Vers des SIRH plus adaptés et plus performants

Où en est-on de la digitalisation des processus RH dans le secteur public ?

La digitalisation s’est imposée dans la fonction publique ces dernières années à la fois du fait des évolutions réglementaires, mais aussi du fait de la modernisation de la fonction publique et de l’évolution des attentes des usagers et des agents. Aujourd’hui, les enjeux de la digitalisation des processus RH sont très proches de ceux du secteur privé, que ce soit du point de vue des attentes des agents ou du vivier de personnes à recruter.

La modernisation et la digitalisation du SIRH permet de gagner en productivité et d’optimiser les processus, tout en amenant plus de transparence. C’est une dynamique globale, avec des niveaux de maturité qui varient d’un organisme à l’autre, et d’un sujet à l’autre. Aujourd’hui sur les processus cœur de métier, comme la paie, la digitalisation est bien avancée. Sur d’autres sujets comme la gestion des talents, la gestion prévisionnelle des emplois et compétences, la gestion des temps et activités, on est au début des implémentations, mais on constate une vraie dynamique globale, poussée par l’évolution de la réglementation.

Comment les grandes évolutions RH de ces dernières années impactent le SIRH des acteurs publics ?

Plusieurs évolutions notables ont été appréhendées par les DRH, et de fait par leur SIRH ces dernières années. Nous pourrions citer la déclaration sociale nominative (DSN) et le prélèvement à la source (PAS) à titre d’exemples. Au-delà du contenu de ces évolutions, c’est le rythme qui s’accélère notablement. Tous les 12 mois (voire moins), les DRH publiques doivent en parallèle de leurs activités récurrentes, mettre en œuvre d’un point de vue organisationnel, humain et SI des évolutions règlementaires. Ces projets ont généralement des plannings très ambitieux imposés par le législateur.

Même s’il reste encore quelques échéances et textes réglementaires en attente, la loi de transformation de la fonction publique du 6 août 2019 a désormais produit l’essentiel de ses grands effets organisationnels. L’actualité RH de 2023 ne sera donc plus rythmée par la mise en œuvre progressive de cette importante réforme, même si certaines mesures s’inscrivent dans sa continuité. Elle sera cependant marquée par l’appropriation croissante des nouveaux dispositifs mis en place, notamment en matière de dialogue social et de représentation du personnel.

Le monde des RH du secteur public connaîtra des nouveautés qui toutes s’inscrivent dans la continuité de grandes évolutions : l’affichage du montant net social sur le bulletin de paie, la réforme de la haute fonction publique, l’évolution du forfait mobilité, le temps partiel thérapeutique en DSN…

Concrètement, qu’est-ce que cela change dans le travail des agents ? En quoi notre offre d’accompagnement est-elle une réponse adaptée aux enjeux actuels ?

Cela nécessite de faire évoluer les processus, parfois l’organisation, de spécifier et tester les évolutions du SIRH, de former les collaborateurs de la fonction RH. Comme pour toute transformation vous me direz…A ceci près que la DRH est une fonction régalienne particulièrement exposée socialement : on ne peut justifier un retard dans le calcul des paies des agents sous prétexte d’un projet en cours en parallèle.

Nos offres d’accompagnement visent justement à assurer une meilleure continuité de service.

Concrètement, nos offres AMOA de « Cadrage de projet informatique », « Spécifications et rédaction de tests fonctionnels », de « préparation et mise en œuvre de la conduite du changement » sont autant d’accélérateurs pour les DRH, et DSI, qui nous font confiance.

La digitalisation permet aux agents de gagner en productivité : les tâches administratives chronophages peuvent être automatisées et ils peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier : être attentif au comportement humain. Un SIRH bien pensé et construit est également un SIRH plus fiable, et plus écologique car dématérialisé. Cependant, comme tout changement, penser et déployer un nouveau SIRH s’accompagne souvent d’un réel besoin accompagnement, auprès des acteurs qui mènent le projet comme auprès des agents auprès desquels les nouvelles solutions vont être déployées.

Notre force en tant que conseil, c’est justement de proposer un accompagnement global, qui permet à la fois de questionner les ambitions, de s’adapter aux différents contextes mais aussi d’aider à accompagner la conduite du changement.

Quels retours d’expérience pouvez-vous partager avec nous ?

Nous accompagnons depuis début 2020 l’Institut de Recherche pour le Développement (IRD) sur son projet de refonte SIRH.

Après avoir mené l’étude d’opportunité, via notre Lot 1 Ugap, l’IRD nous a confié une prestation de refonte des worflows RH en vue de l’accueil du nouveau SIRH. Ce sont quelques 140 workflows qui ont été redéfinis sur les domaines GA, Paie, GTA, Formation, Recrutement, Concours…Puis nous avons enchainé avec la spécification fonctionnelle et la stratégie de recette des modules fonctionnels du SIRH. Actuellement, nos équipes Capgemini PACA continuent l’accompagnement des équipes RH avec des activités de conduite du changement. Une belle histoire d’accompagnement de bout-en-bout grâce à nos véhicules contractuels UGAP.

En février 2020, nous avons commencé un accompagnement pour le Département de la Seine- Saint-Denis. Il était question de moderniser leur SIRH avec mise en application des 1607 heures à l’horizon 2023. Leur outil était devenu obsolète et ils voulaient acquérir un nouvel outil prenant en compte cette évolution règlementaire. Nous avons défini ensemble les éléments de cadrage. Quelques semaines plus tard, avec le début du confinement, nous avons donc organisé des ateliers collaboratifs à distance avec les contraintes opérationnelles qui étaient les leurs à ce moment. Tout en travaillant sur l’acquisition du futur SI, nous avons mis en place des chantiers « quick win » pour optimiser le confort de travail sur le SI alors en place.

Lorsque l’on aborde une refonte d’un SIRH, il faut garder en tête que c’est un chantier qui doit s’inscrire dans le temps. Il faut bien cadrer le projet, faire discuter les agents avec leurs semblables, trouver des ambitions cohérentes avec les changements globaux à venir des fonctions RH.

Dans le futur quelles seront les tendances et les enjeux du SIRH pour le secteur public ?

Le Covid a accéléré le besoin de digitalisation de bout en bout des processus notamment avec le développement du télétravail. Les SIRH se doivent d’être toujours plus intégrés avec des solutions de types GED, Signature électronique, Portail RH. Nous avons plusieurs missions sur ces thématiques actuellement.

Autres tendances technologiques encore peu présentes autour des SIRH : le « LowCode » et la « robotic process automation » (RPA). Le LowCode permet d’accélérer les évolutions connexes au SIRH tout en limitant les développements spécifiques. Nous commençons à avoir des retours d’expérience sur ce point. La « RPA » est une autre tendance de ces dernières années trop peu exploitée par la dizaine de DRH auprès de qui je suis intervenu ces 24 derniers mois. Cette technologie permet d’automatiser les tâches à faibles valeurs ajoutées, et permet in fine aux gestionnaires RH de se concentrer sur des taches à plus forte valeur ajoutée et porteuses de sens.

Aujourd’hui, il y a un vrai enjeu sur la sécurisation des données et des informations personnelles des agents.

Jusque très récemment, le SIRH était conçu comme un outil au service des RH. Aujourd’hui, se pose donc l’enjeu d’adapter le SIRH à l’ensemble des usagers : non seulement les RH mais aussi les managers, pour leur permettre de mieux gérer les équipes. Cela passe par un choix de SIRH plus souple, plus accessible, plus ergonomique. Cela doit se traduire dans l’architecture, avec des outils plus légers, des applications par exemple, ou l’intégration de nouvelles fonctionnalités, comme des outils qui ouvrent la voie au collaboratif : BI, chatbots, IA…

Julien SAIANI

Managing Consultant / Expert SIRH
Capgemini

 

Véronique LABERGE-THOMAS

Leader du Secteur Public
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