Aplicaciones tecnológicas para la eficiencia de costes

En un momento de crisis como el actual, muchos directivos basan sus estrategias en la reducción de los costes, que les llevan, fundamentalmente, a disminuir los gastos en todos los departamentos de la compañía. ¿Son este tipo de decisiones acertadas? ¿Tienen estos directivos suficiente información para tomar una decisión adecuada?

No se pueden considerar los gastos de unos departamentos iguales a los de otros, al menos sin haber hecho un análisis previo. No es lo mismo eliminar un 10% de costes estratégicos que pueden hacer que la compañía incremente su ventas, optimice procesos, obtenga nuevos productos diferenciadores en el mercado, que eliminar un 10% de gastos que no afectan a la situación de la compañía en el medio o largo plazo. Tomar esta decisión sin suficiente información hace que la decisión que parece más óptima se convierta en una estrategia errónea.

Para contar con una buena información que nos ayude a tomar la decisión correcta necesitamos conocer, a partir de un sistema de costes adecuado, las actividades de la compañía que generan coste y de qué tipo. Es necesario realizar una buena planificación, marcarse objetivos claros, realistas y ambiciosos y realizar un seguimiento de dichos objetivos con el fin de establecer planes de acción sobre las desviaciones que nos encontremos. La tecnología puede ayudarnos en esta labor, a través de diferentes tipologías de aplicaciones que nos permitirán conocer en qué fase nos encontramos dentro de la estrategia de reducción de costes:

Herramientas de análisis de estrategias:

• Realización de un análisis cuantitativo del plan estratégico definido a varios años.
• Facilidad para realizar diferentes modelos de estrategia.
• Análisis DAFO teniendo en cuenta la situación de la economía, sector, competidores, mercado, etc.
• Análisis de sensibilidad de las diferentes variables e indicadores identificados en el modelo estratégico.
• Capacidad de simulación de diferentes escenarios con cambios de hipótesis (análisis What-if).
• Alineación de la planificación estratégica con la operacional.

Herramientas de planificación:

• Definición de objetivos en el plano operativo del ejercicio en curso alineados a las estrategias marcadas por la compañía.
• Actualización continúa de los presupuestos con reajustes del forecast hasta final del ejercicio.
• Comparativas de presupuesto teniendo en cuenta lo realizado hasta la fecha y las previsiones hasta el cierre del ejercicio, lo que permite realizar un análisis de las desviaciones y afrontar los correspondientes planes de acción para corregirlas.
• Comparativas de evolución de los datos operativos con la evolución de la estrategia definida.
• Monitorización del cumplimiento del proceso de planificación.
• Disminución de los costes del proceso.

Herramientas para la consolidación de estados financieros:

• Agregación de los resultados del grupo de compañías.
• Agregación de la planificación de las diferentes compañías del grupo.
• Simulación de escenarios What-if, tanto operacional como de cambios en la participación del capital.

Herramientas de Business Intelligence:

• Reporting en tiempo real.
• Análisis de la evolución de los diferentes costes desde diferentes niveles de agregación y diferentes puntos de vista, de una manera fácil e inmediata para el usuario.
• Facilidad de análisis causa-efecto de las diferencias encontradas.