Agile Framework: hét antwoord op de uitdagingen van werken op afstand?

In ons onderzoek maakten we gebruik van de ‘grounded theory’ methode en voerden we meerdere casestudy’s uit. We onderzochten vier organisaties in drie verschillende sectoren: het bankwezen, de adviesbranche en de overheidssector. We bekeken hoe agile teams zich aan de uitdagingen van de lockdown hebben aangepast. Dit leverde vier inzichten op in de manier waarop organisaties zich snel aan veranderende situaties kunnen aanpassen.

Inzicht één: samen kunnen gewone mensen buitengewone resultaten behalen

De agile mentaliteit bleek van groot belang voor het samenwerken op afstand. Dankzij de pragmatische aanpak en de wendbaarheid van de agile teams waren er slechts minimale aanpassingen nodig om de teamflow te bewaren en de teams ook op afstand nauw te laten samenwerken. Agile teams zijn gericht op gemeenschappelijke resultaten in plaats van individuele resultaten. Zij stellen duidelijke verwachtingen over ieders rol en verantwoordelijkheid binnen het team. Dit versterkt het gevoel van teameigenaarschap en daardoor ook de betrokkenheid. Hierdoor bereikt het team meer overeenstemming en verbetert de onderlinge samenwerking. Deze continuïteit en voortdurende contactmomenten zorgen voor meer flexibiliteit en een intensievere samenwerking. Het maakt communicatie, afstemming en snelle aanpassingen mogelijk.

Inzicht twee: vertrouwen biedt nieuwe en onverwachte kansen

Een goede virtuele samenwerking berust op investeringen in de juiste tools, maar ook op het vertrouwen in de medewerkers. Zonder deze twee criteria is virtueel samenwerken behoorlijk uitdagend, zo niet onmogelijk. Hoogwaardige tools, zoals digitale communicatiekanalen en een goed ingerichte thuiswerkplek verhogen de efficiëntie en effectiviteit, en verbetert zodoende ook de algehele prestaties van de op afstand werkende teams. Succesvolle virtuele samenwerkingen vereisen daarnaast een hoge mate van vertrouwen in de vaardigheden, steun en toewijding van de medewerkers. Deze criteria scheppen samen een omgeving waarin mensen zich durven te uiten binnen het team, ambitieuze doelen durven te stellen en intensiever op afstand kunnen samenwerken.

Inzicht drie: de dikste boom breekt makkelijk, maar bamboe overleeft door met de wind mee te buigen

De agile cultuur, die om transparantie en oplossingsgerichtheid draait, zorgt samen met de agile structuur voor meer efficiëntie en zichtbaarheid. Het Agile Framework geeft teams meer wendbaarheid en aanpassingsvermogen onder druk en laat ze net zo flexibel samenwerken op afstand wanneer dat op kantoor niet meer mogelijk is. Vaste dagelijkse en wekelijkse bijeenkomsten bieden daarbij structuur en continuïteit. Door in korte sprints te werken en een oplossingsgerichte aanpak te hanteren, kunnen belangrijke veranderingen en knelpunten die de kop op steken, snel gesignaleerd worden.

Inzicht vier:  verbondenheid met de organisatie: laat mensen niet alleen geloven,
maar ook echt voelen dat ze erbij horen

Voor teams in het algemeen geldt dat bij verminderde interactie en contactmomenten met collega’s van andere afdelingen de verbondenheid van mensen met de organisatie afneemt. Bovendien schieten door werken op afstand de interactiemogelijkheden tekort, wordt er te weinig kennis gedeeld en zijn er minder feedbackmomenten met ook nog eens minder mensen. De teambijeenkomsten die er nog zijn, worden vanwege de beperkte interactie als gevolg van de grootte van de groep vaak geformaliseerd. Binnen de agile teams heerst weliswaar nog veel verbondenheid, maar het gevoel van verbondenheid en identificatie met de organisatie als geheel neemt wel af. Agile teams hebben het voordeel dat ze multidisciplinair zijn opgezet en dat hun structuur het delen van kennis tot op zekere hoogte zekerstelt.

De uitdagingen van werken op afstand: het Agile Framework is een oplossing die moed vereist

Het Agile Framework en bepaalde aspecten van de agile bedrijfscultuur, zoals eigenaarschap binnen een team, proactief handelen en oplossingsgerichtheid, kunnen succesfactoren zijn die een positieve bijdrage leveren aan de virtuele samenwerking tussen agile teams. Daarbij maken we onderscheid tussen drie praktische gevolgen:

Het eerste gevolg is onderkennen hoe belangrijk virtuele communicatiemiddelen zijn voor de samenwerking tussen teams. Organisaties moeten erkennen dat deze middelen essentieel zijn als zij volledig of gedeeltelijk (hybride) op afstand willen werken. Zoals het onderzoek laat zien, hangt de mate van communicatie, gegevensuitwisseling en efficiëntie af van of er voldoende samenwerkingstools beschikbaar zijn. Verder is gebleken dat bedrijven in de toekomst mogelijk digitaliseringsstrategieën moeten ontwikkelen. Ook zullen ze een transformatieplan moeten opstellen als ze willen meebewegen met de toenemende digitalisering, hybride werkvormen en veranderende marktomstandigheden.

De tweede praktische implicatie die Schlegelmilch (2020) beschrijft, is het afstemmen van arbeidsregelingen op de behoeften van de medewerkers. Onderwerpen die organisaties moeten bespreken, zijn de thuiswerksituatie van hun medewerkers, de samenwerkingstools die nodig zijn om de efficiëntie van teams op afstand te verhogen, eventuele nieuwe behoeften als kinderopvang, flexibele werktijden en een meer resultaatgerichte benadering. Al deze factoren zijn van groot belang voor het werken op afstand, want de kans is groot dat ze de samenwerking tussen teams, de prestaties van de organisatie en het welbevinden van de medewerkers sterk beïnvloeden. Organisaties moeten bij het ontwikkelen van nieuwe regelingen dan ook met al deze factoren rekening houden.

Het laatste gevolg is de noodzaak voor het organiseren van verbindingssessies. Verbindingssessies kunnen online en live teamactiviteiten zijn waarbij, net als op kantoor, koffiepauzes worden ingelast. Dit helpt om de informele band tussen medewerkers te bevorderen. Het management moet ervoor zorgen dat de waarden, missie en doelstellingen van de organisatie aansluiten op de agile doelen van het team. Tijdens verbindingssessies moet uitgebreid gecommuniceerd worden over het wat en waarom van de organisatie, de zakelijke doelstellingen en hoe dat aansluit op de missie van het team. Dit zorgt voor meer bewustwording van de organisatorische afstemming en daardoor een sterkere verbondenheid met de organisatie.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de bevindingen van dit onderzoek? Of bent u klaar om uw team nog sterker te maken in het samenwerken op afstand? Bezoek deze webpagina of neem contact op met onze experts.

Bronnen:

– Sastrowijoto, J. (2021). Agile team’s response to remote working during the global COVID-19 pandemic. [Thesis]

– Schlegelmilch, J. (2020). Where we work: physical workplaces in a digital world. [PhD Thesis]

*De integrale bronnen die voor dit artikel zijn gebruikt, zijn terug te vinden in het scriptie onderzoek ‘Agile team’s response to remote working during the global COVID-19 pandemic’.

Onze Experts

	Juliëtte Sastrowijoto Consultant Organization, Purpose & Strategy bij Capgemini Invent Nederland Vanuit haar studie achtergrond en ervaring als consultant voert Juliëtte verschillende onderzoeken uit rondom het nieuwe en hybride werken. Door middel van deze ervaringen heeft Juliëtte kennis van effectieve organisatorische aanpakken en is ze kundig in het toepassen hiervan. Vanuit Capgemini en haar studie heeft ze dit onderzoek uitgevoerd. Stuur mij een email
	Bouchra Boutchich Senior Consultant Organization, Purpose & Strategy bij Capgemini Invent Nederland Vanuit haar ervaring binnen de publieke sector en (gezondheidszorg) organisaties heeft Bouchra zich gespecialiseerd in het agile werken. Haar passie is gericht op het optimaal toepassen van de agile methodes om een transformatie strategie te ontwikkelen en de kans op succes te vergroten. Vanuit Capgemini heeft zij dit onderzoek begeleid. Stuur mij een email
	Lisette Firet Business analist/onderzoeker bij Capgemini Invent Nederland Lisette Firet is een business analist met ervaring in data-gedreven werken. Zij ontwerpt effectstudies en evaluatie onderzoeken ten behoeve van sturing en beleid binnen bijvoorbeeld overheidsprogramma’s. Vanuit Capgemini heeft zij dit onderzoek begeleid. Stuur mij een email