{"id":850041,"date":"2024-01-17T08:14:50","date_gmt":"2024-01-17T08:14:50","guid":{"rendered":"https:\/\/www.capgemini.com\/de-de\/?p=850041"},"modified":"2026-01-22T07:49:07","modified_gmt":"2026-01-22T07:49:07","slug":"der-effekt-von-process-mining-im-einkauf-ein-projektbeispiel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.capgemini.com\/de-de\/insights\/blog\/der-effekt-von-process-mining-im-einkauf-ein-projektbeispiel\/","title":{"rendered":"Der Effekt von Process Mining im Einkauf – ein Projektbeispiel"},"content":{"rendered":"\n

Der Effekt von Process Mining im Einkauf – ein Projektbeispiel<\/h1><\/div><\/div><\/div><\/div>
\"\"<\/div>
Christian Komp<\/h5>
17.01.2024<\/h5><\/div><\/div>
\"capgemini-invent\"\/<\/div><\/div><\/div><\/div><\/header>\n\n\n\n
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Process Mining erm\u00f6glicht eine objektive, datengetriebene Analyse der tats\u00e4chlich gelebten Prozessabl\u00e4ufe im Einkauf und schafft somit Transparenz als Grundlage f\u00fcr gezielte und effiziente Prozesstransformation<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Um eine optimale Wertsch\u00f6pfung und ein hohes Ma\u00df an Resilienz garantieren zu k\u00f6nnen, streben Unternehmen danach ihre Prozesse unmissverst\u00e4ndlich zu definieren. H\u00e4ufig herrscht die Ansicht, dass eine abteilungs\u00fcbergreifend dokumentierte Prozesslandschaft ausreicht, dies zu erreichen. Im Arbeitsalltag verselbst\u00e4ndigen sich Prozessabl\u00e4ufe jedoch schnell und besonders bei gro\u00dfen Unternehmen wird es im Laufe der Zeit immer schwieriger den \u00dcberblick \u00fcber die offiziell dokumentierten Prozesse gegen\u00fcber den gelebten Abl\u00e4ufen zu behalten. Die \u201ehistorisch gewachsenen\u201c Prozesse werden im Arbeitsalltag nicht infrage gestellt und die Aktualit\u00e4t der Prozessdokumentation nicht \u00fcberpr\u00fcft. Im Arbeitsalltag b\u00fcrgert sich dieser Zustand schnell ein und wird als \u201enormal\u201c empfunden. Daraus entstehen Ineffizienzen, unter anderem in Form mangelnder Transparenz, langer Prozesszeiten, Prozessbr\u00fcche und Schleifen, welche mit hohen Prozesskosten verbunden sind. Diese Schmerzpunkte werden durchaus wahrgenommen, deren Ursachen sind aber selten exakt identifizierbar. Die entstandenen Nachteile verdeutlichen sich entweder schleichend in einer sinkenden Profitabilit\u00e4t oder schlagartig in unvorhergesehenen Ausnahmesituationen, die die Arbeitsabl\u00e4ufe auf eine Bew\u00e4hrungsprobe stellen. Solche Herausforderungen sind oft nur durch hohen Aufwand und Ressourcenkosten zu bew\u00e4ltigen. Einige unserer Process Mining Projekte basieren auf solchen Ereignissen, die unsere Kunden kurzfristig dazu zwingt, schnellstm\u00f6glich die Ursachen der aktuellen Prozessineffizienz zu identifizieren, um entsprechende Ma\u00dfnahmen einleiten zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

F\u00fcr Unternehmen aus der Energiebranche spielen Einkaufsprozesse eine entscheidende Rolle, da sie direkten Einfluss auf die kontinuierliche Versorgung mit essenziellen Ressourcen haben. In diesem Kontext stellt Process Mining die Transparenz und das Verst\u00e4ndnis \u00fcber die Abl\u00e4ufe her, um deren reibungslose Ausf\u00fchrung garantieren zu k\u00f6nnen. Zudem sind Energieversorgungsunternehmen von komplexen Lieferketten abh\u00e4ngig, die eine Vielzahl von Materialien und Dienstleistungen umfassen, und sich von der Beschaffung von Rohstoffen f\u00fcr die Energieerzeugung bis hin zu Wartungsarbeiten an kritischen Infrastrukturen erstrecken. Process Mining erm\u00f6glicht es, den gesamten Beschaffungszyklus zu visualisieren und Engp\u00e4sse oder ineffiziente Prozessschritte zu identifizieren. Process Mining unterst\u00fctzt die sichere Versorgung entlang des Beschaffungszyklus. Des Weiteren unterliegen die Einkaufsprozesse in Energieunternehmen Umweltauflagen, Sicherheitsstandards und vielf\u00e4ltigen gesetzlichen Vorschriften. Process Mining unterst\u00fctzt den Einkauf in einer fr\u00fchzeitigen Identifizierung von Compliance-Verst\u00f6\u00dfen und der Minimierung von rechtlichen Risiken.<\/p>\n\n\n\n

In diesem Beitrag m\u00f6chten wir ein abgeschlossenes Projekt aus der Energiebranche mit dem Fokus auf den Purchase-to-Pay (P2P) Prozess heranziehen, welches die Einkaufsabteilung sowie die Kreditorenbuchhaltung betrifft. Das Projekt umfasste den Aufbau der Datenverbindung zum ERP System, die Aufbereitung und Transformation der relevanten Daten und die Ableitung von Optimierungspotentialen. Als zentrales Asset wurde ein digitaler Zwilling des Prozesses mit einer End-to-End (E2E) Ansicht, von der Erstellung einer Bestellanforderung \u00fcber den Wareneingang bis hin zum Rechnungsausgleich erstellt. Dies erm\u00f6glicht die Identifizierung von Ursachen f\u00fcr unerw\u00fcnschte Prozessaktivit\u00e4ten, Abweichungen, manuelle Nacharbeit und Prozessschleifen in der allt\u00e4glichen Prozessausf\u00fchrung. Im Folgenden beleuchten wir die konkreten Effekte von Process Mining im einkaufsrelevanten Kontext.<\/p>\n\n\n\n

Was steckt hinter der Technologie Process Mining?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Process Mining ist eine analytische Methode, die Daten aus Gesch\u00e4ftsprozessen nutzt, um Prozessabl\u00e4ufe zu visualisieren, zu \u00fcberwachen und zu verbessern. Hierbei werden Daten aus allen prozessbezogenen IT-Systemen wie ERP, CRM oder Logistiksystemen herangezogen. Process Mining wird dabei auf die bestehenden Systeme aufgesetzt, um Aktivit\u00e4ten in den Prozessen zu verfolgen, ohne die existierenden Systeme zu ersetzen.<\/p>\n\n\n\n

Die Analyse erfolgt auf Basis von Ereignisprotokollen (Event Logs), die durch die IT-Systeme automatisch erzeugt werden und als Basis f\u00fcr den digitalen Prozesszwilling dienen. Diese Protokolle enthalten Informationen \u00fcber alle Aktivit\u00e4ten, die innerhalb eines Prozesses ausgef\u00fchrt wurden, sowie Informationen \u00fcber den Zeitpunkt, die Dauer, die beteiligten Mitarbeiter und die Ressourcen, die f\u00fcr die Durchf\u00fchrung der Aktivit\u00e4ten ben\u00f6tigt werden.<\/p>\n\n\n\n

Mithilfe von Dashboards und Analysesheets k\u00f6nnen Unternehmen beispielsweise verdeckte Engp\u00e4sse oder Prozessschleifen identifizieren, Schwachstellen in Prozessabl\u00e4ufen aufzeigen, Prozessoptimierungen durchf\u00fchren oder Compliance-Verst\u00f6\u00dfe aufdecken und korrigieren. Folglich bietet Process Mining eine datenbasierte Analyse der aktuellen gelebten Prozessabl\u00e4ufe und eliminiert die meist vorherrschende Subjektivit\u00e4t in Prozessoptimierungsprojekten.<\/p>\n\n\n\n

Zusammengefasst ist Process Mining durch die Verbesserung von Effizienz und Transparenz der Gesch\u00e4ftsprozesse in der Lage zu h\u00f6herer Wettbewerbsf\u00e4higkeit von Unternehmen beizutragen. Die Komplexit\u00e4t der Analyse umfasst die tats\u00e4chlich ausgef\u00fchrten Prozessschritte im Arbeitsalltag basierend auf den im ERP System gespeicherten Zeitstempeln der vom Nutzer ausgef\u00fchrten Aktivit\u00e4ten.<\/p>\n\n\n\n

Wie kann der Einkauf von Process Mining profitieren?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Im Vergleich zu anderen Optimierungsans\u00e4tzen steht bei Process Mining die datenbasierte Prozesstransparenz und folglich die gezielte L\u00f6sung von verdeckten Prozessineffizienzen im Vordergrund. Im Einkauf spielt die L\u00f6sung daher eine Schl\u00fcsselrolle, um den wertsch\u00f6pfenden Effekt der Einkaufsprozesse zu optimieren und nicht wertsch\u00f6pfende T\u00e4tigkeiten aufzudecken und gezielt anzugehen. Der Einkauf ist von zentraler Bedeutung f\u00fcr den Erfolg eines Unternehmens, da er Kosteneinsparungen durch Verhandlungen mit Lieferanten und Prozessoptimierungen erm\u00f6glicht. Gleichzeitig spielt er eine entscheidende Rolle im Lieferantenmanagement, um hochwertige Produkte und Dienstleistungen zu gew\u00e4hrleisten. Zudem tr\u00e4gt der Einkauf zur Identifizierung und Reduzierung von Risiken bei, um die Lieferkettenkontinuit\u00e4t sicherzustellen. Dar\u00fcber hinaus kann er Innovationsprozesse unterst\u00fctzen, indem er neue Technologien und Produkte integriert. Die Funktion des Einkaufs umfasst auch die Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Vorschriften, wodurch er die Effizienz steigert und die Kosten senkt. Gleichzeitig bildet er die Verbindung zu anderen Unternehmen und internen und externen Partnern im Supply Chain Netzwerk. Hier ist es besonders relevant eine konstante Transparenz der gelebten Prozesse zu wahren, da hier zahlreiche Unternehmensschnittstellen, wie zum Beispiel verschiedene Fachbereiche aus dem operativen Gesch\u00e4ft oder auch, wie in unserem abgeschlossenen Projekt, die Finanzbuchhaltung, aufeinandertreffen, deren Prozessaktivit\u00e4ten nahtlos ineinandergreifen m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n

Die E2E Prozessvisualisierung st\u00e4rkt ein einheitliches Prozessverst\u00e4ndnis und bereichs\u00fcbergreifender Kooperation<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Ein wichtiger Erfolgsfaktor unserer Projekte ist ein einheitliches Ende zu Ende (E2E) Prozessverst\u00e4ndnis, welches ein elementarer Faktor f\u00fcr die respektvolle und vor allem wertsch\u00f6pfende Zusammenarbeit im Prozessdurchlauf darstellt. Da in diesem Projekt zwei Abteilungen im Fokus standen, deren t\u00e4gliche Aktivit\u00e4ten sich zwar bedingen aber an unterschiedlichen Teilen des P2P Prozesses wirken, war die datenbasierte Darstellung des Ist-Prozesses inklusiver aller relevanten Aktivit\u00e4ten von hoher Priorit\u00e4t. Eine Fokussierung des einzelnen Mitarbeiters auf den eigenen Bereich ist zu einem gewissen Grad immer zu erwarten. Bei etablierten Unternehmen erf\u00e4hrt man jedoch oftmals auch innerhalb derselben Abteilung ein verbreitetes Silo-Denken. Im Zuge der Analyse des abgebildeten Ist-Prozesses, stellten wir fragmentierte Prozessabl\u00e4ufe mit nicht komplettierenden Aktivit\u00e4ten heraus, die vieler manueller Nacharbeit, abteilungs\u00fcbergreifende R\u00fccksprachen und Prozessschleifen bedurften, um das gew\u00fcnschte Ergebnis zu erzielen. Der Ursprung dieser Prozessineffizienz und seiner Auswirkung auf beispielsweise die Durchlaufzeit eines einzelnen Bestellvorgangs war nicht bekannt und verlor sich oft an der Schnittstelle zu verschiedenen Verantwortungsbereichen. Die Abh\u00e4ngigkeit der bereichs\u00fcbergreifenden Aktivit\u00e4ten voneinander war mit klassischen Methoden h\u00e4ufig nur m\u00fchsam zu identifizieren.<\/p>\n\n\n\n

Die Visualisierung des ganzheitlichen Ist-Prozesses in einem Dashboard erm\u00f6glichte den Akteuren im P2P Prozess vorangegangene und nachfolgende Prozessaktivit\u00e4ten nachzuvollziehen, die sonst im System und auch im Arbeitsalltag f\u00fcr den einzelnen Mitarbeiter \u201eunsichtbar\u201c ablaufen. Daraus ergab sich das Verst\u00e4ndnis \u00fcber den eigenen Beitrag in der Prozesskette und dessen Auswirkung auf nachfolgende Aktivit\u00e4ten. Jedem beteiligten Mitarbeiter konnte somit ein Bewusstsein \u00fcber die Relevanz seiner Rolle im Prozess \u00fcber die eigene Abteilung hinaus gegeben werden. Die faktenbasierte Einbettung der einzelnen Rolle in die ganzheitliche Prozesskette und in das Unternehmen ist keine subjektive Bewertung, sondern eine objektive Darstellung der aktuellen Prozess- und Arbeitsrealit\u00e4t. Die Aufbereitung der Daten mit dem angewandten Process Mining Tool erm\u00f6glicht allen Prozessverantwortlichen den Zugang zu derselben Auswertung, Darstellung und Interpretation der definierten Prozesskennzahlen. Somit k\u00f6nnen Prozessschleifen oder wiederkehrende Engp\u00e4sse und deren Auswirkung auf den ganzheitlichen Prozess erkannt, evaluiert und entsprechend gegengesteuert werden. Gleichzeitig bildet das gesteigerte Prozessverst\u00e4ndnis und der eigenen Wirkung im Prozessablauf den wichtigen Grundstein f\u00fcr eine verantwortungsbewusste und abteilungs\u00fcbergreifende Kooperation und effektive Kommunikation.<\/p>\n\n\n\n

Eine automatisierte Prozesssteuerung f\u00f6rdert einen effizienten Prozessablauf mit hoher Datenqualit\u00e4t und minimiert manuelle Nacharbeiten<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Durch die ann\u00e4hrend Echtzeitanalyse der einzelnen Prozessaktivit\u00e4ten k\u00f6nnen Mitarbeiter ihren Prozess \u00fcberwachen und bei Bedarf sofort reagieren, um sich abzeichnende Verz\u00f6gerungen oder Fehlerquellen zu vermeiden. Dashboards erm\u00f6glicht die \u00dcberwachung von Prozess Performance Indikatoren und die Ableitung von Prozessverbesserungen, um Prozessstrukturen l\u00e4ngerfristig zu optimieren.<\/p>\n\n\n\n

Die alleinige Implementierung eines Process Mining Tools f\u00fchrt jedoch nicht automatisch zu einer Verbesserung im Prozess, ist aber ein machtvolles Tool, um bessere Kontrolle \u00fcber einen Prozess zu gewinnen und gezielter steuern zu k\u00f6nnen. Process Mining Tools sind in der Lage aktiv die t\u00e4gliche Arbeit der Anwender des angeschlossenen Systems zu unterst\u00fctzen. W\u00e4hrend unserer Projektarbeit diskutierten wir mit dem Kunden die M\u00f6glichkeit einer solchen Steuerungsfunktion im Rahmen der Erstellung einer Bedarfsanforderung und Bestellung. Um die Qualit\u00e4t dieser zu steigern und somit manuelle Korrekturen, zeitintensive R\u00fccksprachen und Prozessschleifen vorzubeugen, kann das System einen Nutzer basierend auf vordefinierten Parametern automatisch Handlungsempfehlungen, Warnungen oder Trainingsinhalte zur Verf\u00fcgung stellen. Der Verweis auf Trainingsma\u00dfnahmen erscheint zwar vorerst drastisch im Alltagsgesch\u00e4ft. Eine l\u00e4ngerfristige Betrachtung ergibt, dass diese Art des kontinuierlichen und fallbezogenen Trainings deutlich effektiver und nachhaltiger ist als eine nicht fallbezogene Trainingseinheit zu einem unspezifischen Zeitpunkt. Die korrekten Abl\u00e4ufe und Aktivit\u00e4ten im Alltagsgesch\u00e4ft der Mitarbeiter k\u00f6nnen sich schnell und nachhaltig festigen, eine automatische Intervention des Systems aufgrund einer sinkenden Fehlerquote wird seltener und gleichzeitig steigt die Qualit\u00e4t der ausgef\u00fchrten Prozesse. Des Weiteren sahen wir die M\u00f6glichkeit der Prozessautomatisierung bzw. -standardisierung bei der Erstellung von BANF und Bestellung, um technische Schnittstellen zu \u00fcberbr\u00fccken und den Effekt von Maverick Buying zu minimieren.<\/p>\n\n\n\n

Die tats\u00e4chlichen Potentiale der identifizierten Punkte wurde durch die effektive Kombination aus Prozessverst\u00e4ndnis des Kunden, Datenanalyse durch Process Mining und der Verdeutlichung von KPIs ermittelt. Dieses grundlegende Setup bildet den Rahmen eines kontinuierlichen und nachhaltigen Monitorings<\/p>\n\n\n\n

Die gewonnene Transparenz erm\u00f6glicht eine gezielte Probleml\u00f6sung und Priorisierung von Aktionen im Fall von Abweichungen<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Die objektive Sicht auf den tats\u00e4chlich ausgef\u00fchrten Prozess verdeutlichte dem Kunden Abweichungen und Engp\u00e4sse, die im allt\u00e4glichen Arbeitsablauf weder ersichtlich noch quantifizierbar sind. In unserem explorativen Ansatz konnten wir herausstellen welche Arten von nachtr\u00e4glichen \u00c4nderungen, beispielsweise Preis oder Menge, in Bestellpositionen durchgef\u00fchrt wurden und mit welcher H\u00e4ufigkeit diese auftraten. Zus\u00e4tzlich konnten wir Auswirkungen dieser \u00c4nderungen auf die Durchlaufzeit des gesamten Prozesses und eines bestimmten Prozessabschnittes herausstellen. Zudem ist eine Auswertung der \u00c4nderungen auf dem Detaillevel von Lieferanten oder Warengruppen m\u00f6glich und es kann eine Relation zur Rechnungsbearbeitung hergestellt werden. F\u00fcr das Team der Rechnungspr\u00fcfung war besonders unsere Analyse der Skonto Bewegungen interessant. Wir konnten im Process Mining Tool auff\u00fchren, ob das Skonto zu fr\u00fch, innerhalb einer Frist oder zu sp\u00e4t bzw. gar nicht realisiert wurde. Mit einer Priorisierungslogik und festgelegten Grundfunktionen war es dem Team direkt eigenst\u00e4ndig m\u00f6glich individuell optimierte Analysen zu erstellen. Beispielsweise unterst\u00fctzt die Skonto Auswertung auf Lieferantenebene den Kunden darin, entsprechende Ma\u00dfnahmen zielgerichteter einzusetzen. Oftmals best\u00e4tigten die Ergebnisse unserer aufbereiteten Analysen das \u201eBauchgef\u00fchl\u201c des Kunden. Die datenbasierte Herausarbeitung der Schmerzpunkte liefert dem Kunden nicht nur eine objektive Grundlage f\u00fcr eine zielgerichtete Optimierung der t\u00e4glichen Abl\u00e4ufe, sondern ebenfalls einen Hebel die bestehenden Ressourcen nachhaltig effizienter nutzen zu k\u00f6nnen. Basierend auf der Kritikalit\u00e4t des Schmerzpunktes, seiner Auswirkung auf den ganzheitlichen Prozess und Komplexit\u00e4t der Realisierung, wurde die Umsetzung der entsprechenden Gegenma\u00dfnahmen priorisiert.<\/p>\n\n\n\n

Die gewonnene Transparenz durch die Implementierung eines Process Mining Tools wird mit dessen konstanter Nutzung als Kontrollinstrument weiter verst\u00e4rkt. Nach Abschluss des Projektes ist es dem Kunden im Process Mining Tool m\u00f6glich die Effektivit\u00e4t der festgelegten Ma\u00dfnahmen zu verfolgen und KPIs wie zum Beispiel Prozessdurchlaufzeit, Automatisierungsrate oder Nacharbeiten in Echtzeit zu messen und langfristig vergleichbar zu machen. Das Resultat ist ein effizienter und resilienter Prozessablauf, dessen mitwirkende Parteien ein hohes Prozessverst\u00e4ndnis aufweisen.<\/p>\n\n\n\n

Unternehmen sehen sich immer mehr einem volatilen und risikobehafteten Umfeld, sei es durch Klimawandel, Auswirkungen von Konflikten und Kriegen, und gesellschaftlichen Herausforderungen ausgesetzt. Je gr\u00f6\u00dfer das Unternehmen und sein externes Netzwerk ist, desto umfangreicher und komplexer ist auch die dahinterliegende Prozessstruktur, die alle Beziehungen und Abl\u00e4ufe steuert. Jeder Bereich tr\u00e4gt mit einem effizienten Prozessdurchlauf dazu bei, dass das gesamte Unternehmen sicher und flexibel navigieren kann. Mit seinen vielen Ber\u00fchrungspunkten zum externen Netzwerk, verk\u00f6rpert der Einkauf einen wertstiftenden Bereich im Unternehmen. Er tr\u00e4gt die Verantwortung f\u00fcr eine effektive Durchf\u00fchrung der Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen, um im Unternehmen nicht nur einen reibungslosen Ablauf des Kerngesch\u00e4ftes zu unterst\u00fctzen, sondern auch Einsparungen zu generieren, Risiko zu managen, Innovation zu f\u00f6rdern und die Qualit\u00e4t der Produkte und Leistungen zu sichern.<\/p>\n\n\n\n

Die erforderliche Transparenz und Performance in Verantwortlichkeiten, Aktivit\u00e4ten und Abl\u00e4ufen wird durch die Einf\u00fchrung von Process Mining und die nachfolgende Analyse der Daten auf ein neues Level gehoben. Unserem Kunden hat erm\u00f6glicht versteckte Prozessineffizienzen zu identifizieren und seinen Purchase-to-Pay Prozess zu rationalisieren. Das zur\u00fcckgewonnene Prozessverst\u00e4ndnis erm\u00f6glicht dem Bereich, und somit auch dem Unternehmen, proaktiver und resilienter zu agieren.<\/p>\n\n\n\n

Vielen Dank an meine Co-Autoren Pia Steffes und Thorben Riske.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/section>\n\n\n\n

Unser Experte<\/h3><\/div><\/div>
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