In softwareontwikkeling heerst al jaren een omslag van een statische ontwikkelmethode naar flexibelere methodes, de zogenoemde agile methodes. Zonder er te diep op in te gaan, hebben deze methodes zich al in tal van grote bedrijven en zeer verschillende omgevingen bewezen. Men ervaart het als ‘gewoon doen’ in plaats van eindeloos plannen en overleggen. Door een hechte samenwerking met klanten (‘korte lijntjes’!) kunnen wensen worden getoetst terwijl er tegelijkertijd meters gemaakt worden in de opbouw van het systeem. Iteraties in het project kunnen ervoor zorgen dat er continu bijgestuurd kan worden in het geval van veranderingen binnen den buiten de organisatie. Wat kan dit betekenen voor uw ECM projecten?

Een belangrijke stap is om zoals gezegd ‘gewoon’ aan de slag te gaan, zonder teveel tijd kwijt te zijn aan bijvoorbeeld het maken van planningen waarvan iedereen uit ervaring weet dat deze toch wijzigen. Het is belangrijk een visie te hebben en zonder uw idee direct in steen te beitelen is er wel een richting nodig. Wat wilt u bereiken? Wilt u een gestroomlijnd proces? En wat is dan gestroomlijnd? Wilt u kwaliteit verbeteren? Wat is dan kwaliteit? Gebruikersgemak verbeteren? Doen we! Willen we vaker deadlines halen om boetes te voorkomen, gaan we dat toch samen bereiken?

Ga in ieder geval aan de slag. Weet u nog niet precies hoe u het wilt, laat u informeren. Nodig mensen met kennis uit om u te laten zien wat mogelijk is. Zodra u een idee heeft wat er mogelijk is, kan u werken aan de oplossing. Probeer dan wat kleins uit, evalueer en kies dan de richting die u wilt nemen. Door de stappen die u maakt niet te groot te maken, is het risico dat u loopt ook niet groot. Het is belangrijk op een bepaald moment keuzes te maken, niet te blijven hangen in deze fase. Een coach of verschillende stakeholders kunnen u helpen de juiste keuzes te maken. Het is dus belangrijk de juiste mensen om u heen te verzamelen die u kunnen helpen vooruit te komen.

Kleine korte iteraties zorgen er voor dat u continu uw project kan bijsturen. De kans op weken ontwikkelen om er vervolgens achter te komen dat het niet precies werkt zoals u had gehoopt zijn voorbij. Kleine iteraties zorgen er voor dat u zich niet hoeft te binden voor een langere periode, maar dat u stapje voor stapje dichterbij uw uiteindelijke doel komt.

Tijdens de werkzaamheden is veel communicatie nodig tussen degenen die het systeem opbouwen en de medewerkers die er uiteindelijk mee aan de slag mogen. Medewerkers kunnen waardevolle feedback geven over wat voor situaties er nu wel of juist niet voorkomen in de dagelijkse werkzaamheden. Zo kan een knop op de juiste plek al een hoop ergernissen wegnemen. Veel mooie projecten falen omdat er onvoldoende draagvlak is vanuit de eindgebruikers, waardoor het extra belangrijk is veel feedback te vragen en te krijgen bij het ontwikkelen van uw nieuwe systeem.

Voordat het project tegen het einde aan loopt, het nieuwe systeem al een tijdje stabiel in productie draait en gebruikers weinig aan te merken hebben over hoe het nu werkt, moet u ook goed nadenken hoe het beheerd moet gaan worden. Capgemini heeft gekwalificeerde collega’s rondlopen die u graag helpen met het beheer en mogelijk doorontwikkelen van uw systeem. U kan er natuurlijk ook voor kiezen dit zelf te doen, belangrijk is dan dat er voldoende kennisoverdracht plaatsvindt tussen het projectteam en degenen die de beheertaak op zich gaan nemen. Zorg er tevens voor dat u de middelen hebt om dit beheer op u te nemen, er zijn verschillende producten op de markt wie u kunnen ondersteunen bij het afhandelen van issues of bij het doorontwikkelen van het systeem.

Inmiddels is het een blog geworden waar ik redelijk snel door verschillende stappen heen ben gelopen in iteratief en interactief project. Dat is ook één van de vele voordelen van een agile aanpak, er kunnen meters worden gemaakt en als er iets is wat ik prettig vind is het dat wel.