Virtual Workforce

Wie gelingt die reibungslose Transformation?

Virtuelles und ortsunabhängiges Arbeiten ist eine Kernkompetenz der heutigen Arbeitswelt. Zusammen mit Kunden haben wir frühzeitig weithin anerkannte Lösungen entwickelt und neue Arbeitsweisen wirksam verankert. Für die Transformation hat sich ein agiler Ansatz bewährt, der schnell solide Ergebnisse ermöglicht.

Virtuelles Arbeiten auf dem Vormarsch

Rasant steigende Reisekosten, Themen wie Carbon Footprint & Social Contract und die zunehmende globale Vernetzung: All diese Faktoren haben das Bewusstsein, aber auch die Nachfrage nach neuen, virtuellen Formen der Zusammenarbeit deutlich erhöht.

Als Pioniere in diesem Bereich haben wir früh damit begonnen, neue, flexible Arbeitsweisen für uns selbst und unsere Kunden zu erschließen. Besonders innovative Lösungen, wie der Digital Workspace, entwickelt und erprobt mit BMW und DEON, wurden bereits Ende 2017 mit dem HR Excellenz Award belohnt. Seitdem haben wir umfangreiche Erfahrungen gesammelt, unsere Lösungskompetenz signifikant ausgebaut und die Effektivität unserer Transformationsprogramme weiter optimiert. So wurde auch das Programm „DigiCertif‘-Transform Culture“ 2018 mit dem Digital Leader Award ausgezeichnet.

Heute sind wir als digitaler Vorreiter und global führender Beratungs- und Technologiekonzern in der Lage, unsere Projekte weitgehend ortsunabhängig zu liefern. Kunden und interessierte Unternehmen, aber auch unsere eigenen Mitarbeiter schätzen die ausgereiften Lösungen sowie unseren skalierbaren und sehr agilen Transformationsansatz. In der Regel bilden Standard-Technologien wie Office 365 oder Google Suite dafür die Basis. Für komplexere Formen der virtuellen Zusammenarbeit stehen uns intelligente Lösungen wie die Kollaborationssoftware DEON zur Verfügung. Sie werden zugeschnitten auf den tatsächlichen Unternehmensbedarf und die Menschen, die die Realisierung der dazugehörigen Business Cases erst ermöglichen.

Neue virtuelle Arbeitsweisen: Wie gelingt die Umsetzung in die Praxis reibungslos?

Bewährt haben sich im ersten Schritt der Umsetzung spezifische Use Cases, die einen konkreten Mehrwert für das „Daily Business“ aufweisen. Sie sind Kern unseres Ansatzes. Denn wir wissen, dass Virtualisierung und neue Arbeitsweisen ein echtes Umdenken, eine Verhaltensänderung bedeuten. Daher starten wir meist mit virtuellen Meetings und Workshops. Über die genaue Ausgestaltung entscheiden die Kunden: Wir ermöglichen beispielsweise die vollständig virtuelle Teilnahme aller Beteiligten, die punktuell virtuelle Einbindung von Experten oder die Vernetzung von zwei Gruppen an zwei Standorten. Ein erlebbarer Showcase, der eine direkte Reduzierung von operativem Druck und Kosten ermöglicht und verhältnismäßig einfach zu adaptieren ist.

Unsere Berater planen, moderieren und binden die Mitarbeiter unserer Kunden hierbei gezielt ein. Sie werden an Formate sowie Technologien herangeführt und agieren im Weiteren selbst als Botschafter und Multiplikatoren.

 Der zweite Schritt beginnt meist parallel zum ersten, denn beteiligte Mitarbeiter übernehmen die neuen Arbeitsweisen häufig ganz automatisch. Ohne Gegensteuern bremst das Umfeld sie jedoch oftmals sehr schnell aus. Gezielte Kommunikation mobilisiert und schafft daher die erforderliche Veränderungsbereitschaft im gesamten Unternehmen. Nutzerfreundliche Hilfestellungen, wie beispielsweise Leitlinien zur virtuellen Kommunikation, erleichtern die Umsetzung und Skalierung in der Fläche.

Im Fokus stehen hier jedoch die virtuellen Keimzellen. Dezidierte, durch erfahrene Berater moderierte Pilotgruppen beginnen, ihre tägliche Zusammenarbeit vollständig digital und virtuell zu organisieren. Allein, im Team oder in global verteilten Einheiten wird entwickelt, bearbeitet und ausgetauscht. Herausforderungen, etwa in der Zusammenarbeit mit nicht virtuell arbeitenden Schnittstellenpartnern, werden gelöst und Erfahrungen gesammelt. Ein Blueprint der neuen Zusammenarbeit wird entwickelt.

Nachhaltige Transformation und Verankerung: Die Entwicklung einer digitalen Kultur

Versierte Experten und Coaches unterstützen die Keimzellen inhaltlich, organisatorisch und methodisch. Zusammen mit von uns befähigten „Virtual Champions“ treiben sie im Weiteren die Transformation der Arbeitsweisen im Unternehmen voran. Ein agiler Transformationsansatz und ein breites Portfolio erprobter Methoden und diverser Use Cases dienen gemeinsamen Teams als Grundlage. Sie wird neben schnellen Ergebnissen ein intensiver Wissenstransfer in den Teams und zu den Mitarbeitern sichergestellt. Während die Virtual Champions schrittweise übernehmen, unterstützen Experten meist noch koordinativ, sichern die Nachhaltigkeit durch ein effektives Monitoring der Transformation und durch gezielte Change Maßnahmen. Alle Arbeitsbereiche werden dadurch sukzessive für zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit sowie vernetztes Arbeiten erschlossen. Die Fähigkeit zur virtuellen Zusammenarbeit wird ausgebaut und nachhaltig verankert.

Zu Beginn einer solchen Transformation empfiehlt sich ein Abgleich mit bestehenden Digitalisierungs-strategien – operative Synergien als auch ein positiver Effekt auf digitale Kompetenz und Kultur sind zu erwarten. Mittels gezielter Assessments können wir sehr konkret aufzeigen, welche Unternehmensbereiche sich für erste Schritte eignen oder besonders intensiv betreut werden müssen. Flankierende Maßnahmen werden häufig aufgesetzt, um die Transformation zu beschleunigen, indem z.B. Führungskräfte gezielt befähigt werden. Programme zur kontinuierlichen Weiterentwicklung der hinzugewonnenen Fähigkeiten und der Adaption auch der nächsten Generation von Arbeitsweisen können den Wertbeitrag ebenfalls weiter erhöhen.

Interessant zudem für Unternehmen, die diese Technologien sehr kurzfristig benötigen, etwa um Mitarbeiter und Teams virtuell zu synchronisieren oder zu befähigen: unser Service-Angebot „Digital & Virtual Workshop“. Vorbereitung und Moderation erfolgen durch erfahrene Experten in unseren teils mobilen Labs oder unserer Cloud-Infrastruktur. Neben dem praktischen Nutzen wird die virtuelle Arbeitswelt so unmittelbar greifbar und erlebbar.

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Unser Experte

Marc Gruber

Marc Gruber ist bei Capgemini Invent Experte für People & Organisation, mit Fokus auf Change Acceleration

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