Espoo ha dado un gran salto para convertirse en un municipio impulsado por datos mediante la implementación de una plataforma de datos unificada y un modelo de gobernanza que permite un uso estratégico, ético y escalable de los datos en todos los servicios de la ciudad. En colaboración con Capgemini, la ciudad ha mejorado la accesibilidad de los datos, ha fomentado la colaboración entre departamentos y ha sentado las bases para la adopción responsable de la IA, permitiendo a los líderes tomar decisiones mejor informadas y ofrecer mejores servicios a la ciudadanía.

Los datos fragmentados limitan el impacto estratégico

Como segunda ciudad más grande de Finlandia, Espoo es conocida por su innovación, sostenibilidad y enfoque centrado en la ciudadanía. Para anticiparse a las crecientes demandas y garantizar la transparencia en los servicios públicos, Espoo invirtió estratégicamente en la gobernanza de datos y analítica, reconociendo los datos como un activo clave para dar forma al futuro de la ciudad.

El camino de Espoo hacia una gobernanza de datos y analítica comenzó con el reconocimiento claro de un reto estructural: los datos estaban dispersos entre distintos departamentos y almacenados en sistemas aislados, como carpetas personales en la nube, espacios de trabajo en Teams y proveedores de servicios externos. Esta fragmentación dificultaba la colaboración, reducía la calidad de los datos y limitaba la capacidad de la ciudad para tomar decisiones informadas y estratégicas.

Para abordar este desafío, Espoo lanzó una iniciativa estratégica para diseñar e implementar una plataforma de datos centralizada y escalable basada en Microsoft Fabric. El primer caso de uso se centró en integrar información procedente de las encuestas ciudadanas “Mun Espoo”, que recopilaron miles de respuestas sobre los valores, expectativas y experiencias de los residentes, proporcionando una base sólida para una planificación centrada en la ciudadanía.

Construyendo la base para un uso escalable y ético de los datos

Espoo se asoció con Capgemini para co-crear una arquitectura integral y un plan de implementación por fases para la nueva plataforma, incluyendo modelos de gobernanza, componentes técnicos y procesos operativos. Todo ello se desarrolló en estrecha colaboración con los principales grupos de interés de la ciudad, combinando consultoría estratégica con una implementación práctica.

Este trabajo fundacional respaldó la exitosa solicitud de Espoo al programa de financiación de Sitra para el uso estratégico de datos e IA en el sector público. Con el concepto de la plataforma ya definido, Espoo se centró en desarrollar capacidades organizativas para hacer que los datos fueran realmente accionables. Esto llevó al desarrollo de dos herramientas clave:

  • Modelo de Gobernanza de Datos y Analítica de Espoo: Define roles, responsabilidades y procesos claros entre departamentos, permitiendo un uso de los datos coherente y estratégico.
  • Data Playbook de Espoo: Una guía práctica que ayuda a los empleados a acceder y aplicar los datos en su trabajo diario, promoviendo el uso responsable de la IA y fomentando una cultura de alfabetización en datos.

Apoyando servicios públicos mejorados

En conjunto, estas herramientas garantizan que los datos no solo sean técnicamente accesibles, sino que también se utilicen de forma ética y estratégica, en línea con los valores de Espoo de transparencia, rendición de cuentas y diseño de servicios centrados en la ciudadanía.

Según Piia Wollstén, directora de Desarrollo de Servicios Digitales de la ciudad de Espoo, el modelo de gobernanza ha aportado la tan necesaria estructura al trabajo de datos de la ciudad: “Los elementos más valiosos han sido la claridad en los roles, el mapeo de los grupos de interés y los procesos. Proporcionan un marco que facilita un uso coherente y estratégico de los datos”.

Con el modelo de gobernanza y el Data Playbook ya establecidos, las actividades relacionadas con los datos están ahora directamente vinculadas a los objetivos a largo plazo de Espoo, lo que permite a los responsables municipales supervisar el progreso y tomar decisiones informadas. Con un mejor acceso a datos de alta calidad, los departamentos pueden diseñar servicios que reflejen con mayor precisión las necesidades de la ciudadanía.

El modelo de gobernanza ha reducido las ineficiencias y clarificado las responsabilidades, lo que a su vez ha fomentado la cooperación entre departamentos. Al mismo tiempo, el Data Playbook respalda el uso ético de la IA, garantizando el cumplimiento normativo y la confianza en los servicios digitales. En conjunto, la plataforma basada en Microsoft Fabric proporciona una base preparada para el futuro para la analítica predictiva y aplicaciones avanzadas de datos.

Facilitando un futuro impulsado por los datos para Espoo

La colaboración entre Espoo y Capgemini fue fluida y bien estructurada. Más allá de la correcta ejecución del proyecto, la iniciativa puso de relieve la fragmentación existente en el ámbito de la analítica dentro de la organización y subrayó la necesidad de un enfoque unificado.

“Todo se entregó a tiempo y exactamente según lo acordado. La colaboración fue fluida y productiva; generó debates valiosos sobre lo que realmente significa la analítica para nosotros como ciudad”, reflexiona Piia.

El nuevo modelo ya está mostrando resultados prometedores. Espoo cree que mejorará la calidad de los datos y respaldará el desarrollo de servicios, especialmente a medida que los datos sean más accesibles a través del catálogo de datos.

“Esperamos ver una toma de decisiones más informada y un mejor diseño de servicios a medida que los datos sean más fáciles de encontrar y utilizar”, añade Piia.

El feedback de los usuarios finales también ha sido muy positivo. La iniciativa ha sido bien recibida como una evolución favorable, y el nuevo modelo se percibe como un facilitador de un uso de los datos más amplio y estratégico, más allá de los límites de los departamentos individuales.

Apoyando los servicios municipales mediante la gobernanza de datos

Espoo seleccionó a Capgemini a través de su acuerdo marco, reconociendo la profunda experiencia de la compañía en tecnologías Microsoft y en gobernanza de datos.

“Recibimos información muy valiosa sobre las capacidades de Microsoft Fabric por parte de los expertos de Capgemini, lo que nos ayudó a evaluar si estábamos tomando las decisiones correctas”, explica Piia. La colaboración aportó no solo soporte técnico, sino también claridad estratégica.

Espoo está ahora en una posición óptima para ampliar el uso de datos e IA en los servicios municipales. El modelo de gobernanza y el playbook seguirán evolucionando, y el despliegue completo de la plataforma basada en Fabric mejorará la accesibilidad de los datos y respaldará la analítica predictiva. Actualmente se están desarrollando cuadros de mando estratégicos basados en indicadores de rendimiento futuro, que permitirán a la dirección hacer seguimiento del progreso y reforzar la toma de decisiones basada en datos.

“Vemos cómo el liderazgo en datos se vuelve cada vez más central en la gestión de la ciudad, y se reflejará en la próxima iteración de la Espoo Story”, concluye Piia.