In de jaren dat ik mij nu bezighoud met de licentiewereld ben ik nog maar zelden met open armen of zonder enige argwaan ontvangen door IT-managers, systeembeheerders etc.
 
We weten allemaal dat het bijhouden van een licentieadministratie in bijna geen enkel bedrijf als taak wordt gezien van de gemiddelde IT-er. Begrijpelijk ook als je interesse ligt bij de techniek. Het heeft al heel wat jaren gekost om van de gemiddelde automatiseerder een procesbewuste persoon te maken.  Maar ITIL zit tegenwoordig in het standaard kennispakket en de communicatietechnieken van de nieuwe automatiseerder is al stukken beter dan tien tot vijftien jaar geleden. Ik kan me de tijd nog wel herinneren dat een gemiddelde medewerker van een organisatie het niet aandurfde om vragen te stellen aan de IT-afdeling. Daar zaten die vreemde mensen met ingewikkelde machines en op elke vraag kreeg je een antwoord dat totaal onbegrijpelijk was en je nog meer in vertwijfeling achterliet. Het gaat al beter, maar we zijn er nog niet. Het aan autisme grenzende gedrag (en sommigen zijn die grens ver gepasseerd) van veel IT-ers wordt afgeschermd naar de ‘business’ door deze mensen echt te verstoppen achter de helpdesks en servicebalies. Waarbij dient te worden aangemerkt dat het autistische gedrag ook leidt tot schitterende oplossingen!
 
Ik zeg niet dat we er al zijn, maar het gaat steeds beter. Zeker sinds de financiële afdelingen de spreadsheets hebben ontdekt en ook de stapjes hebben gewaagd naar de ‘donkere’ zijde. Als ik nu iets speciaals wil in een Excelsheet stap ik liever naar een financiële man dan dat ik de vraag stel aan de helpdesk!
 
Feit blijft nog steeds dat de gemiddelde IT-er een broertje dood heeft aan administraties. En dat blijft een vreemde vaststelling als je weet dat wat hij of zij beheert voor een groot gedeelte administraties zijn!
 
En dan kom ik binnen en vraag naar de administratie van de software en licenties. Diepe zuchten, ontwijkend gedrag, innemen van verdedigende stellingen tot de directe aanval zijn de reacties waar ik inmiddels aan gewend ben geraakt. En echt, ik wil alleen maar helpen. Ik kom niet namens een fabrikant om je op je vingers te tikken. Nee in tegenstelling ik probeer te voorkomen dat de fabrikant in de positie komt om dat wel te doen. En het is voor mij echt een beloning als we de fabrikant op de vingers kunnen tikken met het niet volgen of zelfs geen goede notie hebben van de eigen regels!
 
Maar goed, ik start weer aan een nieuwe opdracht waarin wordt gevraagd of ik de ‘schade’ kan vaststellen en tegelijkertijd ook kan aangeven hoe dit in de toekomst voorkomen kan worden. Ik praat met diverse lagen en onderdelen in de organisatie. Zowel IT als business probeer ik aan tafel te krijgen omdat het altijd weer leuk is om te zien hoe de inzichten en denkwijzen haaks op elkaar kunnen staan. Het brengen van de boodschap is dan vaak erg confronterend, want ik hou er niet van om de zachte heelmeester te spelen. En gelukkig nemen mijn collega’s graag dezelfde houding aan. Dit leidt echter ook vaak tot het probleem dat sommige personen in richtinggevende rollen in de organisatie zich vaak enorm aangevallen voelen omdat zij mijn boodschap interpreteren als een directe aanval op hun functioneren. In uitzonderlijke gevallen kan dat zo zijn, maar meestal kan ik de oorzaak goed aangeven en helpen met de onderbouwing naar het hogere management hoe de huidige situatie nu is ontstaan en waarom de betrokkene in deze positie is gekomen, maar vooral hoe hij of zij uit deze positie kan komen.
 
Een groot deel van de oorzaak is vaak te vinden in het feit dat er gewoon geen goed doordacht en solide beleid omtrent software en licenties binnen de organisatie is neergelegd. En als dat er wel is dan wordt het heel vaak niet uitgevoerd of worden er geen harde consequenties aan verbonden.
Ook het feit dat we (de SAM en licentiespecialisten) ons bemoeien met heel veel processen wordt als vervelend ervaren. Belangrijk blijft dat de intentie altijd is dat er verbeterd wordt en de processen, beleid en tools een zo economisch mogelijk gebruik van software en licenties ondersteund.
 
Nu lijkt het alsof ik tegen softwarefabrikanten ben, terwijl dat helemaal niet zo is. Zij vullen met hun producten de vragen van veel bedrijven in en zorgen dat de productiviteit van alle organisaties wordt verbeterd. Waar ik moeite mee heb is het verkoopapparaat dat in de afgelopen decennia is ontstaan! Als je hoog in de regionen bij softwarefabrikanten gaat vragen wat hun belangrijkste doelen zijn komt steevast de goede relatie met de klanten terug als antwoord. Maar de opdracht naar de aandeelhouders en de doelstellingen die aan het verkoopapparaat worden gesteld staan hier echter haaks op. Een eersteklas dilemma!
 
Ik ben dus op zoek naar de weg die het voor alle partijen mogelijk maakt om, zonder disputen als gevolg van ondoorzichtige regels en modellen, samen te kunnen werken. Dat is ook de reden waarom ik de communicatiekanalen met de fabrikanten altijd openhoud.
 
Echt waar, ik kom om je als softwaregebruiker te  helpen en niet om jouw positie onmogelijk maken. En, echt,  ik kom niet namens de fabrikanten. Ik wijs alleen maar aan welke rechten zij hebben en hoe je daar mee moet omgaan.
 
Capgemini is ingericht om die ingewikkelde licentieadministratie voor organisaties uit te voeren, te adviseren over software en licentiekwesties en te ondersteunen met de processen en de techniek. En mocht de fabrikant dan alsnog aankloppen, dan kunnen wij goed ondersteunen om het audit-proces tot een voor beide partijen acceptabel einde te laten komen. Veel liever ondersteunen wij u vooraf, bij de onderhandeling over de aankoop om te zorgen dat uw rechten en plichten goed zijn verwerkt in een eventueel contract.