Behörden im Zugzwang des digitalen Wandels

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Die digitale Transformation ist längst im Behördenalltag angekommen. Die damit einhergehenden, veränderten Anforderungen an die Kompetenzen und Fähigkeiten der Beschäftigten sowie an die Strukturen stellt die öffentliche Verwaltung vor neue Herausforderungen.

In unserem letzten Blog wurde deutlich, dass Unternehmen nicht nur vor der Herausforderung stehen, bei den aktuellen technischen Trends mitzuhalten, sondern vielmehr ihre Mitarbeiter in diese Entwicklung zu integrieren. Auch im öffentlichen Sektor steigen analog zur Privatwirtschaft die Ansprüche eines jeden Bürgers im Hinblick auf Umfang und Ausgestaltung der digitalen Leistungen.

Es ist 5 vor 12 – woraus sich der Druck zu handeln ergibt

Zu den „digitalen“ Ansprüchen der Bürgerinnen und Bürger kommen die der (zukünftigen) jungen Beschäftigten. Sie fordern Flexibilität, flache Hierarchien und effiziente, digitale Arbeitsweisen – kurzum: eine Arbeitgeberattraktivität des digitalen Zeitalters. Zwei Aspekte erhöhen den Druck noch zusätzlich: der Fachkräftemangel und die Altersstruktur. Es fehlt an IT-Experten und Ingenieuren und in den nächsten 15 Jahren werden mehr als 1,5 Millionen Beschäftigte den öffentlichen Dienst altersbedingt verlassen[1]. Als wäre dies nicht genug, sind  rechtliche Vorgaben zu beachten – auf nationaler und europäischer Ebene. So fordert das Onlinezugangsgesetz (OZG), dass Bund, Länder und Kommunen bis 2022 alle Verwaltungsleistungen in Deutschland auch digital über Verwaltungsportale anbieten müssen.

 

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Abbildung 1: Veränderungsdruck auf die öffentliche Verwaltung

 

Druck erfordert Maßnahmen – was es nun für die Behörden zu tun gilt

Mit Blick auf obige Aspekte wird klar: eine einfache, schnelle und zugleich alle zufriedenstellende Lösung ercheint sportlich. Denn die Digitalisierung der Verwaltung muss sowohl (betriebs-)wirtschaftliche Anforderungen als auch spezifische rechtliche, organisatorische und personalwirtschaftliche Herausforderungen des öffentlichen Dienstes berücksichtigen. Doch was bedeutet das konkret?

Der öffentliche Sektor muß Schlüsseltechnologien identifizieren, welche einen wesentlichen Mehrwert für die Verwaltung bieten und deren potentiellen Einsatz ganzheitlich analysieren. Ein Beispiel könnte die Nutzung von Chatbots bei der Automatisierung von Kundenservices sein. Zunächst könnte der Eindruck entstehen, Chatbots nähmen Behördenmitarbeiter ihre Jobs weg – und führten zu  Arbeits- und Perspektivlosigkeit. Mit Blick auf wachsende Alters- und Fachkräftelücken kann diese These direkt widerlegt werden. Vielmehr wird es die Aufgabe der Behörden sein, sich ein klares Bild über die Verfügbarkeit des Personals, die zukünftig benötigten Aufgabenprofile  sowie die notwendigen Qualifikationen zu beschaffen. Ziel ist es, alternative Einsatzmöglichkeiten zu identifizieren, welche die Veränderungen für die Mitarbeiter machbar erscheinen lassen. Denn die Beschäftigten sind zentrale Partner im Prozess des digitalen Wandels: ohne ihre Beteiligung und Bereitschaft lassen sich keine neuen Arbeitsmodelle, veränderte Rollenverständnisse etc. umsetzen und nachhaltig verankern. Dieser mitarbeiterzentrierte, digitale Wandel schürt den Bedarf an flächendeckenden, zielgerichteten und individuellen Weiterbildungsmaßnahmen. Das ist wiederum nur möglich, wenn sich die Aufgabenstellung und das Selbstverständnis der Personalreferate ändert – von einer eher administrativen hin zu einer Analysten- und Beraterfunktion. Der Rollenwandel impliziert auch Änderungen in den Behördenstrukturen. Denn nur wenn Schlüsseltechnologien passend eingesetzt und sich die neuen Prozesse auch in den Strukturen widerspiegeln, können die Nutzenpotentiale ausgeschöpft werden.

5 Erfolgsfaktoren – worauf es zu achten gilt

Vor dem Hintergrund der geschilderten Komplexität und Abhängigkeiten gilt es für die öffentlichen Behörden, fünf zentrale Stellhebel bei der Gestaltung ihrer digitalen Transformation zu beachten:

  1. Gesamthaft: eine Vision, die Behördenstrategie, gesetzlichen Auftrag und Mitarbeiterziele verbindet
  2. Mitarbeiter zentriert: frühzeitiger Einbezug der Belegschaft geleitet durch ein gemeinsames Zielbild und ein kollaboratives Lernumfeld
  3. Befähigend: Strukturen, die Mitarbeiterpotenzialen auf Führungs- und Teamebene fördern
  4. Nachhaltig: iterativer, datenbasierte und wertstiftender Verbesserungsanspruch entlang der Arbeitsprozesse
  5. Ökosystem zentriert: kollaborativer Wissensaustausch und Kompetenzbündelung von Expertenwissen

Ausblick

Dieser Blog ist ein Exkurs im Rahmen unserer  „Workforce Transition“ Blogreihe. Im ersten Blog haben wir gezeigt, warum die strategische Personalplanung und -entwicklung im Zuge der Digitalisierung generell immer mehr an Bedeutung gewinnt. In den nachfolgenden Artikeln werden wir uns mit folgenden Aspekten beschäftigen:

  • Blog 2: Was kann man von Unternehmen lernen, die sowohl die Digitalisierung als auch die damit einhergehenden Implikationen für die Belegschaft erfolgreich meistern?
  • Blog 3: Welche konkreten Wege gibt es Mitarbeiter auf neue Aufgaben durch die Automatisierung vorzubereiten?
  • Blog 4: Wer ist wofür verantwortlich, um Mitarbeiter auf neue Rollen vorzubereiten und so ihre zukünftige Beschäftigungssicherheit zu fördern?

 

[1] Vgl. https://www.handelsblatt.com/politik/deutschland/beamtenbund-dem-staat-fehlen-mehr-als-185-000-mitarbeiter/20807296.html?ticket=ST-763872-sb3nb1DdpC599UVIEl9v-ap6 ; abgerufen am 2. August 2019

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