Elke organisatie beheert archiefbescheiden, zoals contracten, personeelsdossiers en vergunningen. Archiefbeheer is een eeuwenoud vakgebied waarvan in de loop der tijd de regels zijn vastgelegd in wet- en regelgeving, standaarden, normen enz. In de ECM-wereld wordt voor archiefbeheer de term records management gebruikt. Records management beperkt zich per definitie tot informatie die als archiefwaardig wordt beschouwd. Met de explosieve groei van niet-archiefwaardige informatie wordt in veel organisaties echter steeds duidelijker de behoefte gevoeld om ook op dit soort informatie een vorm van beheer uit te oefenen. Dit is een van de oorzaken van de opkomst van het vakgebied information governance.
 
Information governance: voor alle informatie in een organisatie
Onderzoeksbureau Gartner definieert information governance als “the specification of decision rights and an accountability framework to ensure appropriate behavior in the valuation, creation, storage, use, archiving and deletion of information. It includes the processes, roles and policies, standards and metrics that ensure the effective and efficient use of information in enabling an organization to achieve its goals”. Op internet zijn nog veel andere definities te vinden en ook uit de discussies op verschillende ECM-fora blijkt dat nog niet iedereen precies hetzelfde onder information governance verstaat. Maar kenmerkend voor information governance is in de meeste omschrijvingen wel dat het zich richt op alle informatie – dus niet alleen de archiefbescheiden – van een organisatie.
 
De wet- en regelgeving voor archiefbeheer voor organisaties in het bedrijfsleven is veel minder verstrekkend die dan voor overheidsorganisaties. Anders dan in overheidsorganisaties wordt daarom in bedrijven het overgrote deel van de informatie niet als archiefbescheiden aangemerkt en ook niet als zodanig beheerd. Dit betekent dat veel documenten in bedrijven niet zijn opgenomen in een archiefsysteem en niet, zoals de Archiefwet dat voorschrijft voor archiefbescheiden van overheidsorganisaties, in “goede, geordende en toegankelijke staat” zijn gebracht. Door het ontbreken van beheer op niet-archiefwaardige informatie kunnen problemen ontstaan. Information governance richt zich op het voorkomen en oplossen van deze problemen. Ter illustratie van ECM-software voor information governance beschrijf ik hieronder twee gebieden waar deze software een belangrijke rol speelt: eDiscovery en retention management.
 
eDiscovery
Discovery is de term die wordt gebruikt voor de eerste fase in een gerechtelijke (civiele) procedure in de Verenigde Staten, waarin de partijen die een geschil met elkaar hebben verplicht zijn om elkaar te voorzien van alle relevante informatie die verband houdt met de betreffende zaak. De regels voor discovery zijn vastgelegd in de Rules 26 tot en met 37 van de ‘Federal Rules of Civil Procedure’. eDiscovery of electronic discovery is de term voor discovery waarbij elektronisch opgeslagen informatie (electronically stored information, ESI) wordt uitgewisseld tussen de partijen in een geschil. Het equivalent voor (e)Discovery in het Engelse recht heet (e)Disclosure.
 
eDiscovery speelt in de Amerikaanse claimcultuur een zeer grote rol. Grote bedrijven kunnen met honderden geschillen tegelijkertijd te maken hebben. Het grote belang van eDiscovery in de Verenigde Staten heeft geleid tot de oprichting van EDRM, een samenwerkingsverband van afnemers en dienstverleners dat praktische hulpmiddelen ontwikkelt voor eDiscovery en information governance. EDRM heeft onder meer het ‘Electronic Discovery Reference Model’ ontwikkeld. In dit model komen de verschillende fasen en activiteiten in een eDiscovery-proces tot uitdrukking.

Electronic Discovery Reference Model (bron: EDRM, www.edrm.net)
 
In een eDiscovery-proces verzamelt en analyseert een organisatie elektronisch opgeslagen informatie waarvan een groot deel, op grond van de voor deze organisatie geldende wet- en regelgeving, doorgaans niet als archiefbescheiden hoefde te worden aangemerkt (bijv. informele e-mails, agenda’s, concept-documenten en vergaderverslagen) en die daarom niet is opgenomen in een archiefsysteem. Het kan in een eDiscovery-proces om duizenden of zelfs miljoenen documenten gaan. Het is in veel gevallen praktisch onmogelijk om deze documenten handmatig te analyseren.
 
Leveranciers van ECM-software leveren producten om de uitvoering van een eDiscovery-proces te ondersteunen. Bedrijven die actief zijn in de Verenigde Staten en veel te maken hebben met juridische claims kunnen baat hebben bij dit soort software. Nederlandse bedrijven die niet actief zijn in de Verenigde Staten en daar geen klanten hebben, zullen niet snel met eDiscovery te maken krijgen. Maar deze bedrijven kunnen software voor eDiscovery wel inzetten voor situaties waarin, net als in een eDiscovery-proces, grote verzamelingen elektronische documenten moeten worden doorgespit. Denk hierbij aan onderzoeken naar fraude van medewerkers, audits, financiële onderzoeken enz.
 
Retention management
Retention management heeft betrekking op het bewaren en tijdig verwijderen van informatie. Informatie moet worden bewaard op grond van wet- en regelgeving, in verband met een gerechtelijke procedure (legal hold) of vanwege de waarde die de informatie heeft voor de bedrijfsactiviteiten van de organisatie (business value). Voor archiefbescheiden wordt het retention management uitgevoerd door het archiefsysteem waarin ze zijn opgenomen: in het systeem zijn immers de bewaartermijnen (retention periods) van de archiefbescheiden vastgelegd. Voor niet-archiefwaardige documenten bestaat standaard geen retention management en daardoor kunnen er problemen ontstaan zoals onnodige kosten voor opslag en ruis in zoekresultaten en Big Data-toepassingen.
 
De situatie die in veel organisaties bestaat door het te lang bewaren van informatie (over-retention) wordt wel content obesity genoemd. En de informatie die, hoewel daar geen noodzaak meer voor bestaat, toch nog steeds wordt bewaard wordt wel aangeduid als information ROT (ROT = Redundant, Outdated or Trivial) en digital debris. Leveranciers van ECM-software leveren oplossingen om inzicht te krijgen in de aard, de soort en de hoeveelheid niet-archiefwaardige documenten in alle mogelijke opslagsystemen van een organisatie. Een organisatie kan met dit inzicht op basis van valide argumenten documenten verwijderen. Over de noodzaak om niet-archiefwaardige informatie tijdig op te schonen is door collega’s van mij in deze BIM blog al verschillende keren geschreven: bijvoorbeeld hier, hier en hier.
 
Het belang van ECM voor information governance
Information governance is een uitbreiding op het vakgebied van records management waardoor ook op niet-archiefwaardige informatie beheer wordt toegepast. Met ECM-software voor information governance kunnen organisaties risico’s in juridische procedures verkleinen, hun documentverzamelingen opschonen en daarmee hun werkprocessen efficiënter uitvoeren. Geen enkele organisatie die veel elektronische documenten verwerkt, kan het zich veroorloven om geen maatregelen op het gebied van information governance te nemen. De inzet van de juiste ECM-software kan een van die maatregelen zijn.