Ratgeber-Artikel 3: Wie Agilität Hierarchien aufbricht und für mehr eigenverantwortliches Arbeiten sorgt

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Die Fortsetzung unserer Ratgeberreihe „Agilität für die Transformation der öffentlichen Verwaltung“

„Das agile Vorgehensmodell hat in unserem Projekt die Motivation der Fachabteilung für ein besseres Produkt befeuert.“
Joshua Frommer, Business Analyst bei der Capgemini Deutschland

Im dritten Teil unserer Ratgeberreihe stellen wir Ihnen vor, welchen Einfluss Agilität und die damit verbundene Eigenverantwortlichkeit der Projektmitarbeiter auf die Projektarbeit hat – ein Projektbeispiel der BVK  Zusatzversorgung zeigt Ihnen, wie dies in der Praxis aussieht.

Behörden sind heute durchweg hierarchisch organisiert. Das gilt für die Linienorganisation, aber auch für die meisten Projektorganisationen. Sogar, wenn Mitarbeiter*innen für Projekte in eigens geschaffene Organisationsbereiche transferiert werden, geben oftmals leitende Positionen bzw. Auftraggeber in der Organisation die Entscheidungen vor. Der Mut zu eigenverantwortlichen und schnellen Entscheidungen auf der Arbeitsebene wird dadurch weitgehend unterbunden. Das agile Vorgehensmodell stellt dieses System auf den Kopf, denn die Mitglieder einer agilen Organisation sind in ihrer Arbeit mit wesentlich mehr Autonomie und Eigenverantwortlichkeit ausgestattet. Das ist DIE Chance für eine schlankere, schnellere und effizientere Umsetzung Ihrer Projekte.

Vom Referent*in zum Product Owner*in

In unserem Beispiel ging es um die Konzeptionierung und Umsetzung einer neuen Portallösung der BVK Zusatzversorgung. Das neue Portal sollte sich grundlegend enger an den Bedürfnissen der Nutzer*innen orientieren (Lesen Sie hier den Ratgeber-Artikel zum Thema Nutzernähe). Die Vorgehensweise war dabei erstmals agil. Der Kunde hat den Product Owner*in gestellt und war somit per Rolle in der Verantwortung, den bestmöglichen Wert für das Produkt zu erzeugen. Losgelöst von den hierarchischen Strukturen ist es die Aufgabe des Scrum Teams, Anforderungen eigenständig zu priorisieren und unter Schirmherrschaft der Product Owner*innen den besten Wert für die Nutzer*innen zu erzeugen.

Dieser radikale Wechsel stellt für viele Organisationen eine große Herausforderung dar, da die Sponsoren bzw. Auftraggeber des Vorhabens zu Stakeholdern werden und damit nur noch in begrenzterem Maße Einfluss auf das Ergebnis ausüben können. Dieser Wandel kann nur durch enge Kommunikation zwischen den Beteiligten gelingen, insbesondere, wenn Sie erstmalig agile Elemente in einer Organisation anwenden. Diese Herausforderung gab es auch bei der BVK Zusatzversorgung. Daher hat es sich das Team zur Aufgabe gemacht, Botschafter für mehr Agilität zu werden, um auf diese Weise mögliche Konflikte zu begrenzen.

Die Chance, die in diesem Wandel liegt, sind die Werte, die ein agiles Vorgehen (hier nach Scrum) bestimmen: Commitment, Fokus, Offenheit, Respekt, Mut und vor allem: Vertrauen. Ihre Mitarbeiter*innen können mit dem agilen Vorgehensmodell nicht nur definieren, wie sie arbeiten, sondern auch was sie arbeiten. Die Abstimmungen erfolgen untereinander und der stete Austausch ist notwendig für das erfolgreiche Gelingen des Vorhabens. Die neue Konstellation führt dazu, dass die Mitarbeiter*innen durch mehr Verantwortung und Steuerungsmöglichkeiten motiviert werden, was der Organisation und dem Produkt zu Gute kommt. Das Team steht hinter dem Produkt, das es Sprint für Sprint wachsen sieht.

Nicht alle Mitarbeiter*innen können per Knopfdruck agil arbeiten

Eigenverantwortlichkeit ist nicht nur eine Chance, sondern für manche Mitarbeiter*innen eine hohe Bürde. Die hinter den agilen Werten stehende Denkweise müssen sie erst verinnerlichen. Dies geschieht nicht über Nacht, sondern stellt einen Transformationsprozess dar, der mit jedem Neuzugang von Neuem beginnen kann. Auch auf der Ebene der Teams ist eine Begleitung hilfreich. Diese Begleitung betrachten wir als besonders wichtig, da der Erfolg agiler Methoden vor allem durch die individuelle Anpassung an die Organisation erzeugt wird. Auch hier gilt: Agilität ist keine Blaupause. Im Beispiel der BVK Zusatzversorgung hat dies für die Projektbeteiligten sehr gut funktioniert.

Trotz dieser Herausforderung sehen wir im agilen Vorgehensmodell eine große Chance zur Entfaltung Ihrer Mitarbeiter*innen. Das Beispiel zeigt, wie Agilität auf diese Weise Stück für Stück Ihre Organisation durchdringen kann und eigenverantwortliches Arbeiten gefördert werden kann. Die Beteiligten der BVK Zusatzversorgung wissen ihre neue Eigenverantwortlichkeit zu schätzen und weitere agile Projekte wurden gestartet.

In aller Kürze – Was verändert sich durch die Eigenverantwortlichkeit?

  • Mitarbeiter*innen eines agilen Teams bestimmen eigenständig wie und an was sie arbeiten.
  • Innerhalb des Teams werden Aufgaben abgestimmt, Kapazitäten definiert und Entscheidungen getroffen.
  • Die Hierarchie der Sponsoren bzw. Auftraggeber hat weniger Gewicht, als wichtiger Stakeholder geben Sie dennoch die Hauptrichtung des Vorhabens vor.
  • Die operative Eigenverantwortlichkeit verlangt viel von den Mitarbeiter*innen ab, bietet aber gleichzeitig das Potential für hohe Motivation und Teamkohäsion.
  • Die agile Denkweise muss in Ihrer Organisation verbreitet werden, um Konflikte zu vermeiden.

Unser Fazit

Agilität gibt Mitarbeiter*innen eines Vorhabens mehr Freiheit und Möglichkeiten der Gestaltung in der Wahl und Umsetzung der Arbeit. In der Gesamtheit ist das Team dabei losgelöst von der Hierarchie verantwortlich für den bestmöglichen Nutzen des Produkts. Die Eigenverantwortung dient der Entfaltung der Potentiale Ihrer Mitarbeiter*innen und somit auch dem Ziel des Vorhabens. Ein intensives Coaching ist dabei hilfreich, um die beste Konfiguration für Ihre Organisation zu ermitteln.

Die BVK Zusatzversorgung übernimmt die betriebliche Altersversorgung des kommunalen öffentlichen und kirchlichen Dienstes im Rahmen ihres Geschäftsgebietes und ist damit die größte kommunale Zusatzversorgungskasse Deutschlands.

Dieser Artikel ist Teil unserer Ratgeber-Reihe zu Agilität für die Transformation der öffentlichen Verwaltung. Weitere Artikel der Serie sowie Informationen rund um das Thema Agilität in der öffentlichen Verwaltung finden Sie hier.

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