Ik zag de laatste weken van het vorige jaar dat de map die ik gebruik voor mijn administratie steeds lastiger te sluiten was. Ik probeerde door het gebruik van tabbladen structuur te brengen in de grote hoeveelheden relatief belangrijke post die ik als huurder, huisbezitter of belastingbetaler in een jaar binnen kreeg.

Ikzelf beoordeelde of post belangrijk genoeg was om in ‘de map’ terecht te komen, echter was terugvinden niet altijd even makkelijk. Een van mijn goede voornemens was dus om deze berg aan administratie te gaan digitaliseren.

Je kan natuurlijk niet ‘gewoon’ beginnen, zoals bij aanvang van ieder ECM-implementatietraject moet er van tevoren goed na worden gedacht over de inrichting. Zo stelde ik mij onder andere de vragen in welk formaat ik de documenten gescand zou willen hebben, hoe ik de documenten ga noemen, in welke structuur zou ik de documenten wil archiveren en hoe voorkom ik dat bij een crash mijn hele administratie direct weg is?

Dit verhaal is natuurlijk een op een te matchen met hoe de meeste organisaties jaren geleden besloten hun inkomende post direct na verwerking in een ECM systeem te stoppen. Net als voor mij, waren er een hoop voordelen bij een digitaal archief. Voordelen welke voor zowel organisaties als voor mij relevant waren zijn bijvoorbeeld directe toegang, automatische backups en mogelijkheden voor het terugvinden van specifieke documenten. Voor organisaties zijn zaken als proces optimalisatie en kostenbesparing ook een prominente drijfveer.

Mijn scanner staat op dit moment in een andere ruimte dan mijn PC, dus een andere vraag die ik mijzelf stelde was of er een andere oplossing was om eenvoudig documenten op te nemen.

Tegenwoordig zijn er ook apps op de markt (en gratis) die u als gebruiker helpen met het digitaliseren van hardcopy documenten. Deze apps kunnen gebruikt worden om op een vrij nette manier documenten te generen van meerdere pagina’s. Apps detecteren de pagina, maken een foto, optimaliseren de afbeelding en vragen of u nog meer pagina’s op wilt nemen. Het resultaat is bijvoorbeeld een multi-page PDF document dat u zo kan gebruiken. Mijn eerste ervaringen zijn positief, echter vraag ik mij wel af of de kwaliteit altijd voldoende is voor Optical Character Recognition (OCR).

Een mooie ontwikkeling van de laatste jaren is, naast het opvragen van informatie via uw mobiele telefoon, het gebruik van de mobiele telefoon als invoerapparaat voor uw ECM systeem. Waar het in het begin ging om het invoeren van enkel wat metadata, is het nu eenvoudig om een foto te maken van bijvoorbeeld belangrijke documenten om deze vervolgens via het netwerk op te slaan in een daarvoor bedoeld systeem.

In de praktijk zijn er steeds meer organisaties die gebruikmaken van de camera van hun klanten om hen in staat te stellen hun documentatie in te sturen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om digitaal declaraties in te sturen en de bijbehorende documentatie te fotograferen en bij te voegen. Een nieuw digitaal invoer kanaal dus.

Net als bij alle nieuwe kanalen moet goed gekeken worden of de invoer uit dit kanaal direct gebruikt kan worden, of dat er een aantal bewerkingen nodig zijn. Additionele bewerkingen kunnen bijvoorbeeld additionele optimalisaties zijn voor de ingevoerde afbeeldingen. Immers hebben we na invoer meer rekenkracht om werk te verzetten. Daarnaast kan ervoor gekozen worden om direct OCR toe te passen, of bijvoorbeeld informatie uit de afbeeldingen te halen die als metadata in uw ECM systeem kunnen worden gebruikt.

Capgemini heeft jarenlange ervaring met het opzetten van nieuwe kanalen en het implementeren van bijbehorende technische oplossingen voor zowel front- als backend. Mocht u hier vragen over hebben, kunt u direct contact met mij opnemen of één van mijn collega’s.