Cuentas por pagar sin fricciones: cliente feliz, empleado feliz

Eliminar la fricción para agilizar los procesos de cuentas por pagar no solo le ayuda a reducir los costes, proteger las ventas y aumentar los márgenes, sino que también mantiene contentos a sus clientes y a las personas que emplea con la finalidad de atenderlos.

He aquí una pregunta filosófica para usted, bueno, más o menos. ¿Los negocios se basan en el dinero?

Tomemos la función de cuentas por pagar (AP). Las discrepancias o los errores en los datos logran ser costosos, pero también son malos en otros sentidos. Por ejemplo, pueden ser perjudiciales para las relaciones con los proveedores y con la imagen de la marca. Además, lograrían llevarnos a perder tiempo, ya que habrá que rectificar esos errores.

Entonces, no se trata únicamente de dinero. Excepto, bueno, que tal vez lo sea. Porque el daño a las relaciones con los proveedores y a la imagen de marca puede afectar a la demanda, así como a la oferta, y el deterioro a cualquiera de ellas consigue dañar a las ventas. Lo que significa dinero. Y arreglar esos errores tampoco es gratis, porque como todos sabemos, el tiempo también es dinero. Así que, sí. Al menos en lo que se refiere a AP, tal vez todo sea cuestión de capital.

Fuentes de fricción de AP…

Si las empresas quieren ahorrarse ese dinero, tendrán que saber dónde buscar los potenciales problemas para evitar que se produzcan. He aquí algunas posibles áreas de fricción:

• Incorporación de proveedores: la actualización manual de los datos maestros es un proceso basado en solicitudes que puede implicar a muchas personas, muchos pasos y, a menudo, resultados insatisfactorios, lo que conlleva un elevado tiempo de espera y proveedores insatisfechos.
• Procesamiento de facturas: los sistemas de facturación manuales, basados en el papel, o los procesos de excepción impulsados manualmente pueden provocar retrasos en los pagos, errores, problemas en los procesos internos, disputas y relaciones tensas con los proveedores, además de costes añadidos desde múltiples ámbitos. En una palabra, fricción
• Pagos: los pagos erróneos y los pagos duplicados son un obstáculo para el proceso de liquidación de las facturas. Las incoherencias en la información de los proveedores introducida manualmente, en los importes de las facturas o en la codificación, logran hacer que una misma factura se pague dos veces. Las empresas también pueden realizar accidentalmente pagos dobles si utilizan varias aplicaciones financieras, en lugar de un único sistema integrado.

… y la empresa sin fricciones

En resumen, lo que se necesita en AP es un enfoque que en Capgemini llamamos, sin sorpresa, la empresa sin fricciones.

La empresa sin fricciones permite un flujo de información y colaboración fluido y sin fisuras entre los empleados, sus departamentos y las personas con las que trabajan. También abarca su relación con los clientes, con los socios y, en el caso de AP, obviamente del mismo modo con los proveedores.

Lograr la empresa sin fricciones no significa la aplicación arbitraria de tecnología, normas o procesos. Implica formas de pensar y trabajar totalmente nuevas y digitales, combinadas con la capacidad de adaptarse constantemente a recientes contextos.

Ventajas del AP sin fricción

Hay varias ventajas cuando la función de AP forma parte de una operación inteligente y sin fisuras.

Por ejemplo, la incorporación de los proveedores se convierte en un proceso sencillo, con validaciones sin contacto habilitadas por la IA. Las empresas también pueden crear portales de proveedores con opciones de chatbot y voicebot de autoservicio, lo que elimina las molestias de la presentación de facturas, permite automatizar el intercambio de ciertos tipos de datos y permite a los proveedores echar un vistazo al estado de sus facturas.

El procesamiento de las facturas puede hacerse sin papel y sin fricciones, con una integración perfecta del flujo de trabajo desde las compras hasta las cuentas por pagar. Los sistemas de concordancia de patrones de aprendizaje automático (ML) consiguen automatizar las aprobaciones, así como los controles del proceso.

La detección del fraude logra mejorarse. Esta es otra área en la que la concordancia de patrones ML consigue ayudar. Las empresas también pueden establecer escaneos autónomos de conjuntos de datos para identificar patrones, y se puede automatizar la detección de tipos de errores discretos que eluden los controles y auditorías tradicionales.

También se ha mejorado el proceso de pago, con alertas automatizadas para descuentos anticipados o dinámicos; calendarios de pago automatizados que se integran en el sistema ERP; avisos de remesas automatizados; y protección del capital circulante mediante la automatización de la identificación de pagos excesivos y fraudes antes de la ejecución del pago.

Por último, la inteligencia artificial (IA) logran aplicarse a los procesos clave de AP. Las funciones del servicio de atención al cliente pueden automatizarse, utilizando el procesamiento del lenguaje natural (NLP), el ML y otras tecnologías inteligentes para resolver automáticamente las consultas de los proveedores. Además, la IA puede incorporarse a una torre de control de cuentas por pagar que puede, entre otras cosas, medir los puntos de referencia de la eficiencia del rendimiento, proporcionar análisis prescriptivos y estratégicos, y permitir una visión en tiempo real de los datos de las cuentas por pagar, incluyendo informes retrospectivos, análisis de gastos y modelado de datos.

La búsqueda de la felicidad

Así pues, volviendo a la pregunta con la que empecé. ¿Los negocios se basan en el dinero?

Bueno, es cierto que, en las cuentas por pagar, todo podría interpretarse de esa manera, y es igualmente evidente que un enfoque de la empresa sin fricciones en las finanzas puede ayudar a reducir los costes, proteger las ventas y así, en última instancia, mantener e incluso aumentar los márgenes.

Pero en realidad, y a pesar de lo que dije al principio, no se trata únicamente de dinero. Por supuesto, se podría medir la buena voluntad de los proveedores y clientes en términos puramente financieros, pero esta buena voluntad también tiene un valor emocional. Es excelente para una empresa conocer que haya haciendo las cosas adecuadas, y es bueno saber que está tratando bien a la gente. Así mismo es agradables enterarse de que, al agilizar los procesos y eliminar las molestias, también está mejorando la vida de los empleados.

Los negocios son poco más que dinero. Y la empresa sin fricciones es algo más que procesos eficientes. Se trata de hacer y mantener felices a las personas.

Para obtener más información sobre cómo Frictionless Finance de Capgemini puede ayudarle a iniciar su viaje sin fricciones hacia la mejora de los procesos de cuentas por pagar y la satisfacción del cliente, póngase en contacto con: connect.mx@capgemini.com