Comment faciliter la collaboration au sein d’une équipe virtuelle

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La collaboration virtuelle devient de plus en plus essentielle. Pour en assurer le succès, les organisations doivent relever de nouveaux défis – même si cela implique de réinventer la vie professionnelle quotidienne.

Le nombre d’entreprises qui permettent à leurs employés de travailler à distance a augmenté d’années en années, car les entreprises de tous types et de toutes tailles répondent aux besoins de leur personnel. Mais la possibilité d’accéder aux réseaux d’entreprises depuis n’importe quel endroit ne va pas nécessairement de pair avec les nouveaux types de collaboration professionnelle à distance. De nombreuses entreprises n’exploitent pas suffisamment les outils et les techniques qui peuvent faciliter une collaboration productive alors que le paradigme évolue vers un travail toujours plus distant et distribué.

L’essor du travail à distance est alimenté par les coûts de déplacements, la sensibilisation croissante à l’écologie et aux politiques de durabilité, la pression sur les espaces de bureau et l’évolution des attentes de la main-d’œuvre. Nous sommes à un point d’inflexion où, pour beaucoup, le travail à distance devient la norme, et non un luxe – et les organisations doivent agir sur ce point en instaurant de manière proactive une culture de collaboration virtuelle.

La collaboration virtuelle améliore la productivité des entreprises grâce à l’utilisation d’outils de collaboration numérique qui permettent aux employés de travailler ensemble sur des tableaux blancs numériques, de modifier des documents ensemble et de mener des projets de manière virtuelle. Pour passer du simple travail à distance à une culture florissante de collaboration virtuelle, les entreprises doivent mettre en place une infrastructure stable, intégrer un état d’esprit numérique parmi leurs employés, établir une culture de leadership basée sur la confiance, promouvoir les compétences numériques et faire passer la collaboration à un niveau supérieur.

Pivoter vers la collaboration virtuelle : commençons

Comme c’est souvent le cas, tous les débuts sont difficiles : comment fonctionne une collaboration virtuelle réussie ? Quelles sont les conditions nécessaires pour y parvenir ? Pour commencer, il y a trois domaines à aborder.

Infrastructures et outils numériques 

La condition préalable à l’établissement d’une collaboration virtuelle est une infrastructure numérique solide. L’accès au réseau de l’entreprise depuis n’importe quel endroit avec une connexion stable n’est pas une évidence dans toutes les entreprises. Pourtant, c’est l’une des conditions indispensables.

Il est également essentiel d’utiliser les bons outils numériques ; des outils gérables et intuitifs qui rendent la collaboration virtuelle aussi réelle et facile que possible et, en même temps, amusante à utiliser. Les offres établies sur le marché comprennent Microsoft Teams, Slack, Asana, Jira, Trello, SharePoint et Deon. Les outils de collaboration visuelle permettent de travailler conjointement et simultanément sur des documents ; les tableaux blancs en ligne remplacent le tableau de papier classique ; les salles virtuelles offrent des possibilités presque infinies de travailler de manière créative et interactive les uns avec les autres ; et le vote en direct ou les enquêtes ad hoc impliquent activement tous les participants. Avec ces fonctions et bien d’autres, le travail virtuel est incroyablement proche du travail dans un bureau partagé, ce qui peut encore accroître l’efficacité.

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Un engagement fort et une bonne gestion des attentes sont nécessaires

La mise en place d’une collaboration virtuelle est un effort à long terme, c’est pourquoi il est si important de disposer d’ambassadeurs et de modèles forts à tous les niveaux du management. Un engagement et des attentes visibles de la part des plus hauts dirigeants encouragent une mise en œuvre réussie et un changement culturel dans toute l’organisation.

Les cadres doivent pouvoir s’enthousiasmer, ainsi que leur personnel, pour cette nouvelle façon de travailler, éveiller la curiosité et prendre plaisir à travailler ensemble. Le soutien mutuel, la communication, la patience et un niveau élevé de confiance sont essentiels dans ce processus.

Deux choses sont particulièrement importantes pour établir un niveau de confiance élevé au sein d’une équipe virtuelle et pour utiliser au mieux les possibilités techniques disponibles : d’excellentes compétences en matière de modération et d’animation, et une préparation professionnelle pour les réunions ou ateliers virtuels.

Commencer simplement

Commencer à petite échelle est la meilleure façon de commencer. Il est important de commencer par identifier les outils qui existent déjà dans l’entreprise, la fréquence de leur utilisation, si les employés y ont accès et savent comment les utiliser, et les possibilités qu’ils offrent. L’étape suivante consiste à communiquer l’existence de ces outils dans toute l’organisation et – plus important encore – à former les employés et à prendre des mesures pour leur permettre de les utiliser – virtuellement, bien sûr. Cela exige un certain degré de flexibilité, mais en période d’agilité et de dextérité organisationnelle, c’est la façon dont votre entreprise doit évoluer et s’adapter. Les ambassadeurs digitaux peuvent contribuer à faire de l’adoption de ces outils une réussite interne, et là encore, l’engagement et les bonnes pratiques jouent un rôle majeur.

Créer de la vertu par nécessité : une opportunité de se développer

La collaboration virtuelle ne signifie pas seulement travailler ensemble à distance sur des processus de travail quotidiens. Elle implique également la conduite virtuelle d’ateliers, qu’il s’agisse de réunions ou d’événements en grands groupes comptant plus de 200 participants. Comment cela est-il censé fonctionner ? Elle doit être motivée par des besoins commerciaux clairs, avec un état d’esprit adéquat, des outils appropriés et de bonnes compétences en matière de facilitation, ainsi qu’une préparation, une organisation et un suivi méticuleux. Les avantages des ateliers et réunions virtuels sont évidents : en économisant les frais de déplacement et le temps, l’efficacité des équipes peut être considérablement accrue.

L’intégration d’une culture de collaboration virtuelle devrait figurer à l’ordre du jour stratégique de chaque CxO. Les organisations doivent continuer à développer cette culture si elles veulent être prêtes pour l’avenir. Non seulement elle fait d’eux un employeur plus attrayant pour les nouveaux talents en répondant aux exigences d’une nouvelle génération, mais elle renforce également le lien avec la main-d’œuvre existante en leur accordant une plus grande confiance et en rendant la vie professionnelle quotidienne plus flexible. Elle accroît leur efficacité en donnant aux gens les moyens d’être productifs où qu’ils se trouvent.

La clé du succès consiste à choisir les technologies et les outils appropriés et à les orchestrer de manière créative. Pour en savoir plus sur la façon de diriger, de motiver et de collaborer dans un environnement virtuel, consultez les dernières recherches du Capgemini Research Institute’s : Virtual organizations need real leadership.

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