Eén van de ronduit leukste presentaties op Fronteers 2012 vond ik die van Phil Hawksworth: “I Can Smell Your CMS”. Met veel humor leidde hij het publiek langs veel voorkomende missers bij CMS projecten. Waar een opdrachtgever om vraagt is vaak niet wat deze echt nodig heeft. Het is dan onze verantwoordelijkheid als dienstverleners om de klant te helpen. Om klanten dan een gevoel van controle en felxibiliteit te geven, ligt een Content Management Systeem (CMS) voor de hand. Prima! Of niet?

Graffiti piece of a cleaner removing cave paintings by Banksy

Nadelen van CMS systemen
Een CMS wordt vaak gepresenteerd als zijnde een zwitsers zakmes, waarbij de foutieve aanname wordt gemaakt dat een duur systeem wel geschikt zal zijn om jouw specifieke probleem op te lossen. Maar een CMS is slechts gereedschap, en als je het verkeerde gereedschap gebruikt voor een specifieke klus, dan wordt elke verandering duur en vervelend om door te voeren. Het betrokken management en de productspecialist willen alle gelikte features in het project stoppen. Hierdoor belandt functionaliteit in het project ‘omdat het kan’ of erger nog; ‘omdat we dit ooit misschien nodig hebben’? Als een project daar aan ten prooi valt besteed je tijd en geld aan dingen die nooit gebruikt zullen worden. Wees lui. Ontwerp en ontwikkel enkel die dingen die echt noodzakelijk zijn voor de uit te voeren taken.

Complexiteitscomplex
Als iets te complex wordt, dan verzinnen mensen altijd een manier om er omheen te werken. Een voorbeeld. De meeste systemen bieden standaard een workflow, waarbij een deel van de redactie alleen content kan aanmaken (soms zelfs in een aparte omgeving ‘staging’), en een ander deel dit kan publiceren naar een website of ander kanaal. Weer een anderen mogen al het voorgaande en daarbij ook nog het systeem beheren (zogenaamde administratoren). Als dit soort strakke taak- en verantwoordelijkheidsverdeling niet gedragen wordt door de organisatie, dan wordt iedereen administrator en de workflow omzeild door een workaround. Een redactie wil namelijk simpelweg met zo min mogelijk wrijving hun content publiceren.

Lock-in
Een greep uit andere dingen die mis kunnen gaan: de urls die door het CMS worden gemaakt zijn zeer specifiek of de content is niet (eenvoudig) over te zetten naar andere systemen. Er zitten allerlei handige tools in die eigenlijk alleen handig zijn voor specifieke problemen, waardoor deze enkel in de weg zitten voor het overgrote deel van de gebruikers. Om van de technische implicaties nog maar te zwijgen. Daarnaast zorgen oplossingen zoals WYSIWYG of rich text editors voor problemen. Er komt allerlei troep mee bij het overzetten van content uit office documenten en in het vervelendste geval kan een redacteur het hele design overhoop gooien door zijn content te publiceren.

KISS
Ook in CMS implementaties geldt het credo ‘Keep It Simple, Stupid‘. Begin bij het begin. Wat heeft de klant nou écht nodig. Wees slim in je aanpak en terughoudend in de uitvoer. Als een klant vraagt om bepaalde functionaliteit, vraag dan waarom. Wanneer je goed inzicht hebt in Wat de klant wil en wat daarin de essentie is om zijn business doelen te behalen, kun je pas beginnen aan de Hoe. En zorg dan dat het de minimale Hoe wordt. Wees lui. Begin dus niet met een groot scala aan out-of-the-box functionaliteit, maar focus op het doel van een CMS: content delen. Help de redacteurs dit doel te bereiken door allereerst de content goed te managen.  En kom je er dan onverhoopt achter dat het beoogde CMS geen goede match is, wees dan ook zo eerlijk dit te zeggen. Dus: prima, of niet?