Selvbooking på Regionshospitalet Randers fjerner ventetider for patienter og stress hos personalet

Dårlig trivsel, stress og lange ventetider var for få år siden hverdag i afdelingen for Blodprøver og Biokemi på Regionshospitalet Randers, hvor patienterne mødte op uden tidsbestilling for at få taget en blodprøve.

Præcis som hos den praktiserende læge booker 97 pct. af patienterne i dag selv tid online til blodprøvetagning. Det har vendt en hverdag med utålmodige patienter og dårligt arbejdsmiljø fuldstændigt på hovedet. Systemet til selvbooking er klar til at blive rullet ud på alle hospitaler i Vestdanmark.

Som led i en omfattende digitaliseringsstrategi er hospitalerne i Region Midtjylland i gang med at indføre onlinebooking, så patienterne selv kan bestille tid til f.eks. at få taget en blodprøve. Regionshospitalet Randers har, som et af de første hospitaler herhjemme, indsamlet de foreløbige resultater af den strategi, der er lagt for at anvende teknologi til at forbedre mødet mellem hospital og patient.

Og det er opmuntrende og overraskende tal, som Chanette Larsen, afdelingsbioanalytiker i Blodprøve og Biokemi, nu lægger frem.

”I dag er det ca. 97 pct. af vores patienter, som enten selv med deres NemID anvender online selvbooking eller klarer tidsbestilling via vores bookingtelefon. Kun 3 pct. møder i dag op i venteværelset uden en tid. Det har haft positive resultater for både os og patienterne ved at skabe ro i en travl Blodprøvetagning, hvor vi har ca. 50.000 patienter om året,” fortæller hun og tilføjer:

”Fra problemer med lange ventetider morgen, middag og eftermiddag, utålmodige patienter i venteværelset og stort pres på medarbejderne, har vi med digital hjælp og knofedt vendt situationen 180 grader. Noget vi ikke i vores vildeste fantasi havde forestillet os, da vi startede med onlinebooking for tre år siden”.

Frivillig tvang giver resultater

Særligt siden Blodprøver og Biokemi i oktober 2017 indførte fuld onlinebooking og dermed ”tvang” patienterne til altid selv at booke deres tider, er det gået stærkt. Dengang bookede hver tredje selv tid online. I dag to år senere viser seneste tal, at 97 pct. af de over 11.500 patienter, der var gennem afdelingen i april til juni, enten selv klikkede sig til eller ringede ind for at booke tid til f.eks. blodprøve og EKG.

Samtidig er ventetid i praksis aflivet helt. I første kvartal 2016 var den gennemsnitlige ventetid for patienter, der trak et nummer i køen, 22 minutter.

”Vores tal viser, at patienter, som selv booker, typisk kommer til før den bestilte tid. Så der er ingen tvivl om, at onlinebooking har vendt fuldstændig om på, hvordan det er at arbejde og være patient i et travlt prøvetagningssted på et dansk sygehus,” siger hun.

På danske hospitaler er det kutyme, at patienter frit møder op på prøvetagningsambulatorierne for at få taget f.eks. blodprøver, de er henvist til. Det har været set som god patientservice. Men mange steder medfører det, ligesom på Regionshospitalet Randers, unødigt stress for personalet og lange ventetider for patienterne. Bioanalytiker og arbejdsmiljørepræsentant Tove Juul Kristensen får næsten ticks af at tænke tilbage på tiden inden onlinebooking. Hun lægger ikke skjul på, at der dengang var dårlig trivsel i afdelingen.

”Vi kunne ikke tage vores planlagte pauser, fordi der fra det ene øjeblik til det næste kunne være helt ekstremt travlt. Problemet var, at folk tit kom oveni hinanden, fordi det lige passede ind i deres hverdag. Så alle var anspændte, patienterne var utilfredse over ventetiden og personalet presset,” siger hun.

Gør livet lettere for patienter

Også blandt patienterne giver onlinebookingen genlyd. 54-årige Tina Schougaard får taget kontrollerende blodprøver hver 3. måned. Hun har med overgangen til onlinebookingen i Randers oplevet et markant skifte i forhold til at flette prøvetagning ind i et arbejdsliv.

”Førhen var det altid svært at passe en blodprøve ind i arbejdsdagen, fordi du mødte op til en fuld ventesal og ikke vidste, hvor lang tid det ville tage. Jeg har prøvet at komme på mange forskellige tidspunkter af dagen, men stort set altid er jeg endt med at bruge op mod en time i ventesalen. I dag booker jeg en tid og kommer ti minutter før, og jeg er aldrig i tvivl om min parkeringsbillet på en time holder. Det er en stor lettelse, når man samtidig har et arbejde, der skal passes,” fortæller hun.

Teknologien klar i hele Vestdanmark

Det er IT-konsulentvirksomheden Capgemini, der har udviklet selvbookingløsningen til Regionshospitalet Randers. Men teknologien ligger klar som en del af den EPJ-løsning, som hospitalerne i Vestdanmark anvender.

”Vi arbejder med lignende projekter på flere andre sygehuse i Region Midtjylland og Syddanmark. Så Randers er blot det første af mange kommende eksempler på, hvordan digitale løsninger vil forbedre forholdet mellem sygehus og patient, siger Annette Spicker, som står i spidsen for udviklingen af løsningen hos Capgemini.

Men Regionshospitalet Randers er også et godt billede på, at selv om du har et rigtig godt system til selvbooking, så kræver det en dedikeret indsats at få patienterne med, forklarer hun og tilføjer:

”Læringen er et langt stykke hen ad vejen at tvinge onlinebooking igennem frem for at lægge det ud som et muligt tilbud. I Randers er man lykkedes med at skabe en decideret selvbooking”.