Application Platforms und deren Einfluss auf die Systemlandschaft im Einkauf

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Wie Plattformlayer fundamental einen Einfluss darauf haben werden, wie Unternehmen über Anwendungen denken.

Die Entscheidung für eine Anwendungslandschaft zur Erfüllung der Anforderungen eines Unternehmens war noch nie einfach. Dies gilt für alle Geschäftsprozesse, sei es in der Fertigung, im Vertrieb oder in der Beschaffung. Der Auswahl- und Entscheidungsprozess erfordert viel Vorausdenken und Planung. In einer Zeit, in der sich langjährige Geschäftsmodelle auf Grund neuer Technologien wie Big Data, Blockchain, maschinelles Lernen, künstliche Intelligenz oder robotergesteuerte Prozessautomatisierung stark verändern, müssen Unternehmen zudem ständig auf dem neuesten Stand sein, um sicherzustellen, dass ihre ausgewählten Lösungen mithalten können.

Traditionell stand ein Unternehmen, das in eine neue Softwarelösung investieren wollte, vor der Entscheidung sich entweder für die „Best-of-Breed“ Lösung (auch als „Best-in-Class“ Lösung bekannt) oder für eine „Plattform Suite“ zu entscheiden. In letzter Zeit ist jedoch eine neue Art von Lösung in Erscheinung getreten – die „Application Platform“. Wir glauben, dass dies die vorrangige Lösung der Zukunft sein wird.

Best-of-Breed ist ebenso attraktiv wie kompliziert

Eine Best-of-Breed Lösung ist im Normalfall eine sehr spezialisierte Anwendung, die nicht selten in genau einem Bereich hervorragende Funktionalitäten bietet. Bei der Wahl dieser Option wird ein Unternehmen in den meisten Fällen letztendlich mehrere unterschiedliche Tools von verschiedenen Anbietern vorhalten, die jeweils auf einen konkreten, sehr spezifischen Bedarf zugeschnitten sind.

Die Vorteile für die Best-of-Breed Option liegen auf der Hand: man erhält die bestmögliche Lösung für ein bestimmtes Problem. Best-of-Breed Lösungen reagieren häufig schneller auf sich ändernde Marktbedürfnisse und bieten ein höheres Maß an Flexibilität. Außerdem erhält man genau die Lösung, die man benötigt, ohne dass man mehrere andere Anwendungen in einem Paketangebot kaufen muss, für die man möglicherweise nur bedingt bzw. keine Verwendung hat. Zudem sind Best-of-Breed Lösungen häufig günstiger und können – vor allem mit dem Aufkommen der Cloud-basierten Anwendungsbereiche – schneller ausgetauscht werden, da sie in der Regel keine langfristigen vertraglichen Verpflichtungen erfordern.

Gleichzeitig sind die Nachteile jedoch ebenso klar: Diese individuellen Lösungen lassen sich häufig nicht gut miteinander integrieren, was zu einem hohen Integrationsaufwand oder einer Datenredundanz führt, was eine kostspielige Datenreplikation über das gesamte Feld hinweg erfordert. Und der oben genannte Vorteil der schnellen Wechselmöglichkeit birgt auch einen Nachteil: einst verfügbare Lösungen können kurzfristig ausfallen, wenn der Anwendungsentwickler den Markt verlässt. In vielen Fällen werden die Lösungen auch von vergleichsweise kleinen Unternehmen entwickelt, was häufig in geringer Produktunterstützung resultiert.

Es gibt noch eine weitere Einschränkung – das „Best-of-Breed“ gegenüber dem „Best-Fit“ Problem. Zwar ist eine bestimmte Best-of-Breed Lösung für die meisten Unternehmen möglicherweise die Beste, sie ist jedoch manchmal trotzdem nicht die beste Lösung für ein bestimmtes Unternehmen mit seinen spezifischen Prozessen und Anforderungen.

Plattform Suites sind vordergründig komfortabel, aber sind keine „All-Stars“

Im Gegensatz zu einer singulären Best-of-Breed Lösung kommt eine „Plattform Suite“ von einem Anbieter mit einer kompletten, ganzheitlichen Prozesslösung. Es handelt sich in der Regel um eine integrierte Suite von Anwendungen, die jeweils einen bestimmten Prozessschritt abdecken, wie Sourcing, Lieferantenverwaltung, Katalogmanagement, Einkauf, Rechnungsstellung und dergleichen.

Ein Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass man von diesen Anwendungen erwarten kann, dass sie innerhalb der Suite gut miteinander arbeiten, wodurch im Gegensatz zum Best-of-Breed Ansatz der Bedarf an Datenreplikation und -integration reduziert wird. Die einzelnen Anwendungen sprechen miteinander, und der Benutzer hat beispielsweise über den gesamten P2P-Prozess hinweg die gleiche Oberfläche. In der Regel muss er sich auch nur einmal anmelden, um auf alle Funktionalitäten zugreifen zu können. Falls technische Unterstützung benötigt wird, gibt es einen direkten Ansprechpartner, an den man sich bei Problemen und Herausforderungen wenden kann. Da diese Plattform Suite Anbieter im Normalfall große Unternehmen sind, verfügen sie häufig über eine umfangreiche Support-Organisation mit genau definierten Prozessen und Service-Level-Agreements.

Auf der anderen Seite bestehen Plattform Suiten selten nur aus „Stars“. Das bedeutet, dass man oft ein paar gute Anwendungen erhält, möglicherweise sogar eine Best-of-Breed Anwendung, einige mittelmäßige und dann vielleicht noch ein paar unzureichende. Um eine solche Plattform Suite zu implementieren, muss ein Unternehmen daher häufig auf einige spezialisierte Anwendungen verzichten und weniger spezialisierte Prozessdesigns akzeptieren oder kostspielige Anpassungen vornehmen. Durch die Verwendung einer Plattform Suite wird das Unternehmen in den „geschlossenen Garten“ des Verkäufers eingesperrt. Vertraglich bedeutet dies in der Regel dann auch eine langfristige Verpflichtung. Manche Anwendungen einer Plattform Suite altern schneller als andere – große Suites sind nicht dafür bekannt, sich schnell an wechselnde Anforderungen anzupassen.

Darüber hinaus können sich einige der wahrgenommenen Vorteile auch in Nachteile verwandeln. Viele Plattform Suites stammen ursprünglich nicht von demselben Anbieter. Stattdessen wurden die Anwendungen nur zum Teil selbst entwickelt und zum Teil durch den Kauf von Applikationen von zuvor genannten kleineren Unternehmen ergänzt, welche eine Best-of-Breed Software entwickelten. Das Endergebnis kann eine heterogene nicht integriert arbeitende Sammlung einzelner Anwendungen sein. Und dann hat die Lösung ein eigenes Integrations- und Stammdatenproblem. Ein ähnliches Problem tritt auf, wenn man beschließt, eine der „kleineren“ Anwendungen in der Suite durch eine Best-of-Breed Anwendung von einem Drittanbieter zu ersetzen. Dies führt häufig zu großem Aufwand in Bezug auf Stammdaten und Prozessintegration.

Application Platforms sind die Zukunft

Um die Nachteile des Best-of-Breed und der Plattform Suite zu überwinden, ist eine neue Art der Lösung auf dem Vormarsch: Die „Application Platform“. Die allgemeine Idee der Application Platform ist so einfach wie überzeugend: man ermöglicht die Kombination von Best-of-Breed Anwendungen verschiedener Anbieter auf einer gemeinsamen Plattform. Im Grunde genommen das Beste aus beiden Welten.

Wenn man das Prinzip von iOS oder Android als Beispiel nimmt, fungiert die Application Platform als das „Betriebssystem“, auf dem die von verschiedenen Anbietern hergestellten Anwendungen ausgeführt werden. Die Stammdaten werden von den verschiedenen Anwendungen über definierte Schnittstellen mit dem Plattform-Layer ausgetauscht. Die verfügbaren Daten werden so den anderen Anwendungen offengelegt (natürlich mit einer großen Anzahl von Berechtigungen), um eine vollständige Prozessintegration zu ermöglichen.

Auf einer solchen Application Platform kann ein Unternehmen je nach Bedarf die richtigen Komponenten für jeden Geschäftsprozess auswählen. Sourcing von Lieferant A, Rechnungserstellung von Lieferant B, Lieferantenmanagement von Lieferant C usw. Durch die Verwendung desselben Anwendungs-Layers als Grundlage für ihre Prozesse, können die einzelnen Anwendungen nahtlos integriert werden und wie eine Plattform Suite zusammenarbeiten, ohne aber Kompromisse in der Anwendungsqualität eingehen zu müssen.

Durch die Nutzung eines gemeinsamen Plattform-Layers für den Datenaustausch zwischen den verschiedenen Anwendungen, kann eine Anwendung mit den gesammelten und analysierten Daten aus einer oder mehreren anderen Anwendungen gespeist werden, was zu maßgeschneiderten Lösungsantworten führt. Beispielsweise könnten Daten aus dem Risikobewertungsmodul von Lieferant A den Genehmigungsfluss im Beschaffungsmodul des Lieferanten B beeinflussen.

Jede Application Platform Lösung eignet sich natürlich für die Verwendung einer KI-Layers. Die Fülle an verfügbaren Daten zwischen den verschiedenen Anwendungen ist einfach zu gut, um sie nicht zu nutzen. Zudem ergeben sich Automatisierungsmöglichkeiten, sofern die Daten ausreichend aufbereitet sind, um Vorhersagen über zukünftige Anforderungen treffen zu können.

Um einige Vorteile näher zu erläutern, nehmen wir das Beispiel der Integration von Geschäftspartnern, was in der Regel eine aufwändige Aufgabe ist. Mit einer Application Platform muss ein Geschäftspartner nur einmal integriert / verbunden werden – nämlich mit der Plattform selbst. Danach stehen der Anbieter und seine Stammdaten allen Anwendungen auf der Plattform zur Verfügung. Man vergleiche dies mit dem Best-of-Breed Ansatz, bei dem ein Geschäftspartner für jede Anwendung separat aktiviert wird und die Stammdaten später synchronisiert werden müssen. Auf diese Weise können Application Platforms die Einführung neuer Anwendungen und Prozesse unter den Geschäftspartnern eines Unternehmens enorm beschleunigen. Stammdaten, die von verschiedenen Anwendungen benötigt werden, enden somit in einer einzigen Schnittstelle zum Geschäftspartner und sind deshalb einfacher zu pflegen.

Die sich immer häufiger verändernden Geschäftsprozesse und die Notwendigkeit, mit den schnelllebigen Veränderungen Schritt zu halten, erfordern agile und flexible Lösungen. In dieser Hinsicht werden Application Platforms in absehbarer Zeit unschlagbar sein. Durch die Möglichkeit, die benötigten Anwendungen individuell auszuwählen und somit bei Bedarf schnell Anwendungen auszutauschen oder neue Anwendungen hinzuzufügen, sind die Unternehmen nicht mehr auf die Entwicklungs- und Releaseroadmaps eines einzigen Anbieters angewiesen.

Um erfolgreich zu sein, müssen Application Platforms einige Voraussetzungen erfüllen:

  • Application Platforms müssen sich einfach in die vorhandenen Standard-ERP-Systeme des Kunden integrieren lassen. Es wird immer ERP-Systeme geben, aber in zunehmendem Maße werden dort nur noch Daten gespeichert werden – sie sind der Endpunkt der meisten Geschäftsprozesse. Statische Daten wie Benutzerstammdaten oder Kostenträger werden weiterhin in einem ERP-System verwaltet und von dort aus in die Application Platform zurückgesendet. Hingegen werden Bewegungsdaten und dynamische Geschäftsdokumente auf der Application Platform gehalten, bearbeitet und im Anschluss an das ERP-System übergeben.
  • Application Platforms müssen offen sein. „Offen“ bedeutet eine vollständig entwickelte und dokumentierte Programmierschnittstelle, mit der Dritte ihre eigenen Anwendungen auf der Plattform erstellen können. Dritte müssen die Plattform-Layer beherrschen können, um eine vollständige Integration von Daten und Prozessen zu ermöglichen. Dieser Technologie-Layer sollte auch eine Library für eine einheitliche Benutzeroberfläche enthalten, die es Dritten ermöglicht, ihre Anwendungen schnell und einfach an die Benutzeroberfläche der Application Platform anzupassen. Dadurch kann sich der Benutzer in jeder Anwendung der Plattform „zu Hause“ fühlen.

Fazit

Ich bin fest davon überzeugt, dass die Application Platform Lösung die Zukunft ist, sie ist jedoch noch nicht etabliert. Die derzeit verfügbaren Lösungen sind zwar ein vielversprechender Schritt in die richtige Richtung, aber sie müssen erst noch die kritische Masse erreichen, um genügend Nutzer davon zu überzeugen, in eine gemeinsame Zukunft zu investieren, indem sie ihre Anwendungen auf die Plattform bringen. Die meisten Vorzeigeanwendungen auf den Plattformen werden aktuell noch von den Plattformunternehmen selbst entwickelt, um von Anfang an funktionale Lösungen bereitzustellen. Und wenn eine Integration mit einer Drittanbieteranwendung erfolgt, wird dies häufig als einfacher „IFRAME“ ausgeführt, was zu unterschiedlichen Benutzeroberflächen führt und das System zusammenhanglos erscheinen lässt. Eine KI-Integration ist selten zu finden und oft noch in den Kinderschuhen. Aber sobald diese Kinderkrankheiten überwunden sind und eine kritische Masse erreicht ist, wird die Application Platfom die optimale Softwarelösung für die Zukunft sein.

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