Voordat een document zijn definitieve status bereikt, worden vaak verschillende versies van het document opgesteld. Met automatisch versiebeheer bieden ECM-systemen ondersteuning voor het aanmaken en beheren van versies van documenten. Door een juist gebruik van automatisch versiebeheer kan er efficiënter worden gewerkt.
 
Het opstellen van een document
Veel soorten documenten die in organisaties worden aangemaakt worden niet in één keer opgesteld. In veel gevallen wordt een volgend soort scenario doorlopen: een medewerker start met het schrijven van een tekst, werkt daar een tijdje aan, legt op een gegeven moment de tekst aan een of meer collega’s in een of meer rondes ter review voor, verwerkt daarna het reviewcommentaar en maakt het document vervolgens definitief. Ten slotte stelt de medewerker het document aan anderen ter beschikking, bijvoorbeeld door het document per e-mail te verspreiden onder collega’s, te versturen naar een externe partij of op een website te plaatsen.
 
In verschillende fasen van het proces van het opstellen van een document bevindt het document zich in een andere status. Deze status kan worden aangeduid met bijvoorbeeld de volgende termen: concept, eindconcept, ter review, definitief, goedgekeurd, gepubliceerd. Als er verschillende versies van het document worden onderscheiden en bewaard kan aan elke versie een eigen volgnummer worden gegeven.
 
Automatisch versiebeheer
Uiteraard is het mogelijk in de bestandsnaam van een document een statusaanduiding en een versienummer voor dat document op te nemen (bijv. ‘Rapport XYZ concept 0.7.docx’). Deze methode wordt vaak toegepast door gebruikers die hun documenten niet in een ECM-systeem, maar op een netwerkschijf opslaan. Met automatisch versiebeheer van een ECM-systeem is het handmatig toekennen van versienummers echter niet nodig omdat het ECM-systeem dit automatisch doet. Het ECM-systeem kan daarbij ook op basis van het versienummer de statusaanduiding als waarde van een metadataveld ‘Documentstatus’ automatisch invullen.
 
Doorgaans is het mogelijk een document als een hoofdversie (major version) of als een lagere versie of subversie (minor version) aan een ECM-systeem toe te voegen. Hoofdversies hebben een versienummer dat eindigt met een nul achter een punt (1.0, 2.0. e.d.), lagere versies hebben een versienummer dat kan eindigen met een willekeurig cijfer achter de punt behalve een nul (0.1, 0.2, 1.1, 3.12 e.d.). Het is gebruikelijk dat hoofdversies worden gebruikt voor definitieve versies en lagere versies voor conceptversies van een document. De keus om een document als een hoofdversie of als een lagere versie toe te voegen kan in principe door de gebruiker worden gemaakt. Het ECM-systeem hoogt bij elke versie steeds automatisch het versienummer voor de documentversie op.
 
In- en uitchecken
Automatisch versiebeheer in ECM-systemen gaat samen met functionaliteit voor ‘in- en uitchecken’ (check-in / check-out). Deze functionaliteit voorkomt dat gebruikers gelijktijdig in dezelfde versie van een document wijzigingen kunnen aanbrengen. Als een gebruiker een document uitcheckt, dan stelt het ECM-systeem de laatste versie van dat document exclusief voor deze gebruiker beschikbaar om door hem bewerkt te kunnen worden. Als een gebruiker een document incheckt, dan wordt een nieuwe versie van dat document aan het ECM-systeem toegevoegd, waarmee deze documentversie voor andere gebruikers van het ECM-systeem beschikbaar wordt gesteld om bewerkt te kunnen worden.
 
Voordelen van automatisch versiebeheer
Een van de voordelen van automatisch versiebeheer is dat altijd duidelijk is welke versie van het document de laatst bewerkte versie is: dat is namelijk altijd de versie met het hoogste versienummer. Een ander voordeel is dat alle versies van een document bij elkaar in het ECM-systeem staan, want het ECM-systeem koppelt de versies van één document automatisch aan elkaar. Verder is door automatisch versiebeheer de ontstaansgeschiedenis van een document inzichtelijk omdat het ECM-systeem altijd elke versie van het document opslaat.
 
Door configuratie in het ECM-systeem kunnen de voordelen van automatisch versiebeheer nog worden uitgebreid. Zo kunnen aan hoofdversies en lagere versies van documenten standaard verschillende autorisaties worden toegekend, zodat hoofdversies bijvoorbeeld toegankelijk zijn voor alle gebruikers, terwijl lagere versies alleen toegankelijk zijn voor een beperkte groep gebruikers. Verder kunnen door configuratie versies die in een accorderingsworkflow zijn goedgekeurd automatisch als hoofdversie aan het ECM-systeem worden toegevoegd. En door configuratie kunnen bijvoorbeeld documenten die als hoofdversie aan het ECM-systeem worden toegevoegd automatisch als record worden gedeclareerd (d.w.z. onder archiefbeheer geplaatst).
 
Automatisch versiebeheer is vooral nuttig voor documenten die in een strikt proces van review moeten worden opgesteld (zoals rapporten, offertes en beschikkingen) en voor documenten die nadat ze zijn opgesteld periodiek worden bijgewerkt (zoals technische ontwerpdocumenten en handleidingen). Voor documenten die in een informeel proces gezamenlijk door verschillende medewerkers worden opgesteld zal het gebruik van automatisch versiebeheer, net als het gebruik van workflows, meestal niet veel waarde toevoegen en kan het zelfs als belemmerend worden ervaren.
 
Aandachtspunten
Versienummers die door een ECM-systeem worden toegekend aan documenten zijn metadata van deze documenten en daarom alleen zichtbaar voor de gebruikers van het ECM-systeem. Als een bepaalde versie van een document uit het ECM-systeem wordt gedownload om deze bijvoorbeeld per e-mail te versturen naar iemand die geen toegang heeft tot het ECM-systeem, dan kan deze persoon aan de betreffende documentversie dus niet zien om welke versie van het document het gaat, tenzij dat bijvoorbeeld in het e-mailbericht of in de tekst van de documentversie zelf wordt vermeld.
 
Als in de tekst van een document waarop automatisch versiebeheer wordt toegepast een versienummering wordt bijgehouden (bijv. in een tabel ‘Versiehistorie’), dan moeten gebruikers er zelf voor zorgen dat het versienummer in de tekst van het document gelijk blijft lopen met het versienummer dat wordt toegekend door het ECM-systeem. Het ECM-systeem kan daar standaard niet voor zorgen.
 
Sommige gebruikers hebben de neiging een document dat ze bewerken elke keer aan het eind van de werkdag in te checken waardoor onnodig veel versies van dat document ontstaan. Deze gebruikers verwarren het inchecken met het opslaan van een document. Als een gebruiker een document heeft uitgecheckt kan hij dat document het beste uitgecheckt houden totdat hij de door hem bewerkte documentversie voor andere gebruikers beschikbaar wil stellen.