Para mejorar la preparación operativa de defensa y maximizar el valor del gasto público, el Ministerio de Defensa del Reino Unido (MOD) se asoció con Capgemini para modernizar sus procesos de compras y contratación en múltiples equipos comerciales. Basada en Microsoft Power Platform, la solución ADAPT (Accelerated Define and Procure Tool) sustituyó procesos manuales fragmentados por un flujo de trabajo unificado y cuadros de mando centralizados. Gracias a la automatización de 129 pasos del proceso, ADAPT ha reducido significativamente el esfuerzo manual en el área comercial de la Royal Air Force (RAF), ha multiplicado por cuatro la fiabilidad de los datos y ha disminuido en un 60% el tiempo necesario para preparar informes.

Un reto de eficiencia y optimización del gasto

El MOD gestiona una amplia variedad de actividades de contratación y aprovisionamiento a través de equipos comerciales que prestan servicio a la Royal Navy, el Ejército, la Royal Air Force (RAF) y otras organizaciones de defensa.

Anteriormente, las solicitudes llegaban a través de correos electrónicos o llamadas telefónicas y podían quedar asignadas a personas concretas sin un proceso de clasificación homogéneo. Además, muchas solicitudes carecían de información suficiente, lo que dificultaba definir requisitos y establecer prioridades. Esta falta de visibilidad impedía conocer el volumen real de trabajo, detectar duplicidades o intervenir de forma temprana para detener o redirigir iniciativas innecesarias.

Tras desarrollar una primera versión de ADAPT para el equipo comercial de la RAF, el MOD decidió colaborar con Capgemini para ampliar y evolucionar la plataforma con el objetivo de mejorar la eficiencia, la transparencia y la relación calidad-precio en los procesos de contratación.

Un modelo reutilizable y escalable

Capgemini y el MOD desarrollaron conjuntamente ADAPT como una puerta de entrada digital única para las solicitudes comerciales y como un flujo de trabajo estructurado con tareas, aprobaciones y controles de gobernanza.

Construida principalmente sobre Microsoft Power Platform, la solución permite:

  • Registrar las solicitudes de forma estandarizada.
  • Aumentar la transparencia sobre el estado de cada proceso.
  • Asignar actividades como la elaboración de casos de negocio, la recopilación de información o la obtención de aprobaciones.
  • Reducir intercambios innecesarios de correos electrónicos.
  • Mejorar la trazabilidad y la capacidad de auditoría.

La solución evolucionó progresivamente durante las diferentes fases de despliegue. Tras el éxito de la implantación inicial en la RAF durante el verano de 2025, el enfoque se replicó en otros equipos comerciales del MOD.

Capgemini también apoyó la estrategia de gestión del cambio mediante:

  • Manuales de usuario para equipos comerciales y solicitantes.
  • Vídeos formativos.
  • Repositorios de conocimiento.
  • Formación presencial para más de 150 profesionales de la Royal Navy, el Ejército y la RAF.

Además, se creó una red de “superusuarios”, responsables de adaptar determinados aspectos de la solución dentro de las directrices establecidas y de compartir buenas prácticas entre equipos.

Datos para una mejor toma de decisiones

Para reforzar la gestión del rendimiento, Capgemini desarrolló cuadros de mando en Power BI que ofrecen visibilidad tanto a nivel de equipo como a nivel organizativo.

Estos paneles permiten:

  • Supervisar cargas de trabajo.
  • Analizar tiempos de ciclo.
  • Detectar cuellos de botella y retrasos.
  • Identificar necesidades de formación o refuerzo operativo basadas en datos objetivos.

Gracias a un enfoque de implantación repetible y a la reutilización de patrones de trabajo dentro de Power Platform, el MOD ha podido incorporar nuevos equipos de forma mucho más eficiente.

Mientras que el despliegue inicial en la RAF requirió 24 semanas, las implementaciones posteriores para la Royal Navy, el Ejército y Defence Digital aprovecharon esa base tecnológica para reducir el tiempo de despliegue a 13 semanas por organización, logrando proyectos entre un 30% y un 40% más económicos y entre un 40% y un 50% más rápidos.

Más visibilidad y mejor gobernanza

Con ADAPT, los equipos comerciales disponen ahora de una visión integral de la carga de trabajo y del estado de cada contratación desde una única plataforma.

Esta mayor transparencia facilita:

  • Identificar proyectos duplicados o innecesarios antes de que consuman recursos.
  • Tomar decisiones más rápidas y fundamentadas.
  • Mejorar la planificación.
  • Reforzar la gobernanza y la rendición de cuentas.

La solución está diseñada para dar servicio a una amplia base de usuarios dentro del MOD, incluyendo personal civil y militar. Por ejemplo, los equipos que necesitan renovar contratos de bienes o servicios pueden hacerlo ahora a través de un proceso estructurado, evitando cadenas informales de correos electrónicos.

Asimismo, los responsables comerciales pueden comprobar si ya existe un contrato vigente para una necesidad concreta, favoreciendo un uso más eficiente de los recursos públicos y evitando contrataciones redundantes.

Próximos pasos

La siguiente fase del programa se centra en consolidar ADAPT dentro de Defence Digital, la organización responsable de proporcionar capacidades digitales y tecnológicas a las fuerzas armadas y a las áreas operativas del MOD.

La hoja de ruta contempla integrar las distintas soluciones existentes en un único servicio digital, incorporando controles de acceso basados en roles para que los solicitantes puedan consultar exclusivamente sus procesos mientras los equipos comerciales gestionan la cartera completa de contrataciones.

Testimonio del cliente

“Desde el primer momento, Capgemini fue un socio comprometido y colaborativo. Durante la fase de descubrimiento y la prueba de concepto identificaron rápidamente que el reto era más complejo de lo previsto, pero eso nunca supuso un problema para el equipo. Definieron un plan de entrega con hitos claros y un ritmo alineado con nuestras necesidades.”

“Han superado ampliamente nuestras expectativas en materia de ejecución y su profesionalidad para gestionar tanto las tareas como los continuos cambios ha sido ejemplar. El proyecto ha sido un éxito gracias a este enfoque y su compromiso ha sido evidente en todo momento.”

“Estoy enormemente agradecido por el trabajo realizado y confío plenamente en que ADAPT seguirá ampliándose dentro de la organización.”

Andrew Trinick
Head of Air Commercial Major Projects
Royal Air Force