Umzugsplanung S4/HANA: Ein Wegweiser zur Migration individueller Erweiterungen

Das S4/HANA- Konzept basiert auf einem modifikationsfreien S4/HANA Kernsystem und der Auslagerung komplexer individueller Lösungen in die Cloud. Beim ERP-Wechsel ergeben sich neue Chancen aber auch neue Anforderungen an die Planung des Umstiegs auf SAP S4/HANA.

Beim Wechsel zur neuen ERP-Generation S4/HANA beschäftigt viele Unternehmen die Frage, wann und wie ein Wechsel durchgeführt werden kann und wie proprietäre Erweiterungen dabei behandelt werden sollen. Für letztere kommen folgende Varianten in Frage:

• In-App-Eweiterungen, wie beispielsweise das Einfügen neuer Felder in Belege oder Stammdaten
• Eine parallele Entwicklung in der Cloud-Plattform und Kommunikation über ereignisgesteuerte Nachrichten mit dem Kernsystem
• Eine klassische Erweiterung im Kernsystem durch BAPIs, User Exits etc.

Die ERP-Migration ist einem Umzug in ein neues Heim nicht unähnlich: Der Transport will sorgfältig und frühzeitig geplant werden, die Entrümpelung im Vorfeld abgeschlossen sein. Und für das wertvollste Mobiliar stellt sich die Frage, wie es sich am besten transportieren lässt? Schließlich möchte man langfristig etwas davon haben. Unternehmen müssen also genau planen, wie sich jede Erweiterung optimal ins neue System überführen lässt, ohne die mit dem Wechsel verbunden Vorteile zu beschneiden oder neue Risiken entstehen zu lassen. Wer die folgenden Schritte berücksichtigt, erhält ein mehrstufiges Planungskonzept, mit dem sich proprietäre Anwendungen sinnvoll und effizient migrieren lassen.

1. Bestandsaufname der Erweiterungen im bestehenden ERP-System

Im ersten Schritt wird ein Inventar der Eigenentwicklungen erstellt. Neben der Funktionsbeschreibung sollte auch eine Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsprozess erfolgen. Ist die Inventarliste erstellt, erfolgt eine Prüfung der Relevanz jeder Erweiterung. Hierfür werden von SAP und Partnern entsprechende Werkzeuge bereitgestellt. Mit ihnen lässt sich ermitteln, ob und wie häufig eine Erweiterung genutzt wird. Häufig werden dabei mindestens ein Drittel der Transaktionen und Programme als nicht oder kaum genutzt identifiziert. Hier gilt es, die Gunst der Stunde zu nutzen und analog zum Umzug in ein neues Domizil vorher den alten Ballast gemäß dem Motto „Rausschmeißen was nicht gebraucht wird“ zu entsorgen.

2. Abgleich des Funktionsumfangs zwischen bestehendem ERP- und S4/HANA-System

Im nächsten Schritt wird ein Abgleich der Prozesse und Funktionen durchgeführt. Wurde im ersten Schritt die Zuordnung der Erweiterungen zu den Geschäftsprozessen vollständig vorgenommen, so kann nun geprüft werden, ob neue Funktionen beziehungsweise Geschäftsprozesse im S4/HANA-System verfügbar sind, die alte Erweiterungen überflüssig werden lassen. Auch für diesen Schritt gibt es passende Werkzeuge und Dienstleistungen von SAP und Partnern wie zum Beispiel die „Simplification List“ und den „Spotlight Report“. Mögliche Ergebnisse dieses Schrittes:

• Die Eigenentwicklung kann komplett entfallen, da der SAP-Standard gleichwertige oder bessere Funktionen enthält.
• Die Eigenentwicklung wird zum Teil durch neue Standardfunktionen oder neue Geschäftsprozesse abgedeckt. Eine Neugestaltung der Eigenentwicklung mit dem Ziel der Vereinfachung ist möglich.
• Die Eigenentwicklung wird auch in S4/HANA nicht abgebildet und muss übernommen werden.

Idealerweise führt Schritt 2 dazu, dass sich die Anzahl der zu behandelnden Eigenentwicklungen weiter reduziert.

3. Entscheidung über die Lösungsvariante

Nach den vorangegangen Planungsschritten bleibt in den meisten Unternehmen eine immer noch bedeutende Liste an Eigenentwicklungen bestehen. Bedeutend meint in diesem Fall nicht notwendigerweise die Anzahl der Entwicklungen, sondern häufig den Nutzen, den ein Unternehmen aus ihrer Anwendung zieht. Hier gilt die 80/20 Regel, wonach 80 Prozent der Geschäftsprozesse im Standardsystem abbildbar sind, aber erst die 20 Prozent an eigenentwickelten Lösungen den bedeutenden Wettbewerbsvorteil erzielen. Um im Bild des Umzugs zu bleiben, gilt es die 20 Prozent an besonders wertvollen, in Handarbeit gefertigten, Möbel möglichst komplikationsfrei und unbeschadet für den Umzug ins neue „Prozess-Haus“ vorzubereiten. SAP und Partnerunternehmen wie Capgemini bieten hierzu automatisierte Entscheidungsmatrizen an. Mit deren Hilfe lässt sich für jede Eigenentwicklung strukturiert entscheiden, ob nun eine In-App Erweiterung, die Parallelentwicklung auf der Cloud-Plattform oder die klassische Erweiterung die passende Alternative ist.

4. Terminierung des Zeitpunktes für den Umzug

In-App Erweiterungen und klassische Erweiterungen im Kernsystem sollten bevorzugt für weniger aufwändige Entwicklungen genutzt werden. Sie können im Rahmen der technischen Migration oder als kleinere Anpassungen ohne besondere Anforderungen an die Projektplanung durchgeführt werden. Für komplexe proprietäre Lösungen empfiehlt sich die Auslagerung auf die Cloud-Plattform, um das Kernsystem möglichst schlank zu halten. Solche Entwicklungen stellen oft den kritischen Pfad in der Projektplanung dar und haben damit einen starken Einfluss auf die Kosten eines Umzugs. Für Eigenentwicklungen, die über die Cloud-Plattform realisiert werden sollen, ist zu prüfen, ob eine Portierung in die Cloud bereits vor der eigentlichen SAP S4/HANA-Einführung möglich ist. Dieses Vorgehen empfiehlt sich für jede Art der Migration, von Greenfield über den selektiven Datentransfer bis hin zum Brownfield. SAP bietet mittlerweile APIs (Application Programming Interfaces) an, mit denen das klassische ERP-System ereignisgesteuert und nachrichtenbasiert mit cloud-basierten Diensten kommunizieren kann. Das iterative Vorgehen bietet mehrere Vorteile:

• Die Komplexität des existierenden ERP-Systems wird reduziert, da Erweiterungen aus dem ERP-System herausgelöst werden und über Standard-APIs mit dem Kernsystem kommunizieren.
• Neue technische Möglichkeiten durch die Cloud-Plattform, etwa Entwicklungen in Java zur besseren Anbindung mobiler Dienste.
• Neue Anforderungen werden in der Cloud-Plattform und nicht als klassische Erweiterungen im ERP-System realisiert.
• Abbau von Budgetspitzen und Verringerung der Projektdauer, indem Eigenentwicklungen vom eigentlichen Umzugsprojekt auf S4/HANA abgekoppelt werden. Werden sie vorgezogen, muss bei der ERP-Migration nur noch die Verbindung vom alten zum neuen System umgeschaltet werden.

Wer umzieht sollte vorab den Keller entrümpeln, um keine Altlasten ins neue Heim mitzuschleppen. Zudem sollte man sich zeitig Gedanken machen, wie man das wertvollste Mobiliar schadlos transportiert und das Umzugsunternehmen nicht erst bestellen, wenn die Kisten gepackt sind. Für Unternehmen bedeutet das analog, sorgfältig und im Vorfeld zu planen, wie bestehende Erweiterungen aus ERP-Systemen zukunftsfähig gemacht werden können. Bei einer mittelfristigen Planung von etwa drei bis fünf Jahren sollte insbesondere die Migration unternehmenskritischer Entwicklungen frühzeitig geplant werden. Die neue S4/HANA-Architektur bietet in Verbindung mit der Cloud-Plattform die besten Voraussetzungen, für einen komplikationsfreien Umzug und um das Potenzial der über die Cloud-Plattform bereitgestellten Technologien bestmöglich zu nutzen. Dem Umzug der Unternehmens-Software in ein neues, innovatives Zuhause steht damit nichts mehr im Wege.