Capgeminin Eläketurvakeskukselle toimittama järjestelmäuudistus tehostaa ulkomailta haettavien eläkkeiden hakuprosessia

Espoo, 18.6.2013 – Konsultointi-, teknologia- ja ulkoistuspalveluita tarjoava Capgemini suunnitteli ja kehitti Eläketurvakeskukselle järjestelmän ulkomailta haettavien eläkkeiden prosessin tehostamiseksi ja nopeuttamiseksi. Tavoitteena oli kokonaisvaltainen tietojen välittämisen sähköistäminen ja resurssisäästöt. Uudistuksen myötä Eläketurvakeskuksella on valmius EU-maiden välisen sähköisen asioinnin kehittämiseen. Capgemini toimi kaksivuotisessa järjestelmähankkeessa kokonaisvastuullisena toimittajana. 

Väestörakenteen muutos ja työntekijöiden liikkuvuuden lisääntyminen ovat esimerkkejä eläketoimialaan vaikuttavista muuttujista, joiden vuoksi Eläketurvakeskus on halunnut tehostaa toimintaansa ja panostaa järjestelmien kehittämiseen. Eläketurvakeskus toimittaa Suomessa asuvien henkilöiden eläkehakemukset ulkomaille.
 
”Suomesta ulkomaille tehtävien eläkehakemusten määrä on kasvanut merkittävästi viime vuosina. Suomalaiset ovat esimerkiksi 1970-luvulla olleet paljon töissä Ruotsissa ja nyt nämä ihmiset alkavat tulla eläkeikään. Järjestelmäuudistuksemme tavoitteena oli selvitä kasvaneista hakemusmääristä entistä tehokkaammin, sujuvammin ja pienemmillä kustannuksilla”, kertoo johtaja Katri Raatikainen Eläketurvakeskuksesta.
 
Uudistuksen tavoitteena oli myös asiakas- ja puhelinpalvelun tehostaminen ja nopeuttaminen, tietojen oikeellisuuden sekä prosessin läpinäkyvyyden parantaminen. Aikaisemmin hakemusten käsittelyt hoidettiin pääosin manuaalisesti ja papereihin perustuen.
 
”Eläketoimialalla pyritään kustannustehokkaaseen toimintaan, ja meidän tehtävänämme oli toteuttaa räätälöity ratkaisu Eläketurvakeskuksen ulkomaisten eläkeasiain osaston tarpeisiin. Tavoitteena oli päästä eroon manuaalisesti hallinnoidusta prosessista ja vapauttaa enemmän aikaa asiantuntijatyöhön”, kertoo Capgeminin yksikönjohtaja Tapio Manner.
 
Uudistus automatisoi prosessit
Eläketurvakeskuksen ja Capgeminin yhteistyö tämän hankkeen osalta alkoi kaksi vuotta sitten. Ensin suunniteltiin ja toteutettiin varsinainen uusi prosessi ja sitä tukeva järjestelmä. Nyt meneillään olevassa jatkovaiheessa tarkoituksena on rakentaa laajennus, jonka avulla käsittelijät voivat tuottaa sähköiset lomakkeet eri osapuolten kanssa asioimiseen.
 
”Järjestelmä ohjaa eläkekäsittelijän työtä hakemusprosessin eri vaiheissa ja tarvittavat rekisteritiedot haetaan automaattisesti sekä Eläketurvakeskuksen sisäisistä että ulkopuolisista järjestelmistä. Järjestelmään liittyy myös tilastotiedon keruu ja raportointi, jonka avulla saadaan tietoa esimerkiksi hakemusten määristä, käsittelyajoista ja hakemusten sen hetkisestä tilanteesta. Jos jokin hakemus ei etene, saa virkailija automaattisesti muistutuksen asiasta”, huomauttaa Manner.
 
Tulevaisuus perustuu sähköiseen asiointiin
Suomalaisen työeläkejärjestelmän toimeenpano on kansainvälisestikin vertailtuna hyvää, mutta aina riittää parannettavaa. Järjestelmäuudistus on pohjatyötä EU-tason sähköistämiseen, jonka myötä kaikki sosiaaliturvasektorin asiakirjat koko EU:n sisällä vaihdetaan tulevaisuudessa sähköisesti.
 
”Tämä on varautumista EU-maita velvoittavan lainsäädännön toimeenpanoon, mutta myös oman työn järkeistämistä. Paperityön vähentäminen nopeuttaa ja helpottaa kansainvälisten hakemusten käsittelyä ja hyödyttää siten myös eläkkeensaajia”, Raatikainen summaa.
 
Projekti toteutettiin Capgeminin liiketoimintaprosessien hallinnan (Business Process Management, BPM) asiantuntemukseen nojaten ja ketterän kehityksen menetelmillä, jotka mahdollistivat ulkopuolisten muutostarpeiden aiheuttamat muutokset joustavasti.
 
”Uudistuksen myötä käsittelijöillemme vapautuu työaikaa muihin työtehtäviin. Uudistus tuo säästöjä ja tehokkuutta toimintaamme ja lyhentää käsittelyaikojamme tulevaisuudessa”, Raatikainen toteaa. ”Olemme tyytyväisiä Capgeminin toimintaan, joka on ollut asiantuntevaa ja joustavaa. On melko poikkeuksellista, että tämäntasoinen järjestelmä saadaan pystytettyä kahdessa vuodessa – projekti onnistui hyvin”, summaa Raatikainen.

Capgemini
Capgemini tarjoaa konsultointi-, teknologia- ja ulkoistuspalveluja maailmanlaajuisesti. Yhtiön palveluksessa on 125 000 työntekijää, joista yli 1600 tekee töitä suomalaisille asiakkaille. Capgeminillä on toimipisteitä yli 44 maassa muodostaen kattavan verkoston maailmanlaajuiselle Rightshore®-toimitusmallille. Se mahdollistaa asiakkaillemme optimoidut ratkaisut huippuosaamisen ja kustannustehokkuuden ansiosta. Konsernin yhteenlaskettu liikevaihto vuonna 2012 oli 10,3 miljardia euroa.
Lisätietoa osoitteista www.capgemini.com ja www.fi.capgemini.com.
 
Rightshore® on Capgeminin rekisteröimä tavaramerkki.