Datadriven transformation av offentlig sektor

Hur avancerad analys kan hjälpa den offentliga sektorn för att möta framtiden

Inom offentlig sektor ingår olika verksamheter, som huvudsakligen finansieras av skattemedel från stat, region och kommun. Dessa verksamheter infattar bland annat vård- och omsorg, skola, rättsväsende, försvar och infrastruktur. Den offentliga sektorn är central i att tillhandahålla grundläggande tjänster som möjliggör ett tryggt, välfungerande och rättvist samhälle för alla. Vi ser idag en stor utvecklingspotential inom det offentliga, där verksamheter kan fatta välgrundade beslut och agera mer resurseffektivt med hjälp av avancerad analys.

Spelplanen har förändrats markant de senaste åren. Mängden data och tillgången till datorkraft har tillsammans med standardisering och andra teknologiska genombrott inom AI – t.ex. Large language models (LLM) – gett upphov till nya möjligheter inom alla sektorer, inte minst inom det offentliga. I denna artikel presenteras ett antal områden där avancerad analys kan användas för att skapa nya möjligheter inom offentlig sektor, både genom innovation och effektivisering. I texten används begreppet ”avancerad analys” som ett samlingsbegrepp för bl.a. business intelligence, analytics, AI, maskininlärning och data science.

Mer hållbarhet med Avancerad analys

Ett potentiellt användningsområde för avancerad analys inom offentlig sektor är hållbarhetsarbete, där insamling och analys av data; så som energiförbrukning, transporter och avfallshantering kan användas för att minska miljöpåverkan från städer, kommuner och regioner. Även myndigheter kan använda avancerad analys som ett verktyg i sitt hållbarhetsarbete.

Genom att använda avancerad analys kan myndigheter fatta bättre beslut, som även tar andra aspekter än de ekonomiska i beaktning vid viktiga strategiska val. Avancerad analys kan användas för att identifiera områden där en effektiv minskning av verksamhetens klimatpåverkan är möjlig. Detta ger även möjlighet till förbättrad rapportering och uppföljning av hållbarhetsrapporter och ESG-krav.

Enviromental, Social, Governance (ESG) är en samlingsterm för en rad hållbarhetsrelaterade frågor som berör både företag och offentlig verksamhet – och därmed samhället som helhet.

E: Betecknar frågor som rör miljö- och klimatförändringar, utsläpp, förorening, vattenbrist; klimatsmarta lösningar, grön teknikutveckling och andra sätt att minska vår gemensamma klimatpåverkan.

S: Rymmer social hållbarhet och mänskliga rättigheter, så som jämställdhet, arbetsmiljö, anti-diskriminering och mångfald.

G:  Behandlar frågor gällande hur bolag och offentliga organisationer styrs med fokus på efterföljande av olika lagar och regelverk, så som anti-korruption, transparens, styrelsesammansättning och hållbarhetsrapportering.

Inom samtliga ovanstående områden kan avancerad analys användas till att både förnya och förbättra hur verksamheter styrs och utvecklas mot sina övergripande mål. Många organisationer har exempelvis valt att utveckla sociala KPI:er, där mättal kopplade till ekologisk och social hållbarhet blir en del av styrmodellen. Genom att mäta och analysera sociala KPI:er inom hälsa, utbildning och sysselsättning kan organisationer i offentlig sektor få en bättre förståelse för samhällets behov och anpassa sina tjänster och program därefter. Med hjälp av insikter från avancerad analys kan myndigheter identifiera potentiella förbättringsområden, som i sin tur kan användas för att öka tillgången till utbildning eller för att minska hälsoklyftor. Detta ger även upphov till nya möjligheter för samarbete mellan olika organisationer med gemensamma mål.

Öppna data i Offentlig sektor

Öppna data är ett lovande område för den offentliga sektorn. Genom att öppna upp data för allmänheten skapas en ökad transparens, som i sin tur ger medborgarna möjlighet att använda sin data till att utveckla nya innovativa lösningar. Även företagen ges möjlighet att utveckla nya tjänster baserade på öppna data. Dessutom kan delad data mellan våra myndigheter, städer och regioner underlätta både samarbeten och förbättra kostnads- och resurseffektiviteten inom det offentliga.

Sedan i augusti 2022 gäller den s.k. öppna datalagen – lagen om den offentliga sektorns tillgängliggörande av data – alla myndigheter. Även andra statliga, regionala och kommunala organisationer omfattas. Datalagen tillämpas också på offentligt ägda bolag, men endast när det gäller data som kan knytas till tjänster av allmänintresse, som inte är direkt konkurrenssatta. Målsättningen är att främja offentliga organisationers tillgängliggörande av data för vidare användning. Lagen tillämpas under förutsättning att allt sker i enlighet med kraven på informationssäkerhet och skydd av personuppgifter, samtidigt som rikets säkerhet inte heller får äventyras.

Förhoppningen är att den nya lagen kommer att främja skapandet av helt nya analystjänster med hjälp av öppna data. Här ligger vi i Sverige än så länge efter stora delar av Europa. Initiativ och påtryckningar från EU accelererat utvecklingen något, men här finns fortsatt en stor förbättringspotential med möjligheter till egna initiativ inifrån.

Kollaborativa ekosystem av data

För att kunna dra nytta av datadrivna insikter i ett globalt samhälle behövs tillgång till data som traditionellt sett varit separerad mellan olika myndigheter, organisationer, företag och medborgare. Framväxten av kollaborativa ekosystem mellan olika aktörer möjliggör informationsdelning som samtidigt värnar om både sekretess och suveränitet. Denna utveckling skapar unika möjligheter till samarbete kring många av de utmaningar som offentliga organisationer ofta möter. Kollaborativa ekosystem kan generera kunskap till att agera mot klimatförändringar för att att snabbt fatta rätt beslut vid en pandemi, för att ge några aktuella exempel.

Ett nytt spännande exempel är ’Smarta städer’, där data är en grundförutsättning för att kunna tillämpa AI, digitala verktyg och tjänster som gör livet bättre och enklare för stadens invånare. För att kunna optimera stadsplanering ur ett hållbart och långsiktigt perspektiv behöver även det offentliga börja använda data som det kraftfulla verktyg det faktiskt är. Då vi i Sverige redan ligger långt fram inom andra digitaliseringsområden så torde vi snabbt kunna göra stora landvinningar även på detta plan. Läs mer om detta specifika ämne i Capgemini’s artikel Collaborative Data Ecosystems for the Public Sector .

Datalitteracitet i Offentlig sektor

Dataliteracitet – eller data literacy – är som namnet antyder en benämning på förmågan att tolka och tillämpa data ändamålsenligt. Sådan kompetens är en grundförutsättning i skapandet av den datadrivna organisationen, där avancerad analys används för välavvägda beslut och effektiv resurshantering.

Att främja grundläggande dataliteracitet har många fördelar – inte minst i det offentliga, där en ökad förståelse för hur data används skapar större öppenhet, vilket i sin tur kan bidra till förbättrad kommunikation och ett större förtroende mellan myndighet och medborgare.

Offentliga organisationer kan med fördel driva initiativ för att öka den digitala literaciteten inom verksamheten. När anställda har förmågan att använda data på ett effektivt sätt kan arbetsprocesser förbättras, varpå onödig tid- och resursallokering kommer att minska. En bättre förståelse för data förbättrar även de anställdas förmåga att både identifiera och lösa problem. På köpet erhålls ofta en känsla bland anställda om att man förstår organisationen bättre och att man även har möjlighet till konstruktiv påverkan på organisationen som helhet. En ökad förståelse förbättrar även organisationens säkerhet genom att minska risken för bl.a. dataintrång.

Sammanfattningsvis kan dataliteracitet hjälpa oss att förbättra den offentliga sektorns service, trygghet och effektivitet. Genom att lära sig arbeta datadrivet kan myndigheter och andra offentliga organisationer tillvarata den uppsjö av möjligheter som avancerad analys erbjuder. Resultatet blir ofta en bättre och mer effektiv organisation, och sådana åtnjuter ofta större förtroende från allmänheten.

Generativ AI

Generativ AI är en artificiell intelligens som kan generera nya originella verk baserat på en stor mängd tidigare material. Tekniken fick sitt stora genombrott i.om. lanseringen av den textbaserade assistenten Chat-GPT, men faktum är att det sedan en tid tillbaka funnits en uppsjö av olika ramverk och appar med liknande funktioner för både bild och ljud.

Generativ AI befinner sig i ett intensivt utvecklingsskede där nya möjligheter och funktioner snabbt växer fram. Just nu pågår en frenetisk jakt på nya innovativa användningsområden. Inom den offentliga sektorn finns goda möjligheter till förbättring och effektivisering av många av de tjänster som erbjuds åt allmänheten. Precis som i andra branscher kommer generativ AI att kunna förbättra produktiviteten i det dagliga arbetet, även för offentliga tjänstemän. Program som Microsofts Co-pilot, som just nu håller på att integreras direkt in i Officepaketet är ett av flera exempel på hur AI redan kan användas till att effektivisera arbetslivet.

Framför allt inom vårdsektorn kan generativ AIkomma att revolutionera både diagnostik och analys av ex. röntgenplåtar, då avancerad analys på ett snabbt och effektivt sätt hittar eventuella avvikelser eller tecken på sjukdom baserat på ett stort datamaterial. Här finns också goda möjligheter att effektivisera delar av primärvården med hjälp av chattjänster, som kan användas som ett komplement och en avlastning för att hantera söktrycket. På så sätt kan generativ AI på sikt bli en del av lösningen för att minska vårdköerna.

Inom utbildningssektorn kan generativ AI användas till att skapa utbildningsmaterial för elever och studenter. Lärare och pedagoger kommer exempelvis att kunna generera nivå-anpassat läromaterial som skräddarsytts med hänsyn till elevernas individuella förmågor och behov. Det kommer också att bli möjligt att erbjuda interaktiva läromiljöer i virtuellt format, för en mer engagerande utbildningsupplevelse.

Med hjälp av generativ AI blir det möjligt att skapa effektiva automatiserade processer – ett område med stor relevans för de flesta inom offentlig sektor, där resurseffektivitet och service alltid är målet. Det kan exempelvis handla om att automatisera olika handläggningsprocesser, vilket kan spara mycket tid och öka precisionen i varje ärende. Naturligtvis finns det även potentiella fallgropar, men generativ AI kommer med tiden att bli en självklarhet inom offentlig sektor. Därför har flera organisationer – däribland Capgemini – tagit fram riktlinjer och ’best practices’ för hur dessa tjänster bör användas för att minimera risker och maximera nyttan.

Legala aspekter och regelverk att beakta

När nya lagar och regler kring data- och IT-säkerhet implementeras uppstår en mängd nya regelverk som det offentliga behöver anpassa sin verksamhet till. Vilka specifika krav som ställs varierar förstås utifrån vilken typ av uppgifter olika verksamheter hanterar, men dataskyddsförordningen (GDPR) – som reglerar behandlingen av personuppgifter inom EU – gäller alla. GDPR reglerar krav för insamling, hantering, lagring och utlämnande av personuppgifter, medan andra lagar, som ex. patientdatalagen och patientsäkerhetslagen gäller specifikt vårdsektorn.

Många av de förändringar som gjorts på området kommer att ha en inverkan på i stort sett alla nya datainitiativ inom offentlig sektor. Att implementera dessa lagar i sin verksamhet kan vara komplext, vilket ofta ger upphov till tolkningssvårigheter. På sikt riskerar detta att hämma den digitala utvecklingen av offentlig verksamhet. Det har också visat sig svårt att hitta jurister som vill ta ställning och agera rådgivare i denna typ av frågor. Därför vore ett samlat grepp för att hjälpa den offentliga sektorn med detta på sin plats – först då blir det möjligt att fullt ta vara på alla möjligheter.

Sammanfattning

I denna artikel har vi valt att illustrera ett antal områden där avancerad analys kan komma att spela en avgörande roll för den fortsatta utvecklingen och förbättringen av den offentliga sektorn och dess tjänster. Än finns en del hinder att överkomma för att kunna ta vara på alla möjligheter. Därför behövs strategiska investeringar från samtliga involverade aktörer. Det är möjligt, och det kommer att vara värt det.

I vår bok The Future of Data (Kunskapshuset förlag, 2023) har vi kartlagt förutsättningarna för avancerad analys på den nordiska marknaden. Här presenteras bl.a. en intervjustudie med 11 framgångsrika organisationer inom Norden på området. Den främsta gemensamma nämnaren är att det framför allt är viktigt att våga börja någonstans. Många organisationer är idag ängsliga och riktningslösa – man vill börja implementera avancerad analys, men vet inte var. Vår slutsats är att detta inte spelar så stor roll som att man faktiskt ’bara’ börjar. Huvudrådet är alltså att hitta ett verksamhetsområde där det finns intresse, relevant data och framför allt möjlighet att skapa nytta för verksamheten. Först då påbörjas resan. Genom ständig korrigering och förbättring nås till slut målet – att bli en helt datadriven organisation.

Det som beskrivits här i artikeln är ett antal exempel på hur avancerad analys kan utveckla, förändra och förbättra er organisation, men det finns många fler. Har du några idéer eller goda exempel? Kontakta oss gärna för att prata mer!