Erschienen im Behördenspiegel Januar 2017

Komplexe Abstimmungsprozesse und Kompromissfähigkeit sind Charakteristika von IT-Projekten im öffentlichen Sektor, besonders bei Behörden und ressortübergreifenden oder föderalen Vorhaben. Capgemini hat 150 IT-Projekte der Bundesverwaltung ausgewertet und sieht ein ausgefeiltes Kommunikations- und Akzeptanzmanagement hier als einen Erfolgsfaktor. Das Unternehmen hat hierfür eine Kommunikationsplattform auf SharePoint-Basis in seinem i*Gov Labor als Prototyp erstellt. Die Plattform schafft Struktur, Transparenz und Nachvollziehbarkeit und bildet gleichzeitig auch noch Vorgaben aus der jeweils angewandten Methode (PMI, IPMA, S-O-S etc.) ab.

Eine große Zahl an Stakeholdern, teilweise unterschiedliche Interessen, politische Rahmenbedingungen auf nationaler Ebene sowie aus der EU und auch Mitbestimmungspflichten sind die wichtigsten Aspekte, die IT-Projekte im öffentlichen Sektor charakterisieren – wie auch im Projekt zum Ausbau des Nationalen Waffenregisters (NWR) mit Beteiligten auf Bundes- und Landesebene sowie über 550 kommunalen Waffenbehörden und direkten Einflussgrößen aus aktuellen EU-Entscheidungsprozessen. In diesem Umfeld entstand bedarfsgetrieben erstmals eine Plattform. Sie ermöglicht allen Beteiligten, Besprechungsthemen über mehrere Workshops und Gremiensitzungen hinweg zu verfolgen, Risiken zu managen, Wiedervorlagen einzuhalten, Erfolgsfaktoren zu beobachten und eine strukturierte Projektdokumentation mit Suchfunktion anzulegen. Wichtig dabei: All das funktioniert im zentralen Projektportal, so dass das  übliche Versionschaos bei Dokumenten und Plänen der Vergangenheit angehört.