<p><em>&ldquo;The secret of your future is hidden in your daily routine.&rdquo; </em><em>(Mike Murdoch)</em></p>
<p><a href="http://pixabay.com/en/paperwork-office-paper-tray-315083/"><img alt="paperwork" src="/sites/default/files/nl/2014/09/20140923_blogartikel_-_ecm_is_overal_en_nergens.jpg" style="width: 321px; float: left; height: 240px; margin-left: 2px; margin-right: 2px" /></a>Als ECM-blogger hou ik me op de hoogte wat mijn collega-bloggers over <span lang="en">Enterprise Content Management</span> en aanverwante onderwerpen schrijven. En soms verbaast het me dat er nog steeds blogs verschijnen over de nut en noodzaak van bijvoorbeeld documentmanagement. In die blogs staat beschreven dat <span lang="en">&ldquo;check-out &amp; check-in&rdquo;</span>, samenwerking, zoeken en vinden belangrijke functies van <abbr lang="en" title="Enterprise Content Management">ECM</abbr> zijn die iedere organisatie wel nodig heeft. Ik zal de laatste zijn die het daarmee oneens is, maar de vraag die bij me blijft hangen is: zijn er nog mensen die dit niet weten? Zijn er dan administratieve organisaties die nog geen <abbr lang="en" title="Enterprise Content Management">ECM</abbr> toepassen?</p>
<p>De eerste vraag ga ik hier niet beantwoorden. Als je wilt weten wat document&shy;management, records&shy;management en proces&shy;management voor je organisatie kan betekenen, kun je gewoon contact opnemen met mij of een van mijn collega&rsquo;s bij <a href="http://Www.nl.capgemini.com/business-information-management/enterprise-c…
<h3>Verblijfplaats onbekend</h3>
<p>In iedere administratieve organisatie worden documenten verwerkt. Er komen documenten binnen: op papier, als e-mail, als formulieren van je website. En er worden documenten gemaakt en verstuurd. Dat kan gebeuren door mensen, maar ook door systemen. Bijvoorbeeld door een <abbr lang="en" title="Enterprise Resource Planning">ERP</abbr>-systeem dat automatisch rekeningen verstuurt, een salaris&shy;administratie&shy;systeem dat zelfstandig salarisstroken print.</p>
<p>Veel van deze pakketten, die documenten verwerken, hebben tegenwoordig hun eigen <abbr lang="en" title="Enterprise Content Management">ECM</abbr>-extensies: <abbr>SAP</abbr>, <abbr>SAS</abbr>, Siebel, noem maar op. Documenten die deze systemen maken en gebruiken worden in de extensies opgeslagen en bewaard. Documenten die ze verwerken worden in het systeem ingevoerd. Zo heeft iedere systeem zijn eigen methode van document&shy;verwerking. Dat is op zich wel handig, omdat deze document&shy;opslag nauw ge&iuml;ntegreerd is met het pakket. Je hebt er eigenlijk geen omkijken naar. Het gevolg is wel dat je documenten verspreid staan over allerlei locaties. Fysieke locaties en virtuele locaties, op je kantoor, in je datacentrum en misschien wel in de cloud.</p>
<p>Wat ik vaak zie, is dat organisaties niet het overzicht hebben waar alle documenten worden verwerkt, gemaakt, opgeslagen. En dan ook niet op welke wijze dat gebeurt, in welk formaat, met welke kenmerken, in welke mappenstructuur. Je kunt er gif op innemen dat iedere systeem dat op zijn eigen wijze doet, zonder veel gemeenschappelijkheden.</p>
<p>En daar wringt nou net de schoen. Als je nu een bepaald document of ander gegeven nodig hebt, waar kunt je hem vinden? Als je de bron weet, is de opslaglocatie meestal wel duidelijk. Maar wat als het document van buiten gekomen is? En wanneer je weet waar ongeveer het document staat, kun je het dan vinden? Weet je op welke kenmerken je kunt zoeken en meer belangrijk, kunt je wat met deze kenmerken in je zoekvraag? Of zijn die documenten nou weer net op een andere wijze gerubriceerd?</p>
<h3>Opslaan is geen kunst</h3>
<p>Nu ligt daar de crux van goed document&shy;management. Documenten opslaan is geen kunst. Zorg gewoon voor voldoende opslagruimte. Maar om de documenten weer terug te vinden is meer voorbereiding nodig. Je zal van te voren moeten bedenken hoe je die documenten weer wilt terugzoeken. Niet alleen binnen de context van de bronsystemen, maar ook daarbuiten. Bijvoorbeeld als je een volledig klantbeeld wilt samenstellen, of een juridisch dossier. En wanneer je wilt bepalen welke documenten je wilt bewaren en welke je kan weggooien, is zeker een georganiseerde document&shy;huishouding nodig.</p>
<p>Een tegenwerping die ik vaak hoor is: waarom zou ik zoveel moeite steken in het gestructureerd bewaren van documenten als ik de meeste documenten toch nooit meer gebruik? Het eerste, wat ik daarop kan zeggen, is: documenten bevatten kennis en daarmee waarde. Misschien heeft je die waarde later nog eens gebruiken om mooie, nieuwe dingen mee te doen. Ten tweede en misschien wel belangrijker: wat zijn de consequenties als ik documenten niet meer terug kan vinden. In de Verenigde Staten zijn om die reden bedrijven failliet gegaan. Nu zal het hier niet zo&rsquo;n vaart lopen, maar het kan wel een flinke kostenpost beteken. In ieder geval is het verstandig daarop een risico&shy;analyse te doen.</p>
<h3>Weet wat je in huis hebt</h3>
<p>Administratieve organisaties hebben niet &eacute;&eacute;n, maar veel systemen waar documenten worden opgeslagen. Meestal zijn die zo ge&iuml;ntegreerd, dat je zich er niet bewust bent van wat dat betekent. Wat de consequenties zijn van al die &lsquo;verborgen&rsquo; document&shy;verzamelingen voor de bedrijfsvoering, nu en in de toekomst. Wat het kost en van wat het op kan leveren.</p>
<p>Om de tweede vraag uit de eerste alinea te beantwoorden: misschien heb je <abbr lang="en" title="Enterprise Content Management">ECM</abbr> ergens in gebruik, maar weet je het eigenlijk niet. Is dat erg? Misschien. Is het handig? Nee. Als je het maximale uit je documenten wilt halen en er zo kosten&shy;effectief mogelijk mee wilt omgaan, is het verstandig toch meer te weten over de document&shy;huishouding van je organisatie. Want pas dan kunt je die huishouding, met alles eromheen, optimaliseren en zo kosten&shy;voordeel bereiken. Of misschien wel concurrentie&shy;voordeel.</p>
<p><sup>Foto <span lang="en">Public Domain</span> <a href=http://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/deed.en lang="en">CC0 1.0</a>, via <a href=http://pixabay.com/ lang="en">Pixabay</a></sup></p>