Minería de procesos: La clave del éxito para la eficiencia operativa

Las empresas están apostando por la minería de procesos, donde el principal reto es aplicar el enfoque adecuado para sacar el máximo partido a esta tecnología para gestionar transformaciones digitales exitosas

Publish date:

La minería de procesos sitúa los datos en el centro de su enfoque y proporciona una visibilidad objetiva de los procesos en la organización

Ahora más que nunca, en línea con la situación macroeconómica actual, las organizaciones están buscando optimizar sus operaciones y disponer de información instantánea que garantice la transparencia y funcionamiento fiable de sus procesos. Adicionalmente, las organizaciones reconocen la necesidad de contar con cuadros de mando en tiempo real para monitorizar y controlar los procesos operativos. Por ello, las empresas están apostando por la minería de procesos, donde el principal reto es aplicar el enfoque adecuado para sacar el máximo partido a esta tecnología para gestionar transformaciones digitales exitosas.

La próxima revolución: Minería de Procesos

Las empresas son conscientes de que para afrontar la transformación digital es clave contar con procesos eficientes y optimizados, sin embargo, un entorno de TI en constante crecimiento, sistemas heredados, procesos no armonizados y la falta de automatización de los procesos generan numerosas ineficiencias operacionales.

En cuanto a la optimización de procesos se refiere, existe un enorme potencial desaprovechado debido a la falta del exhaustivo análisis de los datos que arrojan los ERPs y otros sistemas. Actualmente, la mayoría de las decisiones sobre optimización y mejora de los procesos suelen basarse en métodos manuales y subjetivos y se sustentan en documentación de procesos sesgada. Con frecuencia, éstos no reflejan las posibles variantes del proceso en tiempo real y requieren un grado considerable de esfuerzo y coste para poder implementar iniciativas de mejora globales al proceso en cuestión.

En cambio, la minería de procesos sitúa los datos en el centro de su enfoque y proporciona una visibilidad objetiva de los procesos en la organización. Actualmente, existen múltiples herramientas de minería de proceso que permiten visualizar y obtener conclusiones relevantes e incluso lanzar iniciativas de mejora sobre los procesos al captar tres conjuntos de datos de los diferentes sistemas:

  • Identificadores de caso: Cada caso (ej. factura) que pasa por el proceso tiene asignado un identificador único, la herramienta de minería captura este número sirviéndole para rastrear cada caso de manera individual de principio a fin.
  • Actividades del proceso: Éstas indican las tareas y actividades (ej. registro de factura) individuales para un determinado identificador de caso, asegurando así la captura de todas las variaciones dentro del proceso.
  • Sellos de tiempo del proceso: Un registro de las tareas y transacciones de tiempo que tienen lugar, que muestran en qué secuencia se produjeron las diversas actividades y el tiempo de paso entre cada una de ellas.

La combinación de estos tres tipos de datos forma la huella digital de cada caso, la cual habilita la visualización del proceso junto con sus atributos (ej. volumen, duración) en tiempo real y facilita así la identificación de iniciativas de mejora. Esto elimina aún más el sesgo y la subjetividad de los mapas de los procesos y reduce el esfuerzo de los equipos involucrados para determinar el flujo de los procesos.

La minería de procesos proporciona un importante valor de negocio al permitir a las empresas identificar ineficiencias, proponer acciones para optimizar y monitorizar los procesos continuamente para asegurar un rendimiento óptimo, lo cual termina repercutiendo en una mejor experiencia del cliente.

Para aprovechar el potencial que ofrece la minería de procesos y maximizar sus beneficios, la visibilidad y los conocimientos adquiridos deben traducirse en acciones concretas de optimización.

Nuestra metodología de optimización de procesos

Desde Capgemini Invent, no solo planificamos y desplegamos la minería de procesos en áreas y funciones estratégicas de la compañía sino también apoyamos a nuestros clientes en la implantación de las iniciativas de mejora y la consecución de beneficios tangibles.

Para ello nos orientamos en nuestro marco de optimización de procesos: ESOAR. Este marco proporciona los fundamentos para la transformación de los procesos y se basa en múltiples etapas:

  • Eliminación de pasos de proceso innecesarios: Eliminación de actividades que aumentan la carga de trabajo sin beneficios adicionales.
  • Estandarización: Establecimiento de prácticas óptimas, unificación de formatos y normalización de procesos similares.
  • Optimización: Optimización de los procesos y sistemas existentes, por ejemplo, mediante la reestructuración de los flujos de trabajo y la utilización de las funciones de los sistemas existentes.
  • Automatización: Desarrollo de soluciones para la automatización de procesos dentro de los sistemas existentes, tanto a corto plazo (flujo de trabajo/ganancias rápidas) como a largo plazo (desarrollo en sistemas).
  • Robotización (Robotic Process Automation – RPA): Automatización de procesos de sistemas cruzados a nivel de la interfaz de usuario.

Adicionalmente, Capgemini Invent también aplica mejores prácticas a través del benchmarking de indicadores de desempeño (KPIs) o casos de uso específicos (ej. RPA) de otras compañías para completar el enfoque.

El control del éxito de las iniciativas implantadas se realiza a través de la propia herramienta de minería de procesos y facilita así la monitorización del retorno de la inversión.

Los casos de éxito de proyectos muestran que, con la minería de procesos, los clientes pueden lograr unos resultados muy relevantes:

  • 100% Transparencia y control del proceso
  • Aceleración del proceso hasta un 30% a través de la eliminación de retrabajos
  • Eliminación de la intervención manual hasta 25% aplicando la reingeniería de procesos y RPA
  • Más de un 20% de reducción de costes del proceso

Post relacionados

connected marketing

Experiencia de cliente y marketing conectado

Marcelo Arnone
Date icon 2 Febrero, 2021

En 2021 la personalización y la experiencia de cliente marcarán las prioridades del marketing...

Malabares de eficiencia y transformación

Marga Garcia
Date icon 14 Diciembre, 2020

Los departamentos de TI están sufriendo para seguir el ritmo de transformación que les exige...

Containerización: la llave hacia la nube de las nubes

Santiago Trillo González
Date icon 5 Octubre, 2020

En los próximos meses podemos esperar un aumento de la demanda de las aplicaciones en...