sistema SAP mediante guías prácticas, materiales de aprendizaje breves y formación en el puesto de trabajo.

Durante la fase de Deploy, el equipo migró los datos clave e implantó todos los elementos de la solución que habían superado satisfactoriamente las pruebas. La conciliación contable fue el aspecto más complejo de este proceso debido a la existencia de datos no estructurados en el sistema anterior, especialmente en áreas como la gestión de trabajos en curso.

Finalmente, la fase de Go Live and Support comenzó el 18 de enero de 2025. A partir de ese momento, los 1.400 usuarios del Ayuntamiento pudieron trabajar con el nuevo sistema SAP S/4HANA.

Un sistema a la altura de la ciudad a la que presta servicio

TLa nueva plataforma entró en funcionamiento según lo previsto el 1 de enero de 2025. En lugar de trabajar con sistemas fragmentados y obsoletos, los usuarios pueden ahora acceder a todos los aspectos financieros y contables de los principales procesos administrativos desde una plataforma moderna y unificada. Esto ha transformado profundamente la forma de trabajar de la organización, proporcionando a los usuarios una visibilidad y un control sin precedentes sobre los procesos del día a día.

Entre los principales beneficios se encuentran:

  • Datos centralizados, con procesamiento y análisis en tiempo real para proporcionar mayor transparencia y control, mejorar la toma de decisiones y garantizar el pleno cumplimiento normativo.
  • Procesos automatizados y estandarizados que reducen el esfuerzo y los errores.
  • Integración segura con otros sistemas de la Administración Pública, facilitando un intercambio de datos fluido, reduciendo duplicidades y aumentando la eficiencia.
  • Capacidad para centralizar o descentralizar funciones, permitiendo que los distintos departamentos gestionen sus propios presupuestos y operaciones financieras manteniendo al mismo tiempo la coherencia.

Cada usuario dispone además de roles y permisos específicos adaptados a sus responsabilidades en los diferentes procesos financieros y administrativos. Este acceso basado en roles garantiza un uso seguro, eficiente y específico del sistema en los distintos departamentos.

Con una base tecnológica sólida ya implantada, el Ayuntamiento puede centrarse ahora en incorporar nuevas funcionalidades y capacidades en lugar de mantener sistemas obsoletos. Además, puede confiar en que el sistema cumple actualmente con la normativa y tiene capacidad para seguir adaptándose a futuros requisitos.

Con un 20 % del alcance del contrato todavía pendiente, la siguiente fase de la colaboración se centrará en consolidar aplicaciones externas dentro del sistema. Entre ellas se encuentran la gestión digital de documentos y determinados procesos de gobernanza que actualmente se gestionan mediante herramientas independientes.

Posteriormente se llevará a cabo una actualización a la siguiente versión de SAP S/4HANA. Al igual que durante la implementación principal, el equipo trabajará de manera iterativa y colaborativa, anticipándose y resolviendo rápidamente los problemas para evitar interrupciones en las actividades de usuarios y ciudadanos.

Pero el verdadero logro va más allá de la tecnología. Gracias a la implementación satisfactoria de SAP S/4HANA, la administración ha recuperado la confianza interna en la transformación digital y, al mismo tiempo, ha reforzado la confianza de los ciudadanos en la capacidad de la ciudad para prestarles servicio. Y, sobre todo, como primer municipio de Italia en implementar SAP S/4HANA, Milán se ha posicionado como referente en la transformación digital del sector público. El proyecto demuestra que, con las personas y el enfoque adecuados, incluso las implementaciones más complejas pueden llevarse a cabo con éxito.

«Como primer municipio de Italia en implementar SAP S/4HANA, Milán se ha posicionado como referente en la transformación digital del sector público.»

Guido Arnone
CTO, Direttore Innovazione Tecnologica e Digitale, Comune di Milano