Il business glossary come abilitatore dello scambio di conoscenza all’interno dell’azienda

In un contesto dinamico e guidato dai dati, è sempre più importante rendere condivisibile la conoscenza aziendale. Questa infatti è alla base delle decisioni prese all’interno delle aziende: se prima il know-how derivava esclusivamente dall’esperienza e dallo studio dei dipendenti, oggi questi elementi possono essere affiancati dalle informazioni generate dai dati.

Il business glossary rappresenta uno degli strumenti principali per risolvere questa sfida e favorire il governo e lo sfruttamento della conoscenza.

Partiamo dai concetti di base. L’obiettivo primario di un business glossary è quello di eliminare la confusione semantica all’interno dell’impresa. Ciò significa che ogni termine di business deve avere un significato riconosciuto in tutta l’azienda (es. il significato di “indirizzo cliente”). Tali termini (business term) sono di competenza di un data owner, che è una figura tipicamente business. Il data owner è la persona di riferimento all’interno dell’azienda in grado di attribuire il corretto significato al termine.

La creazione e configurazione di un business glossary può essere effettuata tramite svariati strumenti dedicati che ne facilitano l’alimentazione e la gestione, ma la mancata implementazione di tali tool non ostacola la possibilità di gestire i termini di business. Questa infatti può essere effettuata in prima istanza anche tramite software di produttività individuale già presenti in azienda, come ad esempio fogli di calcolo o wiki aziendali.

Indipendentemente dallo strumento utilizzato, è però fondamentale fare in modo che vengano censite le caratteristiche del termine (descrizione, owner, ambito informativo, ecc.) e che queste siano aggiornate periodicamente attraverso dei processi e delle procedure. Il business glossary deve essere uno strumento “vivo”, che evolve e si modifica con l’evolversi del business dell’azienda.

Quali sono i principali vantaggi dell’introduzione di un business glossary?

I benefici derivanti dal business glossary

1) Una migliore e più rapida comprensione dei concetti di business

Ognuno di noi ha un proprio concetto o definizione di un termine, sulla base della propria esperienza lavorativa o personale. In molti casi questo non è un problema, ma lo può diventare quando tale definizione non è condivisa all’interno dell’azienda. Tutti sappiamo cos’è un cliente, ma come la nostra organizzazione definisce il termine “cliente” può essere diverso da come viene inteso dai vari soggetti che utilizzeranno quel termine: ad esempio, il significato percepito dalla divisione marketing è differente da quello di un sales: si tratta di un prospect o di un cliente acquisito? È evidente che avere interpretazioni diverse dello stesso concetto può portare a dati diversi e quindi a risultati non comprensibili nei report aziendali. Un esempio analogo si ha quanto le informazioni sono messe a disposizione dei data scientist, che, pur essendo esperti di algoritmi, possono non essere esperti delle particolarità del business o del mercato.

Un business glossary fornisce quindi un significato condiviso sui concetti di business (e sulle loro caratteristiche principali) utilizzati nell’azienda e garantisce un punto di consistenza tra i vari sistemi informativi e processi, portando quindi maggiore efficienza nell’utilizzo dei dati.

2) Una migliore comunicazione tra le aree aziendali, in particolare tra IT e business

L’associazione del data owner o dell’area aziendale di riferimento a ogni business term permette di identificare immediatamente i responsabili di tali informazioni in caso di necessità. Questo aspetto diventa fondamentale per il rispetto delle normative in ambito dati, vedi GDPR, Regolamento IVASS n. 38/2018 e Bankit 285. Migliora inoltre il confronto e la condivisione di caratteristiche sui dati tra le funzioni di business e IT, fungendo da base comune per le due divisioni aziendali.

Un business glossary garantisce quindi che reporting, analytics e KPI si basino su concetti condivisi, evitando successive riconciliazioni tra report che utilizzano lo stesso termine, ma con differenti interpretazioni.

Il business glossary può inoltre aiutare a definire una tassonomia delle informazioni a livello aziendale in grado di mostrare le relazioni tra i termini e quindi tra le aree che li gestiscono.

3) Una riduzione nei tempi di analisi dei dati

Il business glossary fornisce la possibilità di recuperare le informazioni relative a un determinato termine o insieme di termini, agevolandone l’analisi e l’utilizzo da parte di tutta l’azienda.

Inoltre, ai termini censiti nel business glossary può essere associato il corrispettivo dato tecnico presente sui sistemi IT (si parla di lineage verticale), facilitando la comprensione e l’utilizzo anche di dati tecnici altrimenti difficilmente comprensibili.

Il business glossary

Il business glossary consente quindi di passare da un’informazione gestita individualmente, in cui la conoscenza è concentrata negli ambiti in cui è generata, a una gestione collettiva, in cui la conoscenza è diffusa in tutta l’azienda e, quindi, resa disponibile a tutti.

La gestione delle informazioni con e senza business glossary

Il business glossary è la base per evolvere verso un’organizzazione Data Driven, ma perché sia efficace, la sua adozione deve essere considerata in una visione olistica, che includa la dimensione organizzativa e quella operativa e non si limiti all’adozione di uno strumento. Solo così sarà possibile abilitare la capacità aziendale di sfruttare il valore dei dati, e quindi della conoscenza.

La redazione dell’articolo è stata curata da Davide Pigozzi, Andrea Scribano e Matteo Tortù.