Agile in de praktijk: 3 tips voor Agile op afstand

Publish date:

“Communicatie is bepalend voor het verloop van een Agile project-aanpak” (bv. met Scrum). Dit heb ik gehoord in verschillende vormen en maten van iedereen die in mijn ogen enigszins verstand van Agile heeft. Belangrijker nog: iedereen die ervaring heeft met welke projectaanpak dan ook, zal beamen dat goede communicatie een kritieke factor is voor een […]

“Communicatie is bepalend voor het verloop van een Agile project-aanpak” (bv. met Scrum). Dit heb ik gehoord in verschillende vormen en maten van iedereen die in mijn ogen enigszins verstand van Agile heeft. Belangrijker nog: iedereen die ervaring heeft met welke projectaanpak dan ook, zal beamen dat goede communicatie een kritieke factor is voor een succesvol project. Locatie speelt hier een grote rol in. En daar gaat dit blog dan ook over. Dit heb ik recent zelf kunnen ervaren doordat ik onderdeel uitmaak van twee teams die websites ontwikkelen voor een van onze klanten. Het eerste team werkt al het langst voor deze klant, zit op de klantlocatie met alle teamleden en heeft dus goede toegang tot experts en Stakeholders. De werklocatie van het tweede team is ergens anders, maar voor sommige werkzaamheden moeten individuele leden juist wel bij de klant zitten. Verder brengt het complete team bezoekjes aan de klantlocatie voor bijvoorbeeld de sprint review.

Doe de daily standup zo toegankelijk mogelijk
In het team op afstand gebruiken wij Google Hangouts voor onze daily standup. Afgezien van ‘ruis’ of onderbrekingen door slechte netwerkverbindingen werkt dit erg goed. Ongeacht waar de collega’s zich bevinden, kunnen ze de stand van zaken uitwisselen. Hierbij kan direct om verduidelijking gevraagd  worden, werk overgedragen of verdeeld worden, etc. Doordat de gezichtsuitdrukkingen te zien zijn ontstaan er minder snel misverstanden en is iedereen niet alleen inhoudelijk maar ook gevoelsmatig beter van de ‘toestand’ van de anderen op de hoogte.

hond vraagt om aandacht met op de achtergrond twee laptops
Een vraag beantwoord krijgen is makkelijker wanneer je fysiek aanwezig bent. (
afbeelding van W. Rumsby)

Gebruik humor als bindmiddel
In beide teams hebben we in mijn beleving een prettige werksfeer met (veel) ruimte voor humor. Niet dat er de hele dag niets anders gedaan wordt dan gekke afbeeldingen en filmpjes delen, of debiteuren-crediteuren nadoen. Wel is er veel zelfspot, wordt een stroef gesprek vaak gesmeerd met een overdrijving en blijft onze (niet-officiële) inhoudelijke communicatie luchtig door woordgrapjes. Natuurlijk werkt dit voor elk team anders, maar het liberale gebruik van humor komt voort uit een open, vrije teamsfeer. Deze sfeer wordt mede mogelijk gemaakt doordat dit wordt toegestaan (en in enige mate toegepast) bij deze klant. Het past mijns inziens ook goed bij Agile principe 1: Mensen en hun onderlinge interactie boven processen en hulpmiddelen. Er zijn uiteraard uitzonderingen te bedenken, zo is het taalgebruik in officiële documenten zakelijk, zonder gekkigheid.

Ga slim om met afstand tussen team en klant (organisatie)
In het ‘team-op-locatie’ kan een teamlid met een vraag letterlijk naar de Product Owner toe lopen. Deze kan dan in de meeste gevallen direct een keuze maken, of met de vraag en eventuele aangedragen oplossingen bij de Stakeholders te rade gaan waar dit geval impact op heeft. In het ‘team-op-afstand’ wordt veel overleg gepleegd via tekst-communicatie (direct chat, via de issue-tracker, e-mail). In sommige gevallen levert dit ook een directe keuze op. Tot zover gaat alles goed. Maar wanneer de Product Owner de vraag niet direct ziet of kan beantwoorden, begint het verschil te tellen. Het eerste aspect is duidelijkheid: is de boodschap ontvangen, en is deze ook duidelijk? Bij face-to-face communicatie heb je meer informatie tot je beschikking om in te schatten dat je vraag/bericht helder is overgekomen. Wanneer je elkaar dagelijks ziet, is ook het makkelijker om een openstaande vraag op te volgen en/of nader toe te lichten, wat vooral handig is bij complexere vraagstukken of benodigde input vanuit de Stakeholders. Sommige zaken kun je in dat geval zelfs direct toelichten en uitvragen bij de Stakeholders, waardoor het risico op onduidelijkheid vermindert. Denk bijvoorbeeld aan onduidelijkheid die kan ontstaan ontstaan door ‘doorgeef-ruis’, wanneer de Product Owner telkens vragen en antwoorden moet doorgeven. Bij communicatie op afstand zul je extra controlestappen moeten inbouwen om je ervan te verzekeren dat je elkaar goed begrijpt en bijvoorbeeld niet op een antwoord zit te wachten dat nooit komt.

Een ‘Agile’ doorgeefluik is er een die je niet hoeft te gebruiken, omdat je gewoon door de open deur kunt leveren”

Conclusie
In mijn ervaring is het fijner om met het Agile team en alle betrokkenen op dezelfde locatie te werken. De belangrijkste redenen hiervoor zijn korte communicatielijnen (aan elkaars bureau ‘aankloppen’) en betere communicatie door het kunnen zien van elkaars gezicht (lezen ‘tussen de regels door’). Werk je toch op verschillende locaties, houd dan goed in de gaten dat je zoveel mogelijk doorgeefluiken vermijdt en gebruik directe communicatiemiddelen waar mogelijk. Als dit niet kan, maak dan duidelijk afspraken over verwachtingen en bevestig deze desnoods een keer te veel dan te weinig.

De praktijk wijkt natuurlijk altijd af van de theorie en ook de Agile-utopie bestaat niet. Ik hoor graag welke uitdagingen je tegen komt, welke oplossingen je gevonden hebt en wat de impact daar van is. Reageer hieronder! Wat zijn jouw ervaringen met Agile op afstand?

Gerelateerde posts

Customer Experience

The B2B Power Shift: “Opening up the customer connection”

Tim van der Galiën
Date icon 17 juni 2018

‘What do you really want?’. This simple, but lasting question often comes up in the minds...

digital customer experience

5 tips on how to fully embrace customer centricity

Rydemark, Elise
Date icon 10 juni 2018

Constantly changing customer demands, new technologies entering the market every month, and...

Customer Value Analytics

Break the silos. Break the internet!

Thomas Boersma
Date icon 16 maart 2018
cookies.

Door verder te navigeren op deze website accepteert u het gebruik van cookies.

Sluiten

Sluit cookie informatie