Zwyciężanie to gra zespołowa, czyli jak efektywnie budować zespoły sprzedażowe

Wskazówki jak zharmonizować pracę zespołów przetargowych przy sprzedaży usług IT

Dawid Bartoszek, Bid Manager w zespole Projects & Consulting Cloud Infrastructure Services w Capgemini Polska

Kilka lat temu miałem przyjemność pracować nad ofertą dla pewnej amerykańskiej grupy mediowej. Była to jedna z tych ofert, którą wspominam do dziś – głównie z powodu szeregu wyzwań, jakie nieustannie stawiał przed nami wymagający kierownik sprzedażowy (sales lead). Dodatkowo jednak utkwił mi w pamięci pewien szczegół. Podczas jednej z zespołowych telekonferencji moją uwagę przykuło hasło „winning is a team sport”, które menadżer oferty (bid manager) miał wpisane w statusie swojego komunikatora. Wtedy nie zdawałem sobie jeszcze sprawy z tego, jak wielkie znaczenie mają słowa, że zwyciężanie to gra zespołowa, przy doborze i funkcjonowaniu każdego zespołu przetargowego, a kolejne lata pracy pozwoliły mi tę myśl wielokrotnie zweryfikować. Read in English >>>

Poznaj tajniki tworzenia idealnego zespołu przetargowego

W niniejszym artykule chciałbym podzielić się swoimi przemyśleniami na temat znaczenia, właściwego doboru i skutecznego funkcjonowania zespołów przetargowych. Subiektywnie rzecz biorąc, w minionych sześciu latach było mi dane być częścią lepiej lub gorzej zharmonizowanych „drużyn”. W wielu z nich pracowałbym najchętniej za każdym razem, inne wolałbym raczej omijać, jeśli mielibyśmy grać w tym samym składzie. I abstrahuję tutaj zupełnie od kwestii wygrania lub przegrania konkretnego przetargu, mimo że bezsprzecznym faktem jest, że właściwie dobrany i działający zespół może zasadniczo zwiększyć szansę na zwycięstwo. Chciałbym skupić się na czysto ludzkich i organizacyjnych aspektach podtrzymujących ducha walki całego zespołu, które na pierwszy rzut oka mogą wydawać się oczywiste, ale bywają zaniedbywane podczas planowania i przemierzania drogi do celu, jakim jest terminowe oddanie oferty.

Najważniejsze wskazówki w budowaniu zespołu:

• Kapitan, napastnicy, obrona, bramkarz, czyli każdy ma swoje zadanie
  Dobór „drużyny” ofertowej nie może być dziełem przypadku. Aby mogła działać elastycznie i skutecznie powinna składać się z możliwie najlepszych specjalistów w swojej dziedzinie i w kontekście rozwiązania, jakie chcemy sprzedać klientowi. Oprócz właściwego doboru kadry, należy przejrzyście podzielić zadania pomiędzy poszczególnych członków przed rozpoczęciem pracy nad ofertą, co docelowo eliminuje niejasności, pokrywanie się kompetencji i wzajemne przerzucanie się zadaniami. Właściwy podział zadań pozwala także wykorzystać dostępny czas najoptymalniej. Każdy z członków zespołu przetargowego wnosi w proces ofertowy konkretną i nieocenioną wartość. Ważne jest zatem, aby indywidulane umiejętności i wiedza uzupełniały się, co w efekcie końcowym motywuje i sprzyja skoordynowanemu działaniu.
• Właściwe ciśnienie w piłce, czyli atmosfera panujące w zespole
  Uważam, że jest to kluczowy aspekt pracy nad każdą ofertą, swoisty klej, trzymający zespół razem, mimo krótkich ram czasowych czy natłoku obowiązków. Zwyczajowo rola nieustannie motywującego „trenera” przypada menadżerowi oferty, i właśnie w największej mierze od niego zależy jak zespół rozegra grę. Najlepiej wspominam i najlepiej pracuje mi się w zespołach, w których od samego początku wymagania stawiane są stanowczo i przejrzyście, ale gdzie równocześnie panuje na tyle nieformalna atmosfera, która pozwala na luźną pogawędkę, humor, słowa uznania czy rozmowę na tematy stanowiące wspólny mianownik dla wszystkich w zespole – niezależnie od ich wieku czy narodowości. Atmosfera nacechowana kulturą osobistą, mimo zróżnicowanych zdań czy interesów, w której obecne są uśmiech, zaufanie, życzliwość, wzajemna pomoc i słowność. Właśnie taki klimat pracy sprzyja budowaniu jedności i zacieśnianiu relacji między pracownikami ponad granicami państw i sprawia, że nawet najbardziej wymagający przetarg może być przyjemnym przedsięwzięciem.

Wielokrotnie słyszałem już opinię, że to właśnie zespół i panująca w nim dobra atmosfera była decydującym czynnikiem wpływającym na decyzję pracownika o pozostaniu w firmie, mimo okoliczności czy korzystniejszej oferty płacowej z zewnątrz. To pokazuje jak ważnym elementem w codziennej pracy jest aspekt ludzki.

• Mamy 90 minut, aby wygrać, czyli szanujmy swój i cudzy czas
  Jasny podział zadań, zbudowanie i podtrzymywanie właściwej atmosfery w zespole powinno docelowo sprzyjać duchowi wzajemnego poszanowania dla czasu i pracy, jaką poszczególni członkowie wkładają w rozwój oferty. Czas był i będzie wrogiem procesu ofertowania. O tyle bardziej powinna panować świadomość, że nie można tego cennego surowca wzajemnie sobie odbierać – niezależnie od stanowiska pełnionego w firmie i roli w zespole. Istotnymi aspektami tutaj są:

• Planowanie wszystkich etapów tworzenia oferty ze szczególnym uwzględnieniem czasu na rewizje i korekty
  Łącząc odpowiednie planowanie z egzekwowaniem od członków zespołu treści w ustalonym czasie, eliminuje konieczność ewentualnej dodatkowej pracy w nadgodzinach lub w dni wolne i pozwala zachować odpowiedni balans między czasem pracy a życiem prywatnym, innymi słowy równowagę, o którą czasem tak ciężko. Stowarzyszenie APMP (The Association of Record for Bid, Proposal, Business Development, Capture and Graphics Professionals) definiuje i proponuje konkretny podział dostępnego czasu przetargu:

Obraz: Planowanie dostępnego czasu przetargu wg APMP

Bardzo istotną kwestią, niejednokrotnie niestety traktowaną zdawkowo, jest zaplanowanie czasu na rewizję oferty i następujące po niej korekty. Doświadczenie pokazuje, że solidnie wykonana rewizja i związana z nią mnogość korekt potrafi nawet „rozsadzić” przewidziany czas, co w konsekwencji intensyfikuje poziom stresu na ostatniej prostej do celu.

• Uzgodnienie i konsekwentne trzymanie się obranego narzędzia i sposobu tworzenia oferty
  Nowoczesne udogodnienia technologiczne (np. Microsoft Teams) dają obecnie niemal nieograniczone możliwości skutecznej i czasowo wydajnej współpracy nad ofertami. W praktyce sprawdza się ustalenie na samym początku tworzenia oferty, że edycja tekstów będzie odbywać się online, w konkretnym dokumencie czy folderze, do którego wszyscy mają dostęp. Działanie wbrew ustalonym regułom gry (np. przesyłanie dokumentów mailowo implikujące manualne przenoszenie treści) wymusza pracę ponad dostępny czy ustalony czas, wzmaga poczucie frustracji i niejednokrotnie sprzyja pomyłkom (np. podczas konsolidowania kilku dokumentów w jeden). Skorzystajmy zatem z dobrodziejstw, jakie dają nam dostępne narzędzia.

Podsumowanie

Proces przetargowy dla usług IT jest w swej naturze przedsięwzięciem bardzo wymagającym i niejednokrotnie dość stresogennym. Jest to spowodowane ograniczoną ilością czasu, a także koniecznością równoległego planowania oraz koordynacji zarówno poszczególnych etapów, jak i samych treści oferty. Niezmiernie istotne jest więc, aby zespół przetargowy działał harmonijnie poprzez:

• Dobór możliwie najlepszych i wzajemnie uzupełniających się kompetencji.
• Stworzenie motywującej atmosfery.
• Planowanie i optymalne wykorzystanie dostępnego czasu używając nowoczesnych technologii i ustalając wspólne reguły działania.

Uwzględnienie tych zarówno organizacyjnych, jak i czysto ludzkich czynników zwiększa motywację pracowników, ich satysfakcję z wykonywanej pracy, oraz wzmaga ducha walki w procesie oferowania. Nie zapominajmy, że oferty tworzone są dla ludzi – przez ludzi.

Poznaj możliwości rozwoju w zespole P&C!