Fra skeptiker til superhelt: Hvordan sikre at ansatte tar i bruk ny teknologi?

Dagens bedrifter investerer flere millioner i ny teknologi som ofte baserer seg på et ønske om å bli «datadrevne» og konkurransedyktige. Til tross for omfattende investeringer, viser en undersøkelse at hele 70% av slike digital transformasjonsreiser feiler. Dette er først og fremst på grunn av motstand fra de ansatte. Hvorfor er det så vanskelig å engasjere ansatte til å ta i bruk ny teknologi? Hvordan kan man omdanne skeptikere til å opptre som superhelter internt i organisasjonen? For å sikre vellykkede teknologiske implementeringer, mener vi det er viktig med god data adopsjon. Denne artikkelen forklarer data adopsjon, ulike grunner til skeptiske ansatte, og trekker frem 7 konkrete tiltak som vi mener vil sikre god data adopsjon.

Hva er egentlig data adopsjon? Data adopsjon er prosessen der ansatte effektivt og i sin hensikt tar i bruk nye digitale verktøy for å oppnå forretningsverdi. Data adopsjon skal bidra til at bedrifter omfavner og implementerer ny teknologi, samtidig som det skal inkludere strategier og taktikker for å maksimere brukerengasjement, bruk og produktivitet.

Transformasjonsreiser ved teknologiske implementeringer omfatter ikke kun teknologi-dimensjonen, men handler vel så mye om kultur, organisasjonsendring og menneskene som er involvert i endringene. Tilbakeholdelse fra de ansatte er faktisk den største barrieren til at slike prosjekter feiler. Det kan være flere årsaker til motstand hos de ansatte – men de mest fremtredende er mangelen på å forstå spørsmål slik som; «hvorfor vi skal ha det?», «hva vi skal oppnå med det?», og «hva skjer når vi lykkes?». Blir ikke disse spørsmålene adressert, vil dette bidra til at ansatte forblir skeptiske. For å få mest ut av disse investeringene, er det avgjørende å få med seg de ansatte som faktisk skal bruke teknologien.

Hva er symptomene på skeptikerne? Hvorfor unnlater disse ansatte å ta i bruk ny teknologi?

«Jeg ser ikke hvordan det angår meg»

En viktig faktor for endringsmotstand er mangel på felles forståelse for at endring er nødvendig for organisasjonen. Forskning tyder på at mennesker ikke endrer seg uten at det eksisterer en reell hensikt i endringen. Derfor er det viktig at målene og fordelene rundt den teknologiske implementeringen er klare og spesifikke, så de ansatte får en forståelse for hvorfor og hvordan de nye endringene angår dem, og det vil være mer sannsynlig at det blir tatt i bruk.

«Jeg har jo ikke fått noe informasjon om dette»

Ofte blir det tatt beslutninger på ledelsesnivå som ikke kommuniseres effektivt til de ansatte som faktisk skal ta i bruk den nye teknologien. Viktige faser blir utelatt, som for eksempel fasen om å skape forståelse for endringen som skjer, og kommunikasjonen rundt dette. Med mindre den nye teknologien fremmes av en målrettet og vedvarende kommunikasjonsstrategi på tvers av forskjellige kanaler, er det mange ansatte som rett og slett ikke får det med seg. Mangel på kommunikasjon kan nemlig resultere i at ansatte oppfatter endringene som lite betydningsfulle. Ansatte bør derfor forberedes på endringen før implementeringen iverksettes, slik at nye digitale verktøy ikke introduseres for brått i organisasjonen.

«Jeg er fornøyd med måten jeg jobber på»

Noen ansatte erkjenner at det å lære seg en ny teknologi, og å bruke det godt og effektivt – vil kreve ekstra tid og arbeid. Dette kan føre til økt press og dobbeltarbeid hos de ansatte over en periode, ofte fordi man må «fase ut» det gamle og «fase inn» det nye. Det kan resulterer i at de ansatte fortsetter å jobbe på den måten de alltid har gjort. Derfor er det viktig å få interne ambassadører, sponsorer, eller andre motivatorer i organisasjonen til å gå frem som et godt eksempel og dele sine suksesshistorier. En ambassadør er gjerne engasjerte og endringsvillige personer, som enten anvender teknologien fra før av, eller er kandidat for opplæring.

«Jeg vet ikke hvordan jeg bruker det»

Mangel på tekniske ferdigheter og dataforståelse er også en viktig barriere for adopsjon av ny teknologi. Ansatte kan være skeptiske til å ta i bruk digitale verktøy fordi de ikke har nok forståelse, kompetanse, eller har frykt for det ukjente eller å bli erstattet. Manglende oppfølging og opplæring, vil dermed medføre lav etterlevelse og bruk. Det er derfor svært nyttig med konkrete opplæringsplaner og veiledning både i forkant, underveis og i etterkant av en teknisk implementering.

7 tiltak for å sikre god data adopsjon

Nå som vi vet og kjenner igjen «skeptikerne» – hva skal til for å omdanne de til helter som heier frem endring og med glede tar effektiv i bruk ny teknologi ? For å få de ansatte «med på laget», og omdanne skepsis til lærelyst er det derfor nødvendig med konkrete tiltak. Her vil vi liste opp 7 avgjørende tiltak på dette.

1.Tydeliggjør formålet med implementeringen og hva man ønsker å oppnå med den

Tydelige og håndfaste mål er nødvendig for å sette retning og motivere de ansatte og organisasjonen som helhet. Det er viktig å skape en forståelse på hva som skjer, og erkjenne hvordan teknologien innfrir et sett med behov. Hva er det man ønsker å oppnå med denne endringen og hvordan gir det verdi forretningsmessig? Fokuset bør ligge på hvordan teknologien vil gjøre de ansatte mer produktive, effektive eller gi bedre beslutningsstøtte.

2.Lag en kommunikasjonsplan for å få frem hvordan endringene vil påvirke de ansatte

Kommunikasjonen til de ansatte bør være tydelig og målrettet, og en konkret kommunikasjonsplan er helt avgjørende for om du får de ansatte med eller mot deg. Det er mulig å bruke kanaler som e-post, nyhetsbrev, og Q&A sessions. Den bør inneholde et budskap om hvorfor de ansatte skal ta i bruk ny teknologi, hvordan det påvirker deres arbeidshverdag og det forretningsmessige verdipotensialet ved løsningene. Dette vil sikre at brukerne blir involvert og oppdatert på fremtidig plan. Det er viktig å kommunisere tidlig i prosessen – gjerne i god tid før utrulling, for å bygge opp bevissthet rundt de nye endringene som skal skje. Ved å involvere de på denne måten, får de større kontroll og oversikt på hele endringsreisen, og dette vil resultere i en mer positiv oppfatning.

3.Utarbeid opplæringsplan og veiledningsmateriell

En opplæringsplan for å tilby tilpasset og god opplæring for teknologien som implementeres er viktig. Kjennskap til og interesse for digital teknologi varierer mye blant ansatte, så derfor bør opplæringsplanen gjenspeile disse forskjellene, og være målrettet, fleksibel og variert. Det er viktig å kartlegge hva slags type opplæring de ansatte er mest komfortable med og hva de har behov for. Dette kan berike motivasjonen til den enkelte ansatte, redusere usikkerhet, og fremskynde bruken av digitale verktøy. Ved å utarbeide konkret veiledningsmateriell, slik som «how to’s» og «best practice»-fremgangsmåter, vil man kunne standardisere og sikre god kvalitet.

4.Engasjer ambassadører for å fremme suksesshistorier

Det er viktig å sørge for at bedriften har en eller flere utøvende ambassadører som støtter initiativet med egne ord og handlinger, ved å gi demonstrasjoner og aktivt fremme budskapet internt. Ambassadørene vil kunne spre positive budskap om endringen og teknologien videre til sine medarbeidere gjennom suksesshistorier og fremvisninger av potensialet til teknologien. Her er det viktig å være tilgjengelig og synlig hele veien, slik at resten av de ansatte kan henvende seg til ambassadørene.

5.Skap forankring hos ledelsen

For å skape synlighet og understreke viktigheten av en teknologisk implementering, er det avgjørende å ha en tydelig ledelse. Det er viktig at de går frem som et godt eksempel, heier frem initiativet, og har oversikt over de ulike fasene av implementeringsprosjektet. Hvis sjefen ikke bruker det, hvorfor skal jeg? Dette vil kunne medføre økt motivasjon hos ansatte, og vil både indirekte og direkte skape en tryggere arena og forståelse for den nye teknologiske implementeringen.

6.Gjennomfør pilotprosjekt for potensielle forbedringer

Å implementere en ny teknologi i en mindre gruppe eller avdeling, et såkalt pilotprosjekt, vil være nyttig for å både teste teknologien og overbevise resten av organisasjonen. Her bør en sammensatt gruppe av ansatte få teste det nye verktøyet, gjennomføre deler av opplæringsplanen, og gjennomgå relevant veiledningsmateriell. Dette er viktig for å få tilbakemeldinger rundt potensielle forbedringer – her er det viktig at man får lov til å si det man mener! Dette vil sikre at man justerer og forbedrer til neste «pulje» som skal ta del i den nye teknologien. 

7.Etablere oppfølgingsrutiner for å sikre faktisk adopsjon

Jobben er ikke ferdig her. Selv om man ser at de ansatte tar i bruk den nye teknologien til et gitt nivå, er det ikke gitt at implementeringen har oppnådd ønsket effekt. Gjennom å etablere konkrete KPI-er vil man kunne sikre nettopp dette. Det er også essensielt med kontinuerlig oppfølging og innhenting av tilbakemeldinger. Både de ansatte og organisasjonen som helhet endrer, forbedrer og lærer kontinuerlig. Det er derfor ingen formell slutt på adopsjonsrelatert innsats.

Konklusjon

Bedrifter kan oppleve ulike former for motstand fra de ansatte i forbindelse med teknologiske implementeringer. For å få med seg skeptiske ansatte kreves god adopsjon og effektiv bruk av ny teknologi. Derfor er det viktig å innføre konkrete tiltak tidlig i prosessen, og vi har nå gjennomgått 7 av de vi anser som viktigst. Det er likevel viktig å påpeke at dette ikke er en uttømmende liste på hva som må til for å sikre god data adopsjon. Fagområdet er stort, og mennesker og organisasjoner er forskjellige. Derfor vil noen elementer av data adopsjon være viktigere enn i andre tilfeller. Likevel mener vi artikkelen oppsummerer essensielle områder som bør adresseres. Forhåpentligvis vil dette bidra til å sette søkelys på fagområdet for å sikre at ansatte utvikler superkrefter i en ny teknologi, og mestrer den slik at man føler seg som en superhelt.

Forfatterne

Judith og Fredrikke er Business Analyst i Capgemini Insights & Data, og de har begge en mastergrad fra Norges Handelshøyskole i Bergen. De brenner for å jobbe med å bygge en bro mellom IT og forretningen, ved å jobbe både strategisk, økonomisk og teknisk – og motiveres av å lære nye ting og jobbe sammen med mennesker.

Fredrikke Sogn Hollænder, Business Analyst i Capgemini Insights & Data

Judith Marie Wetteland , Business Analyst i Capgemini Insights & Data

References

Bucy, M., Finlayson, A., Kelly, G., & Moye, C. (2016). The ‘how’ of tranformation. Retrieved April 20, 2022, from McKinsey and Company: https://www.mckinsey.com/industries/retail/our-insights/the-how-of-transformation

Dilnegani, C. (2022). 85+ Digital Transformations Stats from Reputable Sources. Retrieved April 15, 2022, from AI Multiple: https://research.aimultiple.com/digital-transformation-stats/

Hock, E. (2017). Top 5 Digital Transformation Challenges (and How to Overcome Them). Retrieved April 05, 2022, from Jabil: https://www.iotforall.com/top-5-digital-transformation-challenges

Jacobsen, D. I. (2012). Organisasjonsendringer og Endringsledelse (2. utgave). Bergen: Fagbokforlaget.

Knight, R. (2015). Convinving Skeptical to Adapt New Technology. Retrieved April 05, 2022, from Harvard Business Review: https://hbr.org/2015/03/convincing-skeptical-employees-to-adopt-new-technology

Kotter, J. P. (2012). Leading change. Boston: Harvard Business Review Press.

Tabrizi, B., Lam, E., Girard, K., & Irwin, V. (2019). Digital Transformation Is Not About Technology. Retrieved April 03, 2022, from Harvard Business Review: https://hbr.org/2019/03/digital-transformation-is-not-about-technology

Votava, A. (2021). 3 Challenges of Data Adoption. Retrieved Mars 05, 2022, from Towards Data Science: https://towardsdatascience.com/3-challenges-of-data-adoption-790a87ae3472