Bestaande organisaties begrijpen uiteraard heel goed dat hun markten snel en rigoureus aan het veranderen zijn. Veel nieuwe spelers verwerven razendsnel marktaandeel. Een van de redenen hiervoor is dat zij al vergaand gedigitaliseerd zijn en eenvoudiger kunnen opschalen, ook vaak internationaal. Dat vraagt om een reactie. Bestaande organisaties moeten hun strategie dan ook snel aanpassen om in de nieuwe digitale wereld ook bestaansrecht te houden. Vaak is dat puur noodgedwongen om te overleven. Ten eerste moet er goed nagedacht worden over een vernieuwde bedrijfsstrategie in zijn algemeenheid. Dit is nodig om het bestaansrecht überhaupt voor de toekomst veilig te stellen. Het inzetten van een digitale transformatie zal daarop veelal direct volgen. Maar hoe doe je dat nu?  En waar begin je dan?

Verbouwen of nieuwbouw ?

Kiezen we voor verbouwen of nieuwbouw? Dat zijn zeer valide en ogenschijnlijk eenvoudige vragen. Tegelijkertijd gaat hier een grote uitdaging achter schuil. Immers, bestaande organisaties hebben bestaande processen en IT-voorzieningen. Die moeten vervangen of omgebouwd worden naar een nieuwe digitale cloudvariant en tijdens deze transformatie moet de ‘winkel’ ook nog openblijven. Het ontwikkelen van een nieuwe digitale strategie en het schetsen van een nieuwe moderne IT-architectuur op een leeg vel papier is relatief eenvoudig. Het starten én op de juiste plek te beginnen met de aanpak van de verbouwing is echter veel uitdagender. Zo zijn er opties denkbaar waarbij je een totaal nieuwe IT-omgeving gaat bouwen. Dit hebben een aantal banken en verzekeringsbedrijven in de financiële sector bijvoorbeeld gedaan. Zij introduceerden compleet nieuwe labels, zoals bijvoorbeeld Allsecur, Ditzo en Knab. Die starten met een schone lei. Maar de meeste bedrijven moeten noodgedwongen starten met een verbouwing van hun bestaande omgeving, omdat zij nu eenmaal met bestaande IT omgevingen en klanten van doen hebben. Waar start je dán met het verbouwen?

Multi-cloud na Hybride IT

Allereerst is het goed om te realiseren dat digitale transformatie bestaat uit het implementeren van nieuw ontworpen digitale business services. Voor wat betreft technologie leveren cloud, multi-cloud en hybride IT-concepten de benodigde faciliteiten die modern, schaalbaar en flexibel zijn. Voor bestaande en grotere organisaties is dat voor een langere tijd een vorm van Hybride IT. Hybride IT is een samenstel van elementen van moderne cloud technologieën gekoppeld aan de traditionele IT.  Op de lange termijn evolueert dit naar een volledig geïntegreerde multi-cloud omgeving. Meer over hybride multi-cloud lees je in mijn vorige blog.

Starten aan de buitenkant

Veel bedrijven starten aan de buitenkant. Ze ontwikkelen nieuwe websites en mobiele apps. Dit levert direct het meest zichtbare resultaat en dan lijk je voor de buitenwereld digitaal. De processen en het landschap daarachter laten ze zoals het is. Hierdoor worden feitelijk niet direct een nieuw omnichannel en nieuwe digitale processen geleverd. Het is meer een marketing verhicle. Een moderne en fris ogende buitenkant. Dit levert in de regel niet een veel betere klantervaring en voordelen op. Uiteraard heeft cosmetica voordelen, maar als er verder niets verandert is het een wassen neus.

Starten van binnen uit

Het aanpakken de verbouwing ‘van binnen uit’ lijkt een goede optie, omdat dan de kern van de processen en business services grondig kunnen worden aangepakt. Echter, de praktijk leert dat de bestaande IT in de afgelopen jaren steeds met kleine stapjes is uitgebreid. De complexiteit en de verwevenheid tussen de systemen en applicaties is vaak hoog. Vaak komen er nog meer uitdagingen om de hoek kijken. Zo is de kennis niet altijd meer in huis of zijn bestaande software pakketten niet meer aanpasbaar.  Of soms blijkt dat de primaire bedrijfsprocessen als opgebouwd intellectuele property in code en datatabellen is ingebed. In andere gevallen zijn er de standaard ERP en CRM systemen, die het gehele bedrijfsproces omvatten. Soms kan daar met de software leverancier een moderniseringsslag gemaakt worden. De leveranciers van die pakketten kennen modernere versies en cloud varianten: de Saas oplossingen. Vaak zijn dit ook nog wel grote en uitdagende migratie of upgrade klussen.

Het aanpakken van de kernapplicaties blijkt dus in de praktijk geen sinecure te zijn. Soms is het wel goed mogelijk om aan de ‘randen’  van de IT stappen te maken. Denk hierbij aan ondersteunende processen die vaak als standaardpakket kunnen worden afgenomen. Bekende voorbeelden zijn de HR en financiële processen. Daar zijn tegenwoordig standaard SaaS-pakket oplossingen voor beschikbaar en de migratie is hiervan te overzien. Het raakt niet het meest bedrijfskritische deel en zorgt wel kostenverlaging en vergroting van de flexibiliteit.

Goede verbouwplannen maak je samen

Het beste verbouwingsplan bestaat uit het resultaat van een planmatige en intelligente benadering. Hier gaat noodzakelijkerwijs een grondige studie van het de informatie voorzieningen aan vooraf. Een multidisciplinaire aanpak met vertegenwoordiging vanuit de IT en de business is daarbij ook onontkomelijk. Disciplines zoals enterprise architectuur, IT technology consultancy, security, risk en de informatiemanagers van de business moeten hierin constructief samenwerken. Vaak is het raadzaam om hiervoor ook externe begeleiding in te zetten. Dit, omdat de praktijk leert dat de planmatige aanpak en het concreet maken van acties van wezenlijk belang zijn. Ervaren adviseurs kunnen voor deze procesbegeleiding zorgen en weten hoe dit soort processen en uitdagingen het beste aangepakt kunnen worden. Liefst met directie mandaat. In een later stadium zullen ook technologieleveranciers en -partners moeten deelnemen aan het opzetten van het verbouwplan. Zij hebben ook in hun eigen technologiedomein de nodige ervaring en hebben wellicht ook kant-en-klare cloudmigratie aanpakken op de plank liggen.

Meer snelheden van IT

Een paar jaar geleden heeft een wereldwijd bekend adviesbureau een twee snelheden IT-model ontwikkeld als framework. De ervaring leert dat niet alle bestaande IT hier precies in zal passen. Daarom zijn er ook modellen die uitgaan van meerdere snelheden van IT. Als toevoeging kan hierin ook nog een extra onderverdeling in bedrijfskritische- en ondersteunende- IT gemaakt worden. Daarbij is het vaak ook behulpzaam om te kijken naar applicatieketens die veel samenhang binnen een businessproces hebben. Overigens zijn er ook voorbeelden van goede aanpakken op basis van technologiedoorsnedes. Door al deze extra verfijningen op basis van het IT-snelheden raamwerk kan er een goed en evenwichtig verbouwingsplan gemaakt worden.

Via hybride IT naar multicloud

Elke organisatie is anders en heeft ook een andere historie met betrekking tot het IT-landschap. Daarom is er geen ‘onesize fits all’  aanpak voorhanden. Een evenwichtige en verstandige aanpak, zoals hier boven beschreven, is de juiste weg: via een hybride IT model naar uiteindelijk multicloud. De digitale transformatie is maatwerk en dient veel meer integraal benaderd te worden. Wel belangrijk is om een verantwoordelijke functionaris met mandaat binnen een organisatie aan te stellen die het verbouwingsprogramma voor langere tijd zal gaan leiden. Het opschakelen van de juiste expertise in alle disciplines, zowel intern en extern, blijkt een must. Genoeg uitdagend werk aan de winkel in verbouwend Nederland!