Generar transparencia sobre costes TI: la clave para entender, mejorar y comunicar el valor

Las empresas suelen enfrentarse a varios retos a la hora de generar esta transparencia:

• Los costes TI tienen cada vez más peso sobre los gastos de una empresa. En consecuencia, las áreas de Finanzas y de Negocio piden una mayor visibilidad y entendimiento de las inversiones de TI, que refleje el valor generado.
• Los modelos de consumo de servicios TI están evolucionando de una lógica de CAPEX a OPEX, permitiendo mayor agilidad pero también necesitando reforzar el control de los gastos.
• Los planes de transformación tradicionales no suelen conseguir las expectativas de reducción de costes TI. Se suelen enfocar en recortes a corto plazo, cuando se requiere un seguimiento en el tiempo del valor y de las eficiencias generadas.

Ante esta situación, los modelos tradicionales, en muchas ocasiones, se muestran obsoletos a la hora de entender la realidad empresarial y su entorno. El CIO debe facilitar la transición de una gestión de TIs como centro de costes hacia una gestión como un negocio. Para ello, tiene que disponer de modelos y herramientas adaptados a su “negocio”, que faciliten su toma de decisiones.

Generar transparencia es un primer paso para facilitar el entendimiento y la toma de decisiones

1. Entender y analizar los gastos

La clasificación de los costes TI es un primer paso para entender su estructura y mantener conversaciones internas.

Más allá de las variables tradicionales (OPEX/CAPEX, Run/Grow/Transform, etc.), la clasificación por torres de servicios TI (servidores, red, aplicaciones, puesto de trabajo, etc.) permite proporcionar una visión holística de la organización TI. Es un primer paso para empezar una modelización de costes por servicio.

2. Calcular el coste total de los servicios TI

Una modelización de costes por servicio permite cambiar de una visión financiera a una orientación clara a negocio. Aplicando la metodología ABC (Activity Based Cost) y alineando la estructura al catálogo de servicios de TI, podemos ofrecer una visión orientada a servicios, lo que posibilita dar respuesta a preguntas específicas sobre Coste/Valor.

Un case de uso frecuente, es el cálculo del coste total de un servicio de puesto de trabajo, lo que permite dar visibilidad a negocio y controlar su evolución según las proyecciones de la organización.

3. Mejorar la comunicación con negocio

Una de las grandes dificultades a las que se enfrenta el área de TI suele ser la transmisión de valor a negocio. En este sentido se tiene que procurar un marco común de comunicación, en el que se den las conversaciones necesarias sobre el valor, el coste y la calidad de los servicios que se ofrecen.

Mediante el diseño y ejecución de un proceso de comunicación abierto a negocio, los consumidores podrían valorar de una forma más eficiente los recursos que consumen. En un modelo avanzado, se puede establecer una refacturación directa de los servicios TI a los negocios que los consumen.

4. Poder compararse y establecer líneas base

Los benchmark de rendimiento permiten posicionarse a la compañía en múltiples aspectos, por un lado, midiendo la evolución de sus costes en el tiempo, y por otro lado comparándose con el mercado.

Disponer de modelos estándares (por ejemplo, ATUM) permite acceder fácilmente a este tipo de comparaciones, dando herramientas a los CIOs para identificar oportunidades de optimización.

5. Identificar oportunidades de optimización

La optimización de costes suele ser uno de los objetivos en el que los CIOs encuentran mayores dificultades en tangibilizar resultados. Esto es debido principalmente a la falta de un análisis previo que habilite la comprensión del impacto concreto de cada iniciativa de optimización, y la medición de su resultado.

Mediante la transparencia y el uso de las herramientas adecuadas, podemos, no solo recortar los gastos, sino evaluar el consumo de servicios para asegurar un sólido alineamiento con las prioridades de negocio y hacer un seguimiento de indicadores de costes y rendimiento. Ofreciendo la oportunidad de liberar recursos que pueden destinarse a la innovación y la transformación del negocio.

Desde Capgemini Invent, acompañamos a los CIOs en el camino hacia la transparencia y la optimización de costes TI

Nuestra metodología consiste en analizar, estructurar y optimizar los costes TI, basándonos en el principio de transparencia, con un enfoque progresivo.

Nuestra filosofía gira alrededor de tres ejes principales:

1. Priorizar el valor que las TI aportan a negocio
2. Facilitar la comunicación y el análisis financiero
3. Optimizar costes sin impactar en la calidad de los procesos operativos y los servicios entregados.

Si estás interesado en seguir la discusión, no dudes en contactar con nosotros:

Damien Hallé, IT Cost Management Lead

damien.halle@capgemini.com

Ignacio Grandes Núñez, IT Cost Senior Consultant

Ignacio.grandes-nunez@capgemini.com