Are you ready? De digitalisering van jouw werkplek!

Op dit moment zijn maatregelen getroffen door het kabinet om de verdere verspreiding van het Coronavirus te beperken. Dit heeft impact op zowel ons professionele als ons persoonlijke leven. Een nieuwe manier van werken, waarbij we onze collega’s en klanten enkel via digitale routes kunnen bereiken. Werken vanuit huis en dus vanuit een ander ritme en andere context. Niet meer het op en neer reizen wat je een doelgericht gevoel geeft. Geen collega’s om je heen. Alleen aan de keukentafel. Of juist veel afleiding van kinderen, huisgenoten of buren. Kortom een nieuwe manier van werken waarop we eigenlijk niet voorbereid zijn. In deze blog deel ik graag wat tips hoe ik als consultant bij Capgemini met deze nieuwe situatie om ga.

Balanceer je privé en professionele leven!

We zijn natuurlijk al gewend om thuis te werken, maar niet elke dag voor een langere periode! Dit vergt flexibiliteit van de werknemer en heldere communicatie vanuit de organisatie. Ondertussen is het ook belangrijk om je huishouden goed te kunnen blijven managen, hoe dat huishouden er voor jou ook uit ziet. Dit slim combineren kan je op verschillend manieren doen:

1. Betrokkenheid is key!
   Door het organiseren van webinars waarbij werknemers op de hoogte worden gehouden van de ontwikkelingen, video’s vanuit het leiderschap en andere collega’s met tips om betrokken te blijven bij collega’s, klanten en je team.
2. Blijf gezond!
   Het promoten van een gezonde werkplek en een goede balans. Via mail, whatsapp groepen en online teammeetings kan je tips delen met elkaar hoe je je werk thuis kan organiseren. Hoe creëer je een gezonde werkplek? Hoe bouw je een goed dagritme op, al dan niet met kids en partner thuis? Wat kun je doen om voor afwisseling en voldoende ontspanning te zorgen?
3. Creatief aan de slag!
   Leuke voorbeelden die we spontaan zien ontstaan zijn: een virtuele team workout verzorgd door een van de teamleden zelf om de dag energiek te beginnen. Een virtuele teamlunch. Een wandeling door het park met je collega via een videocall. Een gezin dat een Kanban bord bij houdt voor alle werk, school en huishoudelijke taken en die elke dag met een kwartiertje dagstart beginnen. Een half uurtje fietsen met je buurvrouw (uiteraard op gepaste afstand). De klant verassen met het van a tot z faciliteren van virtuele workshops voor grote groepen, die nog werken ook! Het ondersteunen van de HR afdeling van de klant hoe om te gaan met deze situatie en ga zo maar door.

Werk met de digitale tools die je hebt!

Een digitale werkplek is essentieel om goed op afstand samen te kunnen werken. Vanuit Capgemini kennen we de complexiteit van zowel de culturele, organisatorische en technologische tranformatie die nodig is om dit te bereiken en hebben we hier een expertise in opgebouwd. Hierbij nog een aantal tips om een goede digitale werkplek voor je team en jezelf te creëren.

1. Ontdek, maar met mate!
   Maak gebruik van de digitale tools die je hebt! Vraag bij collega’s na welke tools beschikbaar zijn binnen jouw organisatie en welke het beste aansluiten op jouw huidige activiteiten. Gebruik enkel via je organisatie aangeboden tools ivm cybersecurity en privacy risico’s. Juist nu liggen cybercriminelen op de loer, dus denk goed na hoe je gegevens met elkaar deelt, welke gevoelige informatie op de achtergrond te zien is tijdens bijvoorbeeld een videocall of het delen van je scherm en hoe veilig je digitale communicatie tools zijn.
2. Experimenteer, op een agile wijze!
   Zo kan een agile groep met diverse teamleden in sprints werken aan kennisgroei en vaardigheden die nodig zijn voor het toepassen van de beschikbare tools. Wijs vervolgens ambassadeurs aan die kennis delen over de tools. Op deze wijze kan sneller gebruik worden gemaakt van de opties die er zijn en verbetert de samenwerking tussen collega’s en met klanten.
3. Lach en blur!
   Zorg voor positieve energie, een glimlach en betrokkenheid binnen het team door het organiseren van virtuele team events zoals een pubquiz, virtuele vrijmibo, een team challenge. Interactie is nu nog belangrijker. Zet daarom zoveel mogelijk je camera aan, maar bewaak wel je eigen privacy door b.v. je achtergrond te blurren.
4. Faciliteer en Test!
   Breng structuur aan tijdens interactieve sessies door het toewijzen van een facilitator die bekend is met de de tools en de groep goed kan begeleiden. Blijf je apparatuur testen en zorg ervoor dat je een plan b hebt als plan a onverhoopt niet werkt.

Het zijn bijzondere tijden waarin we ons bevinden. We vinden onszelf en onze manier van (thuis)werken elke dag weer een beetje opnieuw uit met elkaar. We digitaliseren in één klap ons werk en onze werkplek. We maken een enorme sprong voorwaarts met elkaar en worden nog meer future-proof. Dit alles vergt enorm veel creativiteit om de mogelijkheden van onze huidige technologieën verder toe te passen, door te ontwikkelen en vorm te geven. Wil je weten wat de mogelijkheden zijn binnen jouw organisatie? Wij denken graag met jou mee en delen onze expertise.

Bouchra Boutchich

Expert in Digital Innovation, Healthcare, Program Management

Before joining Capgemini in July 2017, I provided care to patients as a psychiatric nurse, that had severe mental illness symptoms, at a psychiatric hospital. Due to their vulnerability, I was determined to provide the best fitted care and decided that with my operational experience I could achieve this on several levels within an organization, by becoming a healthcare consultant. Hence, I decided to acquire a master’s degree in healthcare management and after that I started at Capgemini Invent as a consultant with a healthcare expertise and a focus on the public sector.
During my time at Capgemini, I developed myself as a healthcare expert by working on several exciting healthcare projects in which clients face the current challenges of the digital transformation that is needed to provide proper healthcare to patients. The challenges are faced on cultural, technological and organizational aspects. Due to my experience and expertise, I like to provide insights and help healthcare organizations to identify their digital vision and strategy and determine which aspect of the transformation should be implemented first.
I find an in depth understanding of the client very important, by asking the hard questions but in a sincere and committed way. I like to set up a close collaboration with the stakeholders by being enthusiastic, motivational and compassionate. I believe as an agile and change expert, that a successful implementation is based on effective collaboration within all levels of the organization, that opens the doors of trust and constructive dialogue.