“Plans are only good intentions unless they immediately degenerate into hard work.” (Peter Drucker)

2015 New Years Day

Iedereen, die heeft het voorrecht om in januari te bloggen, heeft de mogelijkheid de toekomst te voorspellen voor het nieuwe jaar. Ik maak van die gelegenheid gebruik om mijn gedachten met u te delen over de toekomst van ECM. Maar, in plaats van het schilderen van de mooiste panorama’s van een verre toekomst, wil ik me richten op een aantal trends die recht onder onze neus gebeuren. ECM-gerelateerde trends die niet altijd de aandacht krijgen van managers, adviseurs en deskundigen. Ik zal drie gebieden bespreken die ik belangrijk vind. Belangrijk omdat wegkijken van deze kwesties een risico voor uw bedrijfsvoering kan betekenen.

Cloud

De combinatie cloud-computing en ECM is op dit moment een hip onderwerp. ‘Cloud File Sharing and Sync (CFSS)’ is in feite een ECM-functie. Het gaat over het opslaan en delen van documenten en bestanden in de cloud en synchroniseren van deze bestanden over meerdere apparaten. ECM-leveranciers bieden nu al oplossingen voor toegang tot hun ECM-systemen vanaf mobiele apparaten. Maar dat is niet het verhaal dat ik wil vertellen.

Als u geen (beleid omtrent) cloud-opslag heeft, is de kans groot dat uw medewerkers met hun eigen cloud-oplossing werken. Dropbox, iCloud, OneDrive en andere op consumenten gerichte cloud-opslagdiensten worden dan gebruikt voor het opslaan van uw bedrijfsdocumenten in dezelfde cloud. Zodat uw hardwerkende medewerkers altijd en overal toegang hebben tot uw documenten. Maar wilt u dat uw bedrijfsdocument opgeslagen worden in een consumentgerichte cloud-omgeving? Waar anderen ze kunnen bekijken, waar zoekmachines rondsnuffelen en waar adverteerders op zoek zijn naar leads en doelgroepen?

Enkele jaren geleden hebben sommigen van u uw werknemers verboden om gebruikt te maken van memory sticks. Om allerlei veiligheidsredenen, maar vooral om te voorkomen dat documenten op straat komen te liggen. En nu maken uw medewerkers gebruik van publieke cloud-diensten waarover u geen controle heeft. Neem daarom een bedrijfsgeoriënteerde cloud-opslag, zoals IBM Navigator. Vraag aan uw medewerkers om van deze omgeving gebruik te maken. Beheer deze omgeving, wees alert op compliance-kwesties en sluit de opslag op uw documentmanagement- of recordsmanagementsysteem aan.

Collaboration

Documentcentrische ‘collaboration’ of samenwerking, werkstroombesturing en zaakafhandeling, ik breng ze hier even onder een noemer, al weet ik dat ze verschillende doelen dienen. Deze tools zijn er al enige tijd, maar veel organisaties maken er geen gebruik van om de processen rond samenwerking te ondersteunen. Wil dat zeggen dat uw medewerkers niet samenwerken? Ik hoop van harte dat ze het doen. Met ze werken dan met de tooling ze hebben: e-mail, chat, bestandsdeling, en ga zo maar door. Dus als alles goed gaat, wat is het probleem? Het probleem is dat u niet echt weet welke tools ze gebruiken.

Misschien gebruiken ze hun eigen software en apps. Weet u wie deze software en apps heeft gemaakt, en wie er inzicht heeft in uw doen en laten? Heeft u werknemers die vertrouwelijke informatie naar de buitenwereld mailen? Chatten ze op Whatsapp over uw bedrijfsplannen? Als u niet weet of uw processen en procedures correct worden opgevolgd, kan dit leiden tot compliance-problemen en risico’s. Het is beter deze problemen voor te blijven door te weten wat uw bedrijf doet. Met behulp van zaakafhandeling, zoals IBM Case Manager, kunt u inzicht en controle over uw processen terug krijgen. ‘Process mining’ kan u helpen bij het visualiseren wat er werkelijk gaande is in uw organisatie, waarbij tekortkomingen, inefficiëntie en risico’s zichtbaar worden. Ook om zo fraude en diefstal binnen uw organisatie te voorkomen. Bescherm uw bedrijfsgegevens en blijf er bovenop zitten.

Compliance & Privacy

In de meeste organisaties worden alleen papieren en elektronische documenten als ongestructureerde gegevens gezien, niet sociale media, e-mails, web content, blog post. Met de opkomst van de moderne technologie uit de Big Data-wereld, is het analyseren van ongestructureerde data steeds meer haalbaar. Data-analisten worden steeds meer geïnteresseerd in de inhoud van ongestructureerde data. De waarde van analyse van deze soort gegevens wordt ook steeds groter. Maar wacht eens even? Is het beheer van ongestructureerde data niet een ECM-functie? Jazeker.

Maar als het ECM systeem niet de vereiste gegevens voor de analysesoftware kan leveren, zal die software zelf op zoek gaan naar de gegevens. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld persoonsgegevens worden gebruikt voor niet-conforme doeleinden, namelijk het verzamelen van inzicht in het gedrag van individuen, zoals het kooppatronen. Heeft uw klant toestemming hiervoor gegeven? De ‘General Data Protection Regulation (GDPR)’, de nieuwe Europese privacyrichtlijn, verbiedt het gebruik van persoonsgegevens buiten scope, maar hoe kan u controleren of deze gevoelige documenten en sociale gegevens al niet over uw organisatie zijn verspreid over allerlei systemen en apparaten?

We weten allemaal hoe moeilijk het is om mensen op te voeden over privacy en compliance. Maar hoe houden we de robots, die toegang tot al onze data hebben, in toom? Vraag Google over het recht om te worden vergeten. Kunt u uw relaties vergeten? Het is beter gebruik te maken van uw ECM-systeem om de toegang tot ongestructureerde data te controleren. Of begin met applicaties, zoals IBM StoredIQ, om controle over uw verzamelingen met ongestructureerde data te verkrijgen.

Conclusie

De drie gebieden die ik noem zijn niet nieuw. Ze staan al langere tijd in de belangstelling. Maar toch, ik zie niet echt veel aandacht voor deze kwesties. De functionele behoeften achter de problemen zijn echt en urgent. Dus als u niet inspeelt op deze behoeften, zullen uw mensen hun eigen oplossingen en systemen gaan gebruiken. Systemen die u niet gekozen of geëvalueerd heeft. ‘Bring-your-own-device (BYOD)‘ is bijna onontkoombaar, maar kan ook het risico op het verlies van gegevens, diefstal en fraude betekenen. Accepteert u dezelfde risico’s wanneer uw medewerkers hun eigen cloud, samenwerkings-apps en analysesoftware meebrengen? Waarschijnlijk niet.

Graphics CC0 1.0 Public Domain, via Pixabay