Poradnik pracy zdalnej, czyli jak zadbać o nową normalność zawodową

Publish date:

Przymusowy home office czyli nowa era pracy zdalnej

“Obyś żył w ciekawych czasach” to najbardziej znane chińskie przysłowie zdaje się spełniać – pandemia koronawirusa negatywnie rzutuje na liczne obszary życia społecznego i ekonomicznego. Również rynek pracy uległ transformacji. Ale czy niekorzystnej? Paraliż gospodarki i reżim sanitarny wymusił na organizacjach przejście w długotrwały tryb pracy zdalnej. To dla wielu pracowników nowość – zwykle, poza przypadkiem umowy o telepracę, tzw. home offcie był limitowany. W tym artykule podpowiem jak odnaleźć plusy w nowej rzeczywistości, by nie zacząć mylić domu z biurem?

Wizualizacja na start 

Uświadamiaj sobie, że gdyby nie pandemia, to trzeba by było wstać jak zwykle co rano w każdy dzień roboczy i przyszykować się do pracy. Utrwal to wrażenie w przestrzeni domu. Ubierz rzeczy przeznaczone na sytuację wyjścia, business casual będzie jak najbardziej odpowiedni. Uprzątnij stół i zabezpieczaj swoje dane, polityka czystego biurka nadal ma się świetnie. Zjedz śniadanie przy wirtualnej kawie z członkami zespołu – wypracuj rytuały na wzór życia biurowego. Niech to stanie się Twoją rutyną, żeby nie dać się wybić z codziennego rytmu dnia.

Ergonomia 

Pozostań w formie, niech nie kusi Cię miękka pufa. Zadbaj o dostosowane dla siebie biurko oraz fotel. Najczęstszą wadą postawy pracowników biurowych jest tzw. wdowi garb – czyli deformacja u podstawy karku. Warto profilaktycznie korygować sposób siedzenia poprzez regularne ćwiczenia, zwykle spędzamy w takiej pozycji większość czasu. Postaraj się też o odpowiednią podkładkę pod myszkę z podpórką na nadgarstek. Taka amortyzacja pozwoli uniknąć szkodliwego naprężenia mięśni i ścięgien. Długotrwałe zaniedbanie poprzez brak stabilizacji ręki prowadzi do zespołu cieśni nadgarstka, który w najbardziej zaawansowanych przypadkach ucisku nerwu wymaga operacji.

Wyznaczaj granice 

Jeśli nie potrafiłsz dotąd umiejętnie zarządzać własnym czasem, oto właśnie życie daje Ci okazję poćwiczyć. Powinieno się ustalić ramy czasowe, w jakich wykonuje się swoją pracę. Przecież pracując z siedziby firmy również są określone godziny na przyjście i wyjście z biura. Dynamika pracy z jego pomieszczeń całkowicie przeniosła się do Intranetu. Najważniejsze będzie wyznaczenie priorytetów, zadań, które muszą być w danym dniu wykonane. Najlepiej przeznacz na to godzinę czasu, podczas której nic nie powinno Cię rozpraszać. Ani nikt – możesz zamknąć skrzynkę mailową i zablokować aktywność na komunikatorze, by później być w stu procentach dyspozycyjnym.

Ten typ tak ma 

Jakim jesteś chronotypem – skowronka, który działa najefektywniej w godzinach porannych, czy sowy, która reaktywuje się po południu? Odpowiedź pomoże Ci podjąć decyzję, jak rozplanować akcje, kiedy wykonać najbardziej czasochłonne i wymagające skupienia zadania. Może lepiej działasz, słuchając muzyki? Szczególnie teraz przestrzeń i gusta współpracowników Cię nie ograniczają. Komfort pracy jest najważniejszy, jeśli jednak zmiana otoczenia nie wpływa na Ciebie stymulująco, a Twoje usposobienie nie sprzyja efektywnej pracy poza standardowym środowiskiem, możesz wykorzystać kilka sposobów na usprawnienie wykonywania codziennego planu.

Try hard to work smart 

Jeśli na początku wypracujesz dobre nawyki, nie będziesz mieć trudności z ustaleniem ram czasowych na poszczególne zadania. Możesz wykorzystać każdą z poniższych wskazówek:

  • Milczenie nie jest złotem – nie bój się zapytać przełożonego o priorytety – odpowiedź pozwoli na ustalenie hierarchii zadań, na które powinno poświęcić się więcej energii i zaangażowania. Jeśli starczy Ci czasu, wykonasz resztę zleceń, które są mniej pilne.
  • Kalendarz Twoim sprzymierzeńcem – zaznaczanie planowanych aktywności w kalendarzu pozwoli Ci na bieżąco ocenić, ile zajmie dana czynność lub spotkanie, w ten sposób dopasujesz kolejne zadania jak układankę. Szanuj swoje limity czasowe, doba nie jest z gumy.
  • Checklista – ustal zakres zadań, który pod koniec dnia pracy powinien być ukończony. Zaznaczaj akcje, które możesz już „odhaczyć” z listy, wpłynie to pozytywnie na Twoją sprawczość, skuteczniej będziesz zbliżać się do ukończenia zamierzonego planu;
  • Easy ride – wykonaj w pierwszej kolejności zadania wymagające największych nakładów pracy. Potem bez nerwów wykonasz prostsze procedury, bo ze wszystkim zdążysz i trafniej ocenisz potrzebny czas na wykonanie podobnych zadań w przyszłości.
  • Słonia zjada się po kawałku – jeśli przydzielono Ci skomplikowane zadanie, np. stworzenie raportu, podziel je na etapy. Ten sposób pomoże stworzyć uporządkowany system, który ułatwi analizę postępu wykonania pracy.
  • Zasada Paretto – czyli inaczej 80/20. Mówi ona o tym, że 20% nakładów i zaangażowania w pracy odpowiada za 80% rezultatu. Wykorzystaj ten potencjał do oceny swojej produktywności. Poprzez ten kontekst zastanów się, które 20 % Twoich najważniejszych działań prowadzi Cię do osiągnięcia wybranych celów.
  • Matryca Eisenhowera – jest jednym z najskuteczniejszych narzędzi wspomagających ustalanie priorytetów. Podziel kartkę na cztery części. Po lewej stronie od góry pionowo oznacz pola jako „ważne”, „nieważne”, a w prostopadłym położeniu o góry kartki pozostałe miejsca jako „pilne” „niepilne”. Wymiary ważności i pilności zadań pomogą utworzyć cztery ćwiartki matrycy, którym adekwatnie przypiszesz zaplanowane działania.
  • Przejrzysty pulpit – nie tylko zabałaganione biurko może przeszkadzać, również pootwierane bez liku aplikacje. Aby poskromić chaos, pozostaw dostępne tylko te witryny lub pliki, które potrzebujesz do wykonania konkretnego zadania. Po jego ukończeniu zamknij zbędne programy.
  • Odpocznij i zmień otoczenie – po każdej godzinie pracy zrób 5-minutową przerwę. Możesz ją wykorzystać choćby na rozciągnięcie mięśni i pójście po kawę lub drugie śniadanie. Pauza poprzez zmianę rodzaju aktywności pozytywnie wpływa na naszą produktywność – pomaga reaktywować mózg, który nie jest przystosowany do długotrwałego skupienia. W ten sposób również wspomagamy utrwalanie ważnych informacji.
  • Multitasking to mit – nie jesteśmy stworzeni do wykonywania wielu zadań jednocześnie, bo jak wspomnieliśmy, człowiek nie jest w stanie długotrwale bez przerwy skupiać się na jednym zadaniu. Kilka zadań naraz oznacza przebodźcowanie, czyli przeciążenie dla mózgu. Liczne neurobiologiczne eksperymenty dowiodły, że wielozadaniowość spowalnia pracę i daje gorsze wyniki, niż gdybyśmy mieli poświęcić uwagę jednemu wybranemu zadaniu.
  • Nie rozmieniaj się na drobne – w natłoku spraw łatwo więc o rozproszenie. A dostęp do wifi w smartfonie może to wzmagać.  I tak nie dasz rady ukończyć Internetu, a pracę i owszem. Możesz ustalić 5-10 minutowy dostęp do informacyjnego newslettera lub poczty email podczas przerwy kawowej. Potem pozostań offline. Właśnie zakrada się prokrastynacja – odwlekanie, niespodziewanie jesteś gotowy na przedterminowe świąteczne sprzątanie domu lub nadążenie ze swoimi ulubionymi podcastami. A robota leży odłogiem. Możesz stworzyć listę zakazanych aktywności i ich przestrzegać. Nie mieszaj też obowiązków zawodowych z domowymi. Pranie zrobisz później, inaczej zburzysz ramy czasowe i możliwe, że jedynym rozwiązaniem będą nadgodziny, żeby się ze wszystkim wyrobić. Nie wychodź z roli, nadal przecież siedzisz na open space.
  • A teraz ukłon – już skończyłeś na dzisiaj, ale przedstawienie trwa nadal. Czas na „wyjście z pracy”. Wyłącz komputer, wywietrz pokój. Niech nie kusi Cię ponowne otwarcie laptopa. W dawnych czasach zostawiłbyś go w biurze. I niech teraz tam pozostanie. Najlepiej, jeśli przez resztę dnia nie wejdziesz już do pomieszczenia, w którym pracujesz. Powinna to być przestrzeń zarezerwowana tylko na obowiązki służbowe, po ich wykonaniu nie ma opcji powrotu. Odetnij się. Przecież zmierzasz właśnie do biurowej windy na parking. A więc zamykasz drzwi i…ekspresowo, jak nigdy wcześniej przekraczasz próg domu. Czy to nie wielki plus? „Jedyną stałą rzeczą w życiu jest zmiana”. Od Ciebie zależy, jak ją wykorzystasz, kluczowa jest umiejętność adaptacji jako radzenie sobie w sytuacjach wychodzących poza schemat. To teraz jedna z najbardziej pożądanych kompetencji miękkich na dzisiejszym rynku pracy.

Powiązane posty

HR Blog

Poznaj kompetencje najbardziej doceniane przez pracodawców

Date icon 2021-03-05

Kompetencje – czym są i które z nich są najbardziej pożądane u pracowników

HR Blog

Marka pracodawcy i trendy employer brandingu

Date icon 2021-01-07

Marka pracodawcy powinna odzwierciedlać prawdziwe doświadczenia pracowników