HR als drijfveer voor agile

Eerst ervaring opdoen en ‘doorleven’

In een organisatie waar men agile werkt, worden post-its geplakt, daily stand-ups georganiseerd én scrumboards uitgerold. Daarmee ‘is’ een organisatie echter nog niet agile. Agile omvat namelijk een gehele nieuwe manier van werken én denken. Een prima eerste stap is het vormen van een multidisciplinair team en te oefenen met de agile manier van werken om ervaring op te doen.

Sommige teams gaat dit beter af dan andere, zeker wanneer de één uitermate afhankelijk is van de andere. Binnen een recruitmentteam bijvoorbeeld is dit vaak lastiger, omdat zij veel moeten schakelen met verschillende lagen binnen de organisatie wat tot veel (onnodige) vertraging en miscommunicatie kan leiden.Voor hen zal daarom Kanban veel beter werken om niet-planbaar werk goed te structureren en het proces en de kandidaten visueel te maken. Belangrijke vragen aan elkaar om het eerste succes van het agile werken te meten, zijn: durven collega’s fouten aan elkaar toe te geven, durft iedereen zich kwetsbaar op te stellen en biedt men elkaar spontaan hulp, ook wanneer dit niet nodig is?

Naast het opdoen van ervaring is het slim om de waarden van agile werken (bijvoorbeeld: inspelen op veranderende prioriteiten is belangrijker dan het volgen van een plan) uit het Agile manifesto te doorleven, te begrijpen en de impact ervan in te zien. Pas dan kun je er goed naar handelen in de praktijk.

Agile HR Manifest

Onlangs heeft een groep van internationale HR-experts het Agile HR manifest gepresenteerd, over vijf basis principes en zes kernwaarden van agile werken. Neem dit goed door, samen met het al genoemde Agile manifesto, zodra je serieus aan de slag gaat met agile werken. Deze transformatie vraagt namelijk een totaal andere rol vanuit HR. De business bepaalt de prioriteiten, er wordt iteratief gewerkt in multidisciplinaire teams en veranderingen worden omarmd in plaats van dat er op wordt gereageerd.
Een organisatie die succesvol agile werken omarmt, heeft aandacht voor gedrag en structuur, maar bovenal voor de mindset. HR kan én moet hierin een prominente rol spelen, (zie ons webinar voor verdere uitleg). HR kan die voortrekkersrol vervullen bijvoorbeeld door oude gedragsgewoonten op een duurzame manier te doorbreken binnen de organisatiecultuur middels het faciliteren van de juiste leerprogramma’s of interventies op gedragsverandering binnen het werk. Wetenschappelijk onderzoek toont aan dat de mindset vaak wordt vergeten en dat er te weinig in wordt geïnvesteerd, terwijl juist deze voorwaardelijk is voor het succesvol transformeren naar een agile organisatie.

De rol(len) van HR

We zien in de praktijk dat HR deze voortrekkersrol op grote schaal binnen organisaties (nog) niet oppakt. HR-afdelingen zijn over het algemeen enigszins behoudend en afwachtend, terwijl ze proactief in de business de juiste informatie kunnen ophalen. Strategische HR business partners kunnen deze taak op zich nemen via verschillende rollen.

Juist HR heeft de potentie om een voorbeeldfunctie te nemen in een succesvolle transformatie naar een agile organisatie. Wat werkt het meest effectief? Kort gezegd: organiseer je eigen afdeling ook agile, doorleef het gedachtegoed (via het bovengenoemde Agile HR Manifesto) en start er uiteindelijk gewoon mee.

Een nieuwe manier van werken kost tijd, je gaat immers een grote verandering door in de werkcultuur, hiërarchie en de (agile) mindset. Change agents of rolmodellen kunnen via een integrale aanpak de ‘why-vraag’ en ‘what’s in it for me’  beantwoorden.  Door hun brede netwerk is deze rol bij uitstek voor HR professionals weggelegd. Denk bijvoorbeeld ook aan een agile coach ter ondersteuning en bijsturing van verschillende teams. Deze persoon zorgt ervoor dat de agile manier van werken en denken in de hele organisatie doorleefd wordt, onder andere door de dialoog aan te gaan met de interne stakeholders, te adviseren en teams te mobiliseren. In de beginfase is het essentieel om de mindset van de medewerker blijvend te veranderen. Trainingen in de agile methodiek en coaching van medewerkers op het vervullen van de nieuwe rol binnen het team zijn van essentieel belang om de nieuwe manier van werken te begrijpen en te omarmen. Draagvlak vanuit het management is daarbij een randvoorwaarde.

Aanvullend kan er vanuit HR een purpose-ontwikkelaar[1] naar voren geschoven worden: iemand die helpt in het faciliteren, formuleren en visualiseren van een inspirerende gemeenschappelijke ‘purpose’ voor de organisatie en haar teams. Met purpose wordt bedoeld: het doel of de bedoeling van een individuele medewerker, team of organisatie. Een gemeenschappelijke purpose staat centraal binnen de agile waarden en zeker ook in het HR manifest als garantie voor succes. In deze rol kun je een team en haar individuen helpen om echt scherp te krijgen wat de (team)purpose is en hoe deze bijdraagt aan de organisatiedoelen. Ook helpt het om van elkaar te weten wat je kwaliteiten zijn en richting te geven naar waar je naartoe werkt als team zijnde.Uit onderzoek blijkt dat een gedeelde purpose, waarmee eenieder zich kan identificeren, over het algemeen leidt tot een betere samenwerking, meer betrokken werknemers en een hogere productiveit. Een belangrijke rol dus om te vervullen. Uiteindelijk wil je toe naar zelforganiserende teams waarbij de teamleden zelf besluiten maken en minder sturing en begeleiding nodig zal zijn vanuit HR.

Verspreid het goede nieuws

Op het moment dat de HR-afdeling meer ervaring heeft opgedaan en de eerste successen heeft bereikt, is het tijd om andere teams agile te laten werken. Aan HR de taak om gerichte trainingen aan te bieden, zodat de medewerker en manager de juiste vaardigheden en competenties hebben op het gebied van agile en  succesvol in multidisciplinaire teams kunnen werken. Nieuwe rollen ontstaan in teams, zodat alle vaardigheden aanwezig zijn. De agile vaardigheden matrixen biedt een goed overzicht van de vaardigheden van elk teamlid. Zodra je uiteindelijk overstapt naar een meer agile organisatie zijn, er minder managers nodig en gaan teams meer zelf organiserend opereren en verantwoordelijkheden oppakken.

HR speelt een overkoepelende en coördinerende rol en kan, wanneer nodig, optimaal afstemmen met Scrum Masters, Product Owners en Agile coaches over de invulling van vaardigheden matrixen en inzicht bieden in wat er nog ontbreekt ofwel ontwikkeld moet worden (en eventueel nieuwe talenten aannemen).

Just do it!

Uiteindelijk moet je als organisatie gewoon beginnen en experimenteren met agile werken, dit intern ervaren en waar mogelijk verbeteren volgens een interatieve aanpak. Focus op de eerste gebruikers en bouw vanuit daar in kleine overzichtelijke stappen voort. Accepteer dat er fouten worden gemaakt en trek daar lering uit. Het vieren van succes, voortdurend verbeteren en eerlijke, constructieve feedback geven aan elkaar, staan hierbij centraal.Vorm als HR een team, ken en doorleef de agile waarden en doe je ervaringen op. Vervolgens ga je aan de slag in de organisatie en vorm je zelforganiserende teams, gefaciliteerd of begeleid door agile coaches en purpose-ontwikkelaars vanuit HR. Zij zorgen ervoor dat elk team de juiste vaardigheden bezit, enthousiast blijft en optimaal presteert. Zo wordt iedere dag het product of proces steeds beter.
Dit bewijst dat, als je het als organisatie serieus neemt, HR absoluut de drijfveer is om de agile manier van werken te realiseren!

Als teams zelf verantwoordelijk worden voor recruitment en beoordelingen, wat betekent dat dan voor de rol van HR? Wanneer een organisatie steeds meer agile gaat werken en met zelforganiserende teams werkt, verandert daarmee ook de rol en invulling van HR. Meer over de voordelen en kansen voor HR wanneer men Agile werkt lees je in ons volgende blog: Agile als gamechanger voor HR.

[1] N. van de Hoef, Agile HR, de (on)misbare rol van HR in wendbare organisaties (2017).

Co-Auteur: Jonas van Wees