Naar aanleiding van de decentralisaties overwegen veel organisaties om over te stappen op nieuwe systemen die beter aansluiten op de veranderende eisen en wensen. Een onderwerp dat bij dergelijke overwegingen altijd om de hoek komt kijken is de conversie van data vanuit de oude systemen naar de nieuwe.
 
Zo ook voor de nieuwe Veilig Thuis (VT) organisaties. Veelal hebben ze te maken met meerdere oude systemen. Soms zijn dat meerdere Steunpunt Huiselijk Geweld (SHG) applicaties  omdat de SHG’s opgaan in één Veilig Thuis. Afhankelijk van de geografische indeling kunnen het zelfs meerdere versies zijn van KiTS, de oude oplossing voor aanmelding kindermishandeling, die door de Advies- en Meldpunt Kindermishandeling (AMK)’s worden gebruikt.
 
De reden waarom conversie altijd een nadere overweging waard is, is de Wet op de Conversie. En die houdt per definitie in dat de conversie van oud naar nieuw altijd lastiger is dan gedacht en langer duurt dan gehoopt. Velden in de systemen kunnen de dezelfde namen hebben, maar andere betekenissen. Dezelfde velden kunnen door organisaties anders zijn gebruikt. Zo kan het format van de velden verschillen en kun je te maken hebben met andere naamconventies. En niet te vergeten: Een succesvolle conversie staat en valt met de kwaliteit van de data in de oude applicaties. Als deze in het verleden niet consequent en netjes zijn ingevoerd, krijg je het nooit zomaar netjes in de nieuwe systemen. “Rubbish in” is ook altijd “rubbish out”.  
 
Idealiter zouden alle VT’s al hun data willen converteren, zodat deze in de toekomst ook optimaal toegankelijk zijn. Hiervoor zou de oude data moeten worden bijgewerkt. Daarvoor moeten er uitgebreide onderzoeken komen, op basis waarvan een conversietool wordt gemaakt. Naderhand zal handmatig uitval moeten worden verwerkt in het nieuwe systeem. Goed en uitgebreid betekent veel tijd. En veel tijd betekent veel geld. Het risico wordt hiermee dat het meer kost dan dat het oplevert.
 
De meeste Veilig Thuis organisaties hebben besloten om de overgang naar een nieuwe ondersteuningstool pas in het eerste deel van 2015 te maken. Zij zitten daarom nu met het vraagstuk hoe zij de conversie van de oude naar de nieuwe tool het beste kunnen maken. Meerdere scenario’s worden overwogen. Er gaan stemmen op om het zo pragmatisch mogelijk in te steken. Dit betekent zo min mogelijk converteren en de oude informatie in PDF-vorm beschikbaar stellen aan professionals. Enkel de openstaande casussen zouden handmatig kunnen worden ingebracht.
Een ander scenario gaat uit van migratie van de meest relevante data vanaf bijvoorbeeld medio 2014 om in ieder geval de recente historie nog beschikbaar te hebben in het nieuwe systeem. Dit aangevuld met de PDF.
 
Een probleem waar in ieder geval een oplossing voor moet worden bedacht is dat VT’s beleidsinformatie en managementinformatie nodig hebben van de data binnen gekomen vanaf 1 januari 2015. Dit betekent dat er minimaal een, al dan niet handmatige, conversie moet plaatsvinden van de data vanaf deze datum.
 
De uiteindelijke keuze is aan de Veilig Thuis organisatie zelf. Maar zij kunnen zich daarbij laten adviseren en ondersteunen door de leveranciers van de oplossingen die momenteel worden aangeboden.