Los sistemas de gestión normalizados en el sector de la construcción: la importancia central de la información documentada

El desarrollo e implementación de los sistemas y metodologías de gestión normalizados ha incrementado notablemente la cantidad y diversidad de documentación que tienen que manejar los equipos de obra. Esta creciente demanda documental lleva aparejada la introducción de nuevas herramientas de gestión que, en ocasiones, no son suficientes para conseguir los objetivos de gestión deseados. Esto se debe fundamentalmente a la falta de formación del personal en el uso de dichas herramientas y al desconocimiento de los procedimientos que se están llevando a cabo. La documentación de un proyecto de construcción tiene que ser útil, veraz y transparente, debiendo contener y transmitir lo que ha acontecido a lo largo del proyecto y generando así una doble utilidad: convertirse en un recurso fundamental en la gestión contractual y en un valioso medio de prueba en un eventual litigio o arbitraje.

Los sistemas de gestión normalizados

La realidad de la empresa constructora ha cambiado radicalmente en los últimos 20 años. La implementación de los sistemas de gestión, unido a la introducción de nuevas herramientas de programación o control documental, ha hecho que el día a día de la obra haya ido evolucionando hacia una nueva realidad, no siempre tan perfecta en la práctica como se presenta a nivel teórico.

Tomemos como ejemplo una de las más populares metodologías de gestión, el círculo de Deming o Ciclo de Mejora Continua PDCA (del inglés, Plan Do Check Act); éste busca, a través del establecimiento de cuatro pasos sucesivos y recurrentes, la implementación de mejoras constantes en nuestra organización. Su principal objetivo es, por lo tanto, servir de herramienta para mejorar resultados a través del desarrollo de políticas, objetivos, procedimientos y procesos. Y, por qué no decirlo también, la producción de una ingente cantidad de documentación asociada a dichas políticas y procedimientos.

La aplicación de esta metodología en el sector de la construcción supone comenzar el ciclo con la Planificación (Plan), siendo esta la fase en la que deberá definirse la actividad a realizar, el problema a solucionar y en la que quedarán definidos los objetivos de los distintos departamentos, así como los indicadores de control y las herramientas o métodos que se llevarán a cabo. En la práctica de una obra, esto supone la programación del proyecto (actividades, recursos…etc.), llevada a cabo a través de softwares de gestión integral de Proyectos como Primavera P6 o MS Project; la presupuestación del mismo, materializada en el Master de Obra; o la elaboración del Plan de Compras, entre otros.

La segunda fase del ciclo es Hacer (Do), que consiste en llevar a cabo lo definido en la fase de Planificación, implementando los procedimientos y ejecutando los cambios necesarios para conseguir los objetivos y las metas fijadas. En esta etapa, y dependiendo de en qué departamento nos encontremos dentro de la empresa constructora, se desarrollarán tareas como elaboración de PPIs[1], dentro del departamento de producción; cierres mensuales financieros con el estudio de desviaciones, en el área de controlling; charlas de inducción o procedimientos de trabajo, en el departamento de prevención; o mantenimiento y actualización de las correspondientes herramientas para el seguimiento del progreso de obra, como Schedule Updates o Progress Records, dentro del área de Planificación.

Estas dos primeras fases son fundamentales a la hora de gestionar y llevar a cabo un proyecto de construcción y de ellas depende que el proyecto se consiga en plazo y en presupuesto, principal quimera de cualquier Project Manager que no cuente con una correcta y adecuada gestión contractual proyecto.

La fase de Control (Check) es aquella en la cual se comprueba si las mejoras implementadas han alcanzados los objetivos; y la de Actuar (Act) es la fase en la cual se debe ajustar el plan de mejora. Estas dos últimas son las fases menos percibidas a nivel de obra, ya que se llevan a cabo a nivel de Dirección o Gerencia y no interfieren en el desarrollo diario del Proyecto.

La primera dificultad con la que se encuentra esta metodología es la coordinación de varios departamentos de la empresa constructora, dependiendo del plan o procedimiento que se esté implantando, integrando así distintas áreas del proyecto con la complejidad que este supone. Otra dificultad añadida es la producción ingente de registros y documentación que se genera en su aplicación, siendo esta producción documental y su gestión elementos clave para el éxito de un sistema de gestión normalizado.

La importancia de la información y su documentación

Para que este círculo funcione y pueda llevarse a cabo con éxito, se requiere de una constante y fluida transmisión de información. Este es el pilar clave del éxito de un sistema de gestión y siempre debe responder a los principios de utilidad, veracidad y transparencia. Sin un adecuado control de la información en todas sus fases, el Ciclo de Mejora Continua PDCA no puede funcionar adecuadamente o, mucho menos, tener éxito. Cualquier sistema de gestión que se implemente en una empresa debe tener como máxima una gestión de información documentada siguiendo los tres principios antes mencionados. De no ser así, se estaría sacrificando la calidad documental en aras de la cantidad.

La importancia central de la información y la documentación se ha recogido en la norma ISO/DIS 45001: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, que define por primera vez el concepto de información documentada. Este nuevo concepto, aplicado al sector de la construcción, implica que la organización debe prestar una especial atención a cómo se documentan y conservan los procedimientos de trabajo, políticas de facturación o seguridad, planes de compras, facturas, contratos, PPIs… y muchos más ejemplos de registros y documentos que se generan diariamente en una obra.

Si se tiene en cuenta que la mayoría de las empresas constructoras están certificadas en la normativa ISO, además de todas las obligaciones documentales exigidas por otras normas como la contable o la de seguridad y salud, es posible hacerse una idea del elevado volumen de documentación que tienen que manejar los equipos de obra.

Sin embargo, la especial relevancia que tienen los datos y la información que se plasma en los registros y la documentación no es percibida de igual manera por todos los individuos que participan en una empresa de construcción.

De nada sirve tener programas de obra, políticas de facturación, procedimientos de compra o de trabajo, si los documentos que materializan dichos procedimientos no reproducen en detalle la realidad de la obra. Hay que poner el foco en la relevancia de dicha documentación y transmitir a toda la organización la importancia de que esta sea lo más veraz posible. Es inútil materializar cada compra en un contrato u orden de compra si la descripción del bien o servicio que contiene es vaga o inexacta; o procesar mensualmente certificaciones de obra que contienen datos erróneos, desde fechas equivocadas a precios desactualizados o partidas alzadas sin desglose o apenas descripción; o  fijar programas de obra al inicio del Proyecto que nunca se actualizan o, lo que es peor, se oficializan a sabiendas de que la realidad del cronograma es otra.

Para dar con la solución a muchos de estos problemas se hace uso de las nuevas tecnologías, por ejemplo, software de control de obra o ERP[2], que contribuyen a solucionar esta problemática. No obstante, sin un uso adecuado por parte del personal, estas herramientas carecen de eficacia.

Se produce así la paradoja de tener empresas que cada vez invierten más en softwares y programas de última tecnología, pero que cada vez invierten menos en personal cualificado o en formación. De ese modo, podemos encontrarnos en un proyecto donde existen softwares o aplicaciones que permiten controlar y gestionar enormes cantidades de información y documentación, operadas por personas que no conocen en profundidad las herramientas de trabajo que manejan o hacen un uso ínfimo de todas las funcionalidades que estas contienen al no haber sido formadas convenientemente. En ocasiones la empresa, con el objetivo de ahorrarse en personal lo que han invertido en programas, no invierte en formación o personal cualificado lo que se debiera, confiando en que la curva de aprendizaje de ese personal sea mucho más rápida de lo que la realidad ha venido a demostrar.

Si bien es cierto que la tecnología ha venido a solventar la mayoría de los problemas relacionados con la gestión, el almacenamiento y control de la información y la documentación, no puede perderse de vista que son las personas las que controlan estas herramientas en último lugar. Para sacar el máximo partido a las aplicaciones o los softwares de gestión se necesita personal cualificado que sepa utilizar adecuadamente los medios que tiene a su alcance y, además, pero no menos importante, los empleados necesitan conocer el porqué de cumplimentar adecuadamente un documento u otro (y las consecuencias que podrían darse de no hacerlo).

La organización en su conjunto debe conocer no sólo los procedimientos y cómo estos se articulan, sino el porqué de estos y qué problemática han venido a solucionar o qué mejora se espera que implementen. Si las organizaciones consiguen formar y concienciar al personal, desde el operario hasta el gerente del Proyecto, de la importancia y relevancia de la información, y se consigue que esta cuente de manera veraz la historia de la obra, los Sistemas de Gestión tendrán mucho camino recorrido hacia el éxito.

La relevancia de la documentación en la elaboración de informes de Ingeniería Forense [3]

Parece claro que una metodología de gestión, como es el círculo de Deming o los sistemas de gestión normalizados, tienen como principal objetivo la mejora de resultados; sin embargo, sus beneficios van más allá de la consecución de buenos objetivos. La importancia de la calidad en el contenido de la documentación, su veracidad y transparencia, toma aún más relevancia en el mundo de la Ingeniería Forense y el desarrollo de los Informes Periciales.

El papel fundamental del Perito es emitir una opinión técnica a partir de la observación de elementos objetivos y esto requiere necesariamente de información veraz, íntegra y fiable, convenientemente documentada y registrada. Para poder concluir un resultado es necesario la existencia de evidencias y estas deben estar documentadas y ser lo más objetivas e imparciales posibles.   

De nada le sirve a una constructora tener razón en sus pretensiones, si a la hora de sustentar y acreditar dichos argumentos en un procedimiento el Perito no cuenta con las evidencias necesarias y suficientes para concluir los resultados que sustentan dicha postura. No debe perderse de vista que un procedimiento arbitral o judicial se gana con medios de prueba veraces y suficientes que acrediten las pretensiones de las partes. Por esta razón, para llevar a cabo un Informe Pericial, el Perito o Experto necesita que su cliente le entregue un gran volumen de documentación para efectuar sus análisis. Es fundamental que esta información sea veraz, íntegra y fiable, de manera que pueda servir como input principal de la metodología de trabajo del Perito. Sin esta documentación objetiva podemos caer en el recurso fácil de acudir a las declaraciones de testigos o las opiniones de las partes, que constituyen piezas de información sesgada y subjetiva. Este recurso puede comprometer seriamente el resultado del trabajo del Perito.

Cuando se firma un contrato, se contabiliza una factura o se detalla una orden de compra, no se suele llevar a cabo pensando que ese documento será un futuro medio de prueba en un juicio o en un arbitraje. Sin embargo, a la hora de procesar cualquier tipo de documento, seguiremos la idea rectora de que ese papel que estamos cumplimentado tiene que ser la viva imagen de la realidad que representa. De esta forma, podrían reducirse errores comunes como  la falta de determinación del proyecto en la documentación, errores en las fechas, fallos tipográficos o descripciones vagas o nulas del contenido de los trabajos. La documentación de proyecto debe ser la representación en papel de lo que pasa en la obra. Si caemos en el error de rellenar documentación sólo por el hecho de cumplimentar tareas de un Check List, no estaremos generando documentación, sino simples papeles que no tienen utilidad ni en la gestión del día a día de la obra, ni en su uso como medio de prueba en eventual litigio o arbitraje.

Cuando nos enfrentamos a un informe pericial debemos transmitir de forma rigurosa, sencilla y convincente la complejidad de cada disputa. Para ello, necesitamos que la historia del proyecto pueda ser contada de manera objetiva e imparcial, ya que las obras son como un ente vivo con una realidad detrás: tienen su principio, su nudo, sus protagonistas y su desenlace. La labor del Perito es la de contar este relato buscando clarificar la realidad, pero, desafortunadamente, las páginas del libro de obra no siempre están escritas como debieran.

[1] Los PPIs o Programas de Puntos de Inspección son documentos clave en el control de la calidad en la ejecución de las obras ya que sirven para registrar que las actividades se han realizado correctamente.

[2] ERP, siglas en inglés de Enterprise Resource Planning, es un sistema de gestión que ayuda a automatizar y administrar los procesos empresariales de distintas áreas, por ejemplo, finanzas, compras o producción.

[3] Forensic Engineering es una disciplina especializada en reclamaciones y disputas de proyectos de ingeniería y construcción, esta cubre tanto la evaluación independiente del mérito de la reclamación como su cuantificación económica.