Transformación digital de la función de viajes y gastos de Capgemini Group

Nuestro equipo ahora puede presentar, cargar y aprobar documentos desde sus dispositivos móviles, eliminando la necesidad de recibos en papel.

Como una compañía de tecnología y consultoría, siempre sugerimos a nuestros clientes usar las más nuevas herramientas, tecnologías y procesos. Pero ¿nosotros también usamos esas herramientas y tecnologías? 

Debemos admitirlo. Nuestros procesos de viajes y gastos (T&E) estaban un poco desordenados. Tomaba alrededor de 4 a 6 semanas conseguir las facturas en papel de la compañía de tarjetas de crédito, para después llegar a un aprobador por algunas semanas antes de que se pagara a la compañía de tarjetas de crédito.

Nuestro equipo casi siempre terminaba aplicando para incrementos de límite de crédito o anticipos de efectivo mayores como medida de precaución ante la posibilidad de que alcanzaran su límite de crédito y sus tarjetas fueran bloqueadas. También pasaban horas buscando facturas y completando solicitudes, tiempo que podría ser usado para funciones de valor. No sólo era lento e ineficiente, también hacía más largo el ciclo de efectivo, y el rastreo de gastos era tedioso. ¿Suena familiar?

Implementando una solución global de T&E

Como parte de un movimiento en toda la compañía hacia la globalización y la racionalización de costos, Capgemini tomó la decisión de automatizar, simplificar y estandarizar T&E a través de la empresa. Se estableció un equipo central para crear un modelo de operación y una plantilla global para nuestra herramienta “MyExpense”. Los factores críticos para el éxito incluían políticas de viaje únicas en varios países, la disponibilidad de personas clave en los momentos requeridos y empoderar a los tomadores de decisiones correctos.

Otro factor principal fue la elección de plataforma sobre la que se basaría la herramienta T&E de Capgemini. Queríamos una herramienta global rentable de un proveedor independiente, que ya fuera usada por varias corporaciones grandes, lo que minimizaría nuestros esfuerzos de administración de cambio.

Finalmente decidimos usar Concur, que -además de ser una solución realmente global para T&E – es lo suficientemente flexible para manejar las sutilezas locales. Concur nos permitió implementar una política global estándar de T&E que resultó en un proceso común, habilitación digital, mayor control y mejor gobernanza. Una vez que la plataforma estaba establecida, lanzamos nuestra herramienta “MyExpense” — lo que no es poca cosa, para una compañía con 200,000 empleados en 40 países.

Menor tiempo de ciclo, menor costo 

Implementar esta solución simplificó nuestro proceso T&E, y estandarizó y mejoró la experiencia de usuario. Nuestro equipo ahora puede presentar, cargar y aprobar documentos desde sus dispositivos móviles, eliminando la necesidad de recibos en papel. Los tiempos de ciclo se han reducido, así como los costos asociados.

La herramienta también nos ha dado mayor visibilidad de los gastos a través de la organización y  nos ha permitido establecer un mecanismo robusto de gobierno alrededor del proceso completo. Todas nuestras metas de implementación fueron alcanzadas, e incluso Concur France otorgó un premio a nuestro equipo por el esfuerzo de implementación.

Las lecciones que aprendimos

En resumen, el proyecto ha sido todo un éxito. Estos son mis aprendizajes clave de la transformación:

• Respaldo—contar con el apoyo del liderazgo es crucial para el éxito de cualquier transformación tecnológica. Impulsar la administración del cambio para movilizar, usar y capacitar a tus recursos humanos necesita un respaldo de los líderes.
• Equipo adecuado—una implementación Concur exitosa requiere que habilites a las personas correctas con la autoridad para tomar decisiones rápidas. Requiere planeación detallada para asegurar la disponibilidad de los expertos necesarios a través de tu organización, incluyendo finanzas, recursos humanos, impuestos y comunicaciones.
• Procesos y prácticas estandarizadas—otro aspecto clave es la estandarización de las políticas de viajes antes de iniciar la implementación tecnológica.

Con estos puntos, cualquier implementación de Concur  fluya tranquilamente y entregue una gama de resultados de negocio. Estos incluyen gran comodidad para los empleados, al brindarles una solución digital en sus manos, procesos simplificados, mayor control, disminución de tiempo de ciclo, y  sobre todo mayores ahorros debido a las eficiencias a escala.

Para descubrir cómo Capgemini puede transformar tu T&E, contacta a atul.kulshreshtha@capgemini.com