Het is alweer december en de nieuw op te zetten AMHK’s (Veilig Thuis organisaties) hebben nog maar minder dan twee maanden om zich voor te bereiden op de transitie per 1 januari 2014. Daarbij komt er heel veel op ze af. In sommige gevallen wordt nog gesproken over de  organisatorische inrichting en verantwoording. De processen moeten zijn ingericht. Medewerkers moeten zijn opgelijnd. En er moet gekozen worden op welke wijze vanaf 1 januari de werkzaamheden moeten worden ondersteund met welke informatiesystemen. Voor dat laatste oriënteren de AMHK’s zich momenteel welke leveranciers van welke producten, welke ondersteuning zouden kunnen leveren.
 
Daarbij zullen ze gaan kijken naar de functionaliteiten die deze informatiesystemen te bieden hebben, in welke mate ze al “af” zijn, naar de ”look-and-feel” van deze applicaties en welke prijs en contractuele voorwaarden worden gehanteerd. Wat daarnaast echter ook heel belangrijk is om in de overweging mee te nemen, zijn de zaken die bepalend zijn voor een succesvolle implementatie. Want een informatiesysteem als oplossing introduceren in een organisatie die sowieso al een enorme organisatorische verandering aan het doormaken is, is geen sinecure. De AMHK’s hebben het al druk genoeg.
Toch zal ook stil gestaan moeten worden bij vragen als:
Hoe sluit het informatiesysteem aan op het handelingsprotocol dat specifiek voor AMHK’s is gedefinieerd door het ondersteuningsprogramma van VNG? Welke informatie moet wel of niet worden geconverteerd van de oude systemen naar de nieuwe en hoe makkelijk gaat dat?
Hoe zit het met opleidingen? Wanneer zou wat georganiseerd moeten worden en voor wie?
Welke oplossing wordt gekozen bij het inrichten van functioneel beheer? Kan en wil men dat zelf inrichten of moet dat worden uitbesteed?
Welke beleidsinformatie vinden we zelf belangrijk naast de wettelijke informatieplicht en rapportages aan opdrachtgevers?
En zo zijn er nog veel meer zaken te noemen.
 
Capgemini organiseerde in de week van 10 en 18 november voorlichtings- en demonstratiesessies in de verschillende regio’s in het land omtrent de “Tri-A’s Veilig Thuis”. Tri-A’s Veilig Thuis is een webapplicatie van en voor professionals van AHMK’s waarbij de basis wordt gevormd door de applicatie die door Jeugdzorg is ontwikkeld ter vervanging van hun primaire systemen: WIJZ. Vanuit WIJZ is er een specifieke basisinrichting gemaakt voor AMHK’s waarin de eisen en wensen van de SHG’s en AMK’s zijn verenigd. Momenteel loopt het testraject vanuit VNG waarin de webapplicatie wordt getoetst door medewerkers van de AMHK’s.
Tijdens de sessies werden geïnteresseerde AMHK’s geïnformeerd over zaken als functionaliteit, planning, look-and-feel en prijs met contractvoorwaarden. Maar daarbij kwamen ook de startcondities aan de orde, die bepalend zijn voor een succesvolle implementatie. Ook kwamen andere succesfactoren die bepalend zijn bij een dergelijke implementatie aan bod.
 
De regiosessies waren bedoeld als laagdrempelig alternatief van individuele sessies en boden AMHK’s ook de gelegenheid om met elkaar te discussiëren over  uitdagingen en de successen die ze zelf al hebben geboekt. Uitwisseling van informatie is in de deze fase immers belangrijk. Want de tijd gaat dringen.

Nog minder dan een maand en dan is het 1 januari.