De gemiddelde IT-manager zal hier op antwoorden dat hij/zij er grijze haren van krijgt.

Maar waar ligt het risico dan?

  1. Is het dat ondoorzichtelijke woud van regels en uitzonderingen?
  2. Is het de eenvoud waarmee je de meeste software kunt downloaden en vervolgens installeren (en gebruiken)
  3. Zijn het de gebruikers die steeds meer functionaliteiten van hun software eisen en gebruiken?

En zo kun je er nog wel een paar verzinnen. In de meeste gevallen gaat het om een combinatie van oorzaken.

Hoe beheers ik dat risico nu?

  1. Stel een sluitend beleid vast voor je organisatie.
  2. Zorg dat je weet wat je gebruikt en mag gebruiken
  3. Implementeer processen en tools om je beleid te ondersteunen.

Dat zijn de eerste stappen voor de reis naar een betere nachtrust. 

In het beleid stel je vast welke software je toestaat in de organisatie en vooral welke niet. Je stelt ook vast wie software kan en mag installeren, wijzigen en verwijderen. Ook stel je hier vast wat de consequenties zijn als het beleid niet wordt gevolgd. Maar vooral zorg je dat je organisatie in staat is om het beleid uit te voeren! Een dergelijk beleid stel je samen door alle partijen die van software gebruik maken binnen de organisatie mee te laten denken. Hierbij zijn de architecten en de eindgebruikers (de ‘business’) van groot belang om vooral ook naar de lange termijn te kijken. Het toevoegen van een licentiemanager of software asset manager met kennis van de licentiemodellen kan hierbij van grote waarde zijn.

Als je het beleid hebt vastgesteld, communiceer dit dan door de gehele organisatie en vergewis je ervan dat iedereen op de hoogte is!

Hoe weet je nou wat je gebruikt en wat je mag gebruiken? Afhankelijk van je organisatie en de gebruikte software kun je bijvoorbeeld een electronic discovery tool implementeren (en zelfs daar stellen de fabrikanten voorwaarden aan, laat je dus informeren) die zoveel mogelijk informatie geeft over de gebruikte hard- en software. Heel simpel gezegd zou je deze output kunnen vergelijken met al je contracten en aankopen. Maar voor het overgrote deel van de organisaties gaat dat helaas niet op en worden alle verschillende modellen en uitzonderingen te complex om een eenvoudige vergelijking te maken. “Dan koop ik toch zo’n SAM-tool” hoor ik vaak. Natuurlijk is dat een begin van een oplossing. Maar als je niet de juiste kennis bezit om een dergelijke tool goed te implementeren en te gebruiken voel je je veilig, maar is het tegendeel waar. – “A fool with a tool is still a fool” –  En om het nog maar verder te compliceren: vaak ben je er niet met de twee bovengenoemde oplossingen. Je hebt nog organisatie gegevens nodig, HR-gegevens, financiële gegevens, etc etc..

Kortom alleen een vooraf goed doordacht en met de juiste kennis toegevoegd project kan een kans van slagen garanderen.

Natuurlijk moet je ook je interne processen aanpassen om de software en de licenties goed te begeleiden gedurende hun levenscyclus in de organisatie. En dat hoort allemaal thuis in een compleet SAM-project. Of je het nu binnen de organisatie gaat uitvoeren of het uitbesteed.

Zoals duidelijk moge zijn is een dergelijk project veelomvattend en intensief. Om te voorkomen dat je een Hercules-project begint dien je vooraf wat scope-beperkingen in te bouwen. Probeer niet alle leveranciers in een keer op te pakken. Pak je grootste risico’s: dat kan zowel financieel als in aantallen zijn. Kijk naar je vernieuwingsagenda voor je contracten en speel daar op in. Eigenlijk ontkom je er niet aan om een specialist in de hand te nemen om er voor te zorgen dat je project niet in misère eindigt. Je zult dan ook zien dat er gerelateerd aan dit project heel veel verbeteracties ontstaan die de organisatie ten goede komen en meer solide en kosten affectief productief laten zijn.

Wil je nu ook nog weten hoe je een dergelijk project succesvol laat verlopen, hoe anderen dit deden, wat voor risico’s er wat dieper onder de oppervlakte liggen en hoe je dit met wat hulp ook uit je zorgenpakket kunt laten nemen?

Schrijf je dan in voor het gratis Capgemini Software Asset Management evenement op 16 oktober aanstaande.

Capgemini helpt je daar op weg naar een succesvolle oplossing. Met een aantal uitdagende sprekers, ruimte om te communiceren met andere bedrijven met gelijksoortige uitdagingen en onze specialisten, laten we zien wat momenteel speelt op dit gebied.

Meer informatie hebben? Inschrijven? dat kan via deze link.

We zijn ons ervan bewust dat we niet in een paar uur alle vraagstukken kunnen oplossen. Maar een oplossingsrichting geven is al een stap in de goede richting. En als we het bewustzijn rondom dit risico kunnen vergroten is er al een grote stap gezet naar mogelijke oplossingen.

Vanzelfsprekend willen we graag zoveel mogelijk tijd besteden aan de ‘eindklanten’ tijdens dit evenement en willen we specialisten van onze concurrenten verzoeken om openbare evenementen te bezoeken.