Ik ben nog nooit een organisatie tegenkomen die al haar digitale archiefwaardige informatie (archiefbescheiden) heeft ondergebracht in één centraal, organisatiebreed archiefsysteem. Hoewel centrale opslag van alle archiefwaardige informatie in een organisatie een nastrevenswaardig doel is, blijkt het in de praktijk vaak onmogelijk dit doel te realiseren. Toch zijn er mogelijkheden om centraal beheer op archiefbescheiden in verschillende opslaglocaties uit te voeren.
 
Verschillende opslaglocaties
Veel organisaties gebruiken een centraal opslagsysteem – vaak een ‘DMS/RMA’ genoemd – voor de opslag van al dan niet archiefwaardige digitale documenten die worden gebruikt in een primair bedrijfsproces. Er kunnen ook nog aparte systemen bestaan voor de opslag van (archiefwaardige) documenten uit andere bedrijfsprocessen, zoals personeelsdocumenten of financiële documenten. In elke organisatie zijn er daarnaast ook wel archiefwaardige documenten die uitsluitend worden bewaard op een gezamenlijke of een persoonlijke netwerkschijf of in de mailboxen van gebruikers. Ook zijn er in elke organisatie archiefbescheiden die uit gestructureerde gegevens bestaan en die in databases zijn opgeslagen (zie hierover een eerdere blog post). Kortom, archiefbescheiden bevinden zich in veel organisaties in verschillende opslaglocaties. Vaak is er alleen sprake van verantwoord beheer in het centrale archiefsysteem en niet in de meeste andere opslaglocaties. En als er in de andere opslaglocaties al een vorm van beheer is, dan is dat meestal per opslaglocatie ingericht en dus versnipperd en onoverzichtelijk.
 
Voordelen van één archiefsysteem
Het is zinvol om te proberen archiefwaardige documenten zoveel mogelijk in één archiefsysteem onder te brengen. De beheerlast wordt immers verminderd als er maar één systeem beheerd hoeft te worden. Organisaties die zijn ontstaan uit een fusie waarin elke fusiepartner een eigen gelijksoortig systeem had voor de opslag van archiefwaardige documenten uit bijvoorbeeld een primair bedrijfsproces zullen daarom meestal kiezen voor de migratie van deze documenten naar één archiefsysteem.
 
Archiefwaardige documenten die op netwerkschijven, SharePoint-sites en andere vergelijkbare opslaglocaties worden bewaard kunnen in principe naar een centraal archiefsysteem worden overgebracht. Om dit te realiseren kan ECM-software worden ingezet die als een soort vangnet of een filter archiefwaardige documenten van deze opslaglocaties verzamelt. We hebben het dan over software voor automatische classificatie die ik in een vorige blog post al eens heb genoemd.
 
Maar er zullen bijna altijd wel soorten documenten overblijven die niet goed in een algemeen archiefsysteem kunnen worden opgeslagen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan technische tekeningen die alleen in de daarvoor geëigende applicatie, een CAD-systeem, geopend en beheerd kunnen worden. En zelfs als het in principe mogelijk is om bepaalde soorten archiefbescheiden in het centrale archiefsysteem op te slaan, dan is het nog maar de vraag of de voordelen van een migratie naar dat centrale systeem opwegen tegen de moeite en de kosten die met de migratie (aanpassing van het metadatamodel, classificatieschema, autorisaties e.d.) gepaard gaan.
 
Centraal overzicht nodig
Om effectief beheer over alle archiefbescheiden in de organisatie te kunnen uitoefenen is het in de allereerste plaats noodzakelijk dat de organisatie een centraal overzicht heeft van de archiefbescheiden die zij in huis heeft. Overheidsorganen zijn verplicht op grond van artikel 18 van de Archiefregeling om te beschikken over een “actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende [permanent te bewaren] archiefbescheiden”. Maar voor elke organisatie die volwaardig archiefbeheer wil kunnen uitoefenen over haar digitale archiefwaardige informatie is het raadzaam zo’n overzicht te hebben. Leveranciers van ECM-software hebben oplossingen ontwikkeld waarin niet alleen informatie over alle opslagsystemen in een organisatie, maar ook de voor de organisatie geldende wetgeving en bewaartermijnen, de beheerders van de opslagsystemen en alle overige relevante informatie kan worden geregistreerd. Vooral voor grote internationale bedrijven die rekening moeten houden met wetgeving die in elk land weer anders is, kan dit soort oplossingen behulpzaam zijn om een goed centraal overzicht te behouden over alle systemen met archiefbescheiden in de hele organisatie.
 
Centraal beheer met federated records management
Soms is het bij het gebruik van verschillende opslaglocaties mogelijk daadwerkelijk centraal archiefbeheer uit te voeren. We spreken dan van ‘federated records management’. ‘Federated records management’ is de term voor de techniek voor het beheren door een archiefsysteem van archiefbescheiden die zich bevinden buiten dat systeem. In het archiefsysteem worden, in plaats van de archiefbescheiden (records) zelf, in een index verwijzingen naar de archiefbescheiden buiten dat systeem opgenomen. Door connectors tussen het archiefsysteem en de systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden kan het archiefsysteem archiefbeheer op deze archiefbescheiden uitvoeren. Het centrale archiefsysteem stuurt als een soort opzichter opdrachten naar de externe systemen om archiefbeheerfuncties uit te voeren waarna de externe systemen een statusupdate naar het centrale archiefsysteem terugsturen. Afhankelijk van de mogelijkheden van de externe systemen waarin de archiefbescheiden zijn opgeslagen kunnen essentiële functionaliteiten als het aanmerken van documenten als archiefstuk (record declaration), geautomatiseerde vernietiging en het tijdelijk blokkeren van archiefbescheiden voor vernietiging (legal hold) met federated records management worden ondersteund.
 
Visie en strategie
Het bepalen welke archiefbescheiden in welk systeem moeten worden beheerd is een onderdeel van de strategie voor archiefbeheer die organisaties moeten opstellen en uitvoeren. De strategie moet weer gebaseerd zijn op een visie. In zo’n visie moet de organisatie in kaart brengen wat het doel van het archiefbeheer moet zijn. De organisatie moet inventariseren aan welke wet- regelgeving voor archiefbeheer zij moet voldoen (compliance) en welke risico’s zij daarbij eventueel wil lopen of juist wil vermijden. Het maken van een overzicht van de opslaglocaties met archiefbescheiden is dan de volgende stap. In de strategie moet worden vastgelegd welke opslaglocaties het beste kunnen worden gebruikt, of migratie van archiefbescheiden wenselijk of noodzakelijk is en hoe eventueel federated records management kan worden ingezet.